Fiets van de zaak: leasen of kilometervergoeding?

Van fietsplan en WKR (werkkostenregeling) naar de elektrische leasefiets: per januari 2020 geldt een nieuwe fietsregeling voor werkgevers en werknemers.

Een zegen voor iedereen, want zo krijgen we meer mensen op de fiets en dus worden we allemaal fitter en stoten we minder CO2 uit!

Of… zijn werknemers toch meer gebaat bij de oude vertrouwde kilometervergoeding?

In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over de aanpassing op de fietsregeling: het belang ervan, wat de verschillen zijn met de oude regeling en of het nou eigenlijk wel zo voordelig is.

De vele voordelen van steeds meer mensen op de fiets

Naast onze tulpen, klompen en windmolens komen fietsen snel naar boven als je denkt aan ons land. Nederland is een fietsland!

In maar weinig andere landen is leren fietsen net zo vanzelfsprekend als leren lopen. Op de basisschool krijgen we een fiets- of verkeersdiploma en hordes tieners met rugzakken horen in ons dagelijkse straatbeeld.

We beschikken over de grootste fietsenstalling van Nederland, met maar liefst 12.500 plekken op Utrecht Centraal. Vorige maand nog, op 28 februari, kwam Veenendaal als winnaar uit de fanatieke strijd onder gemeentes om zichzelf fietsstad van 2020 te mogen noemen.

Wij Nederlanders vinden het belangrijk dat mensen de fiets verkiezen boven de auto, dat ze zich veilig voelen en dat ze kunnen genieten van de mooie landschappen. Dat is helemaal niet zo vreemd. De fiets als vervoersmiddel heeft tal van voordelen, die we allemaal goed kennen.

Zo dragen beweging en buitenlucht bij aan onze fysieke gezondheid en de mooie omgeving aan onze mentale gezondheid. We voorkomen lange files en overvolle treinen tijdens de spits. Fietsen is soms sneller en we zijn flexibeler. En niet te vergeten: door te fietsen stoten we geen CO2 uit. Dit alles klinkt als muziek in de oren voor politici én werkgevers!

Lobbyen voor de ideale fietsregeling per 2020

Stientje van Veldhoven, destijds staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat, schreef in 2018 de ‘fietsbrief’. In een toespraak hierover op het Nationaal Fietscongres van datzelfde jaar sprak ze (Rijksoverheid):

“We gaan het woon-werkverkeer met de fiets stimuleren, óók moeten we de fietsinfrastructuur verbeteren en willen we een volwaardige en gelijkwaardige rol van de fiets bij bereikbaarheidsprojecten. Als eerste het woon-werkverkeer. Meer dan de helft van de autoritten is korter dan 7,5 km. Een afstand die prima met de fiets is af te leggen. Dus is het belangrijk de automobilist te verleiden uit de auto en op het fietszadel te laten stappen. Bovendien wonen meer dan de helft van de werknemers binnen 15 kilometer van hun werk. Ook hier is nog veel winst te halen. Zeker met de opmars van de elektrische fiets. Dan is 15 kilometer een afstand die comfortabel en prima is af te leggen. Om dit woon-werk verkeer met de fiets te bevorderen, ga ik met werkgevers overleggen hoe bestaande fiscale regelingen maximaal benut kunnen worden. Denk aan de 19 cent per kilometer vergoeding of een vergoeding voor een nieuwe fiets.”

En dat leidt ertoe dat per 2020 de fietsregeling ‘fiets van de zaak’ is aangepast. Door deze verandering kunnen werknemers met een klein maandelijks bedrag eenvoudig een fiets leasen.

Toch klinken er ook veel tegengeluiden: is deze regeling wel zo voordelig? Of kunnen werknemers beter een verzoek tot kilometervergoeding blijven indienen?

Wat houdt de aanpassing op de fietsregeling in?

Een leasefiets: op kosten van de zaak de reis afleggen tussen woning en werk. En dat gewoon op zijn Nederlands: op de fiets.

Dat klinkt heel aantrekkelijk. Zeker nu de elektrische fietsen in opmars zijn, waardoor ook langere woon-werk afstanden steeds makkelijker fietsend kunnen worden afgelegd. Het was in 2018 én in 2019 zelfs het meestverkochte type fiets, nog meer dan de stadsfiets (NOS).

Aan die elektrische fietsen – en al helemaal aan speed-pedelecs – hangt wel een wat groter prijskaartje. Gemiddeld werd in 2019 voor een elektrische fiets € 2.067,– betaald. Niet iedereen trekt dat zomaar even uit de portemonnee.

Vanaf dit jaar kan een werknemer deze fiets voor een klein bedrag per maand leasen én onbeperkt privé gebruiken. Dus of het nou een ritje naar kantoor, naar de klant of naar het verjaardagsfeestje van het basisschoolvriendje van je kind betreft – het maakt geen fluit uit. Je hoeft geen kilometers te registreren, niet bij te houden wat voor werk of privé is, je kunt vrijblijvend gebruikmaken van de leasefiets. Dit geldt voor alle fietsen die ‘door spierkracht worden aangedreven’ (Rijksoverheid), dus ook speed-pedelecs.

Wel wordt deze fiets gezien als een extraatje bovenop het loon. De belastingdienst ziet deze fiets daarom ook als inkomsten en de werknemer dient daar belasting over te betalen. Oftewel: de welbekende bijtelling die ook autoleasers hebben.

Er is hard voor gelobbyd om deze bijtelling zo laag mogelijk te houden en dat is gelukt: werknemers betalen slechts 7 procent van de aanschafwaarde van de fiets (incl. accessoires) als bijtelling.

Hoe is dit anders dan voorheen?

Op zich is een fietsregeling niets nieuws. Al sinds 1995 bestaan er fiscale voordelen voor bedrijven voor de aanschaf van fietsen. In 2015 was deze regeling aan verandering toe, want het ‘Nationale fietsplan’ tot 2014 kende een aantal beperkingen:

• De maximale vergoeding voor een fiets bedroeg € 749,–
• Een werknemer kon maximaal eens per drie jaar gebruik maken van de regeling
• Er gold een beperking voor privéritten, minimaal 50 procent moest zakelijk worden benut

Het fietsplan kwam te vervallen en de WKR (werkkostenregeling) bleef over. Hierin werden 29 regelingen rondom vergoedingen voor medewerkers samengevoegd. Wat betreft de fietsregeling bood dit veel meer vrijheid aan werkgevers. Zij bepaalden zelf wat de maximale aanschafkosten mochten zijn en hoe vaak er een nieuwe fiets mocht worden aangeschaft. Bovendien mochten medewerkers de fiets onbeperkt privé gebruiken en kwamen veel onmogelijke administratieve verplichtingen te vervallen.

Belastingtechnisch betekende dit dat de werkgever óf over alle vergoedingen loonbelasting betaalde, óf alle vergoedingen werden ingedeeld in de forfaitaire (vrije) ruimte (waar wel een maximum van 1,2 procent aan was verbonden).

Ondanks al deze, op het eerste gezicht positieve ontwikkelingen, werd er gevreesd voor de ondergang van de fiets als secundaire arbeidsvoorwaarde. Door de WKR werd de fietsregeling op één hoop gegooid met alle andere mogelijke vergoedingen, zoals kerstpakketten, teamuitjes, etc. De werkgever mocht zelf bepalen welke bedragen waarvoor beschikbaar werden gesteld – en dus ook waarvoor niet.

2020: de elektrische leasefiets en andere opties

Gelukkig blijft de fiets onverminderd populair en is er hard gestreden voor de elektrische leasefiets. Met als gevolg: de nieuwe fietsregeling in 2020.

Een werkgever heeft op dit moment meerdere opties voor het aanbieden van een fiets van de zaak. De Fietsersbond heeft dit samen met Driebergen accountants uitgezocht, hieronder een samenvatting:

• Een lening voor de aanschaf van een nieuwe fiets. Dit mag renteloos en kan worden afbetaald via inhouding op het loon.
• Terbeschikkingstelling van een fiets. De werkgever koopt een fiets en de werknemer kan hier zakelijk gebruik van maken zolang hij of zij in dienst is. Voor vrijblijvend gebruik geldt een bijtelling van 7 procent.
• Als gift vanuit de WKR. Blijf als werkgever hierbij wel binnen de forfaitaire (vrije) ruimte van 1,2 procent!
• Betaling uit overuren. De werknemer levert overuren in ruil voor de fiets en heeft hierbij geen belastingaftrek. De werkgever betaalt dit wel vanuit de WKR.
• Leaseregeling. De werkgever betaalt de leasekosten en de werknemer betaalt 7 procent bijtelling. Hij of zij kan de fiets dan onbeperkt, ook voor privé, gebruiken.

Een laatste optie blijft om als werknemer zelf een fiets aan te schaffen en om kilometervergoeding te vragen. Een werkgever mag onbelast tot € 0,19 per kilometer vergoeden.

Voordelen van de leasefiets voor de werkgever

Het grootste voordeel van deze nieuwe regeling voor werkgevers is dat het een stuk eenvoudiger is dan de oude regeling. Je hoeft niet meer bij te houden hoeveel kilometers er gemaakt worden en hoeveel er privé gebruik gemaakt wordt van de fiets. Er geldt nu een vaste bijtelling.

De werkgever bepaalt zelf welke reiskostenvergoedingen hij blijft aanbieden en welke niet. Het is dus ook mogelijk om zowel een auto-, OV- als fietsregeling tegelijk aan te bieden.

Als werkgever kun je ook zelf kiezen of je de fiets aanschaft of leaset via een leasemaatschappij.

Bereken zelf welke optie voordeliger is. Houd er bij de aanschaf rekening mee dat ook onderhoud, reparatie en opladen bij de kosten worden opgeteld.

Voor- en nadelen voor de werknemer

De nadelen die in discussies worden genoemd, gelden vooral voor de werknemer. Bij het leasen van een fiets komt namelijk de kilometervergoeding van € 0,19 te vervallen. Grof gezegd komt het neer op deze keuze:

• Een (elektrische) fiets leasen via de werkgever. Geen zorgen over de aanschaf en het onderhoud, wel een maandelijks bedrag (7 procent bijtelling).
• Zelf een fiets aanschaffen en een kilometervergoeding van de werkgever ontvangen van € 0,19.

Veel critici, waaronder de NOS, laten door een simpele rekensom zien dat die tweede optie in veel gevallen een stuk voordeliger is voor de werknemer. Zij vinden: onzin dus die nieuwe fietsregeling! Leasen is alleen voordeliger als je de fiets naar verhouding vooral gebruikt voor privé-kilometers en weinig voor woon-werkverkeer. Daarentegen kan het wel een voordeel zijn dat alles voor je geregeld wordt, van aanschaf tot onderhoud.

De conclusie: als we maar fietsen

Welke optie het beste is, is dus eigenlijk een kwestie van persoonlijke voorkeur en rekenen.

Gelukkig heeft de Fietsersbond een rekentool ontwikkeld die de werknemer helpt bij de juiste keuze voor een fietsregeling.

Uiteindelijk gaat het erom dat we met zijn allen op de fiets stappen en de auto laten staan. Dat de elektrische fiets dit vergemakkelijkt is een feit en als goede werkgever kun je dit alleen maar stimuleren.

Tips voor werkgevers

Als werkgever profiteer je van medewerkers die fitter en vitaler zijn, productiever en gelukkiger en die ’s ochtends niet meer te laat komen door files of vertragingen.

Dat is eigenlijk de belangrijkste tip die we je kunnen meegeven: bedenk waarvoor je het allemaal doet! Welke regelingen voor jou als werkgever het beste van toepassing zijn, hangt af van jouw doelen als werkgever en wat je wil uitstralen. Een fietsregeling is slechts een middel om jouw doelen te behalen.

Is jouw doel duurzame inzetbaarheid van jouw medewerkers te versterken? Een aantrekkelijke werkgever te zijn? Bekend te staan als groene organisatie? Zorg dat jouw regeling aansluit bij datgene wat je wil uitstralen.

Denk daarnaast na over de toekomst. De elektrische fiets blijft groeien in populariteit en daar wil je op voorbereid zijn. Creëer op tijd voldoende fietsenstallingen, zodat medewerkers niet gefrustreerd raken als zij hun fiets niet kwijt kunnen. Zorg voor voldoende stopcontacten voor het opladen van deze fietsen.

En als laatste: motiveer jouw medewerkers om gebruik te maken van de fietsregeling en bovenal van de fiets zelf. Hoe mooi de regeling ook is, verandering ligt bij de medewerkers zelf. Organiseer een fiets-naar-je-werkdag of andere leuke extra’s om jouw medewerkers op de fiets te laten komen en profiteer zo van de voordelen!