Doorbreek het taboe: hoe pak je privéstress aan als werkgever?

Stress is een hot item.  In de media wordt de nadruk veelvuldig gelegd op stress vanuit het werk. Is dit wel terecht? Zijn er niet vele onderliggende oorzaken van stress – ook vanuit de privésituatie – die vooral in het werk tot uiting komen?

Een gevoelig punt en misschien krijgen oorzaken van stress in de privésfeer daarom niet zoveel aandacht. Je zou kunnen zeggen: “Dat zijn privézaken, wat heb ik daar als werkgever nou mee te maken?”

Misschien wel meer dan je in eerste instantie zou denken. Ervaren stress heeft veel invloed op het prestatieniveau. En het prestatieniveau, daar heb je als werkgever zeer zeker belang bij.

Maar wat kun je als werkgever doen om een te hoog stressniveau terug te brengen als de privésituatie daar (mede) oorzaak van is? En bij wie ligt deze verantwoordelijkheid eigenlijk? Bij jou als werkgever of bij de medewerker zelf?

Wat is stress?

Laten we beginnen bij de stress zelf. Wat is de definitie van stress? Stress wordt vaak in één adem genoemd met burn-out. Maar is dit wel hetzelfde?

In de definitie van stress gaat het om “de ervaren verhouding tussen draaglast en draagkracht” (Syllabus Balansgroep Life & Loopbaancoach, 2016). Waar ligt dan de oplossing om de ervaren stress terug te dringen naar het stressniveau voor een optimaal prestatieniveau?

Stress en burn-out. Is dit hetzelfde?

Af en toe eens lekker pieken in de stress, daar is niets mis mee! Sterker nog, het kan leiden tot mooie resultaten. Wil je hierover meer weten? Lees dan ook mijn artikel ‘Uit de Stress, in de Stretch! Wanneer is stress gezond?‘.

Maar na drie weken flinke stress gaan de alarmbellen rinkelen. De hormoonhuishouding verandert. Het cortisolniveau is nu langdurig verhoogd. Langdurige stress en verhoging van de cortisolspiegels in het bloed kunnen schadelijk voor de gezondheid zijn, omdat ze gepaard gaan met een verandering in de werking van het immuunsysteem.

Ook kan een chronisch verhoogd cortisolniveau leiden tot beschadiging van neuronen in de hippocampus en tot geheugenproblemen (Sapolsky, 1992).

Verraderlijk is dat mensen die langdurig onder stress staan het extreem hoge stressniveau als normaal gaan ervaren

Verraderlijk is dat mensen die langdurig onder stress hebben gestaan het extreem hoge stressniveau als normaal gaan ervaren. Wanneer de stress-situatie minder dan drie weken aanhoudt, is herstel nog eenvoudig.

Als het langer dan drie weken aanhoudt, kom je in de tweede fase en is voornamelijk het cortisol verhoogd. Je lijkt je dan beter te voelen, maar in werkelijkheid verkeert je lichaam in een minder gezonde toestand waardoor verzuim op de loer ligt.

Wanneer iemand langdurig onder stress staat, kan dit uitmonden in een burn-out. Iemand heeft dan zo lang gefunctioneerd vanuit zijn reserve-energie die je alleen in noodsituaties hoort te gebruiken, dat ook de reserves uitgeput raken.

Wanneer je een marathon loopt, vraagt het veel extra’s om reserves weer aan te vullen. Je bent diep gegaan, dus herstel moet ook van ver komen. Onvoldoende herstel vergroot het risico op uitputting en dus op burn-out. Een korte sprint onder druk, waarbij de draagkracht lager is dan de draaglast, maar waarna je weer kunt opladen? Dan heb je het over stress.

Het is dus belangrijk om als werkgever de vinger aan de pols te houden bij elke medewerker, zodat je teveel draaglast ten opzichte van draagkracht tijdig kunt signaleren!

Stress is persoonlijk en lastig meetbaar

Eerder vertelde ik dat het bij stress vooral gaat om de ervaren balans of disbalans tussen draagkracht en draaglast. Het gaat dus om perceptie, een gevoel. Een subjectief oordeel, waar iedereen op zijn eigen manier in staat.

In dit soort gevallen maak ik zaken graag concreet: meten is weten. Nu komen we wel op een lastig punt, want hoe maak je ervaren stress meetbaar? Zeker als je ook kijkt naar de definitie van stress, wordt al direct duidelijk waardoor stress zoiets persoonlijks is en lastig meetbaar. Dit maak ik straks inzichtelijk aan de hand van een eenvoudige tool.

Stel je maar voor wat er gebeurt als je medewerker al langere tijd geldproblemen heeft

Daarnaast kent stress vele oorzaken. Het kan liggen in privézaken en het kan komen vanuit het werk zelf.

Bovendien neemt de persoon privé vaak mee naar het werk en andersom, wat ook nog een versterkende werking kan hebben.

Stel je maar eens voor wat er gebeurt als je medewerker al langere tijd geldproblemen heeft. Dit zal het werk ook niet ten goede komen. Dit kan resulteren in ontevredenheid en schaamte, wat ook weer zijn weerslag kent privé.

Het is dus niet zo simpel om als werkgever de vinger erop te leggen. Daarom ook voor de oorzaken: maak het meetbaar. Er volgt een tweede eenvoudige tool om de oorzaken van stress te pinpointen. Zo kun je als werkgever – samen met je werknemer – bepalen waar de verantwoordelijkheid ligt om het stresslevel weer op gewenst niveau te krijgen.

Stress bij werknemers meetbaar maken

Stap 1. Ervaren stress aanwijsbaar maken

Eerst breng je het ervaren stresslevel in kaart. Als werkgever of leidinggevende kun je bij werknemers op een simpele manier aanwijsbaar maken hoe zij hun huidige stressniveau ervaren. Letterlijk aanwijsbaar. Vergelijk het met de pijnmeter die in de medische wereld wordt gebruikt. Maar dan de ‘ervaren stressmeter’ (IdentityWorks, 2020).

Voor dit praatmodel ben ik geïnspireerd door de Wet van Yerkes-Dodson: een empirisch vastgestelde wet die aantoont dat er een relatie is tussen het stressniveau en de prestatie. Míjn praatmodel is slechts een praatmodel, niet een wetenschappelijk en gevalideerd model.

Wanneer je in gesprek bent met een werknemer kun je de vraag stellen: in welke mate ervaar je stress in de afgelopen periode (maak deze periode ook concreet, bijvoorbeeld afgelopen maand of week)? Laat deze medewerker dan aanwijzen in welk deel hij zich bevindt. Hierop kan je doorvragen.

• Waaraan merk je dit?
• Wat ervaar je hierin als prettig? En wat als onprettig?
• Vind je het nodig om hierin iets te veranderen?

Vervolgens kun je met elkaar bespreken wat bijdraagt aan het huidige stresslevel. Ook als het stresslevel op gezond en op een gewenst niveau is, is het zinvol om deze stressfactoren te bespreken, zodat je ook veranderingen over een periode kunt signaleren. Zie het maar als een nulmeting.

Dit bevestigt een werknemer ook om zaken op te lossen, omdat verbetering zo zichtbaar wordt. Is er een terugkerende stressfactor, dan kun je dit ook meenemen: dit lijkt een terugkerende factor, wat is ervoor nodig om dit structureel op te lossen?

Wat hier ook duidelijk wordt, is dat je enige stress nodig hebt om optimaal te presteren, maar dat het daarbij wel belangrijk is om te laveren tussen comfortzone (herstel), optimal performance en learning zone (verbruik van reserves), zodat er voldoende mogelijkheden zijn om te herstellen, resultaat te leveren en te ontwikkelen.

Bij burn-out is er teveel reserve-energie verbruikt, bij een bore-out is er juist te weinig uitdaging geweest.

Stap 2. Welke stressfactoren dragen bij aan dit stressniveau?

In deze stap bespreek je de mogelijke stressfactoren met de werknemer. Hiermee breng je ook in kaart in welke actie nodig is om het ervaren stressniveau op gezond en gewenst niveau te brengen, mocht dit nodig zijn.

1. Je begint met de vraag: “In hoeverre draagt dit bij aan het huidige stressniveau?”. Is dit in positieve zin, neutraal of in negatieve zin?
2. Vervolgens stel je de vraag: “Is er actie nodig op deze stressfactor, zodat het algemene stresslevel op het gewenste niveau komt?”. Nu heb je al een beeld waar het knelpunt zit. Dit kan natuurlijk ook aan meerdere factoren liggen, bijvoorbeeld aan collega’s op het werk én aan woongenot.
3. Nu vraag je: “Wat is ervoor nodig om dit op te lossen?” Laat vooral de werknemer oplossingen bedenken, zo creëer je eigenaarschap.
4. Hierna vraag je: “Wie zet deze acties in werking?” Hij, de werknemer? Jij, de werkgever/leidinggevende? Beiden? Of nog iemand anders?
5. Verbind er als laatste ook een tijd aan: “Wanneer gaat diegene dit doen?” Ook dit helpt om eigenaarschap voor deze actie te versterken.

Wat ik graag wil benadrukken bij het bespreken van deze stressfactoren is de gevoeligheid bij dit soort gesprekken. Het gaat hier om privacygevoelige informatie. Een werknemer zal zich misschien niet volledig blootgeven en alles met jou als werkgever delen. En dat hoeft natuurlijk ook niet.

De winst zit vooral in het aankaarten en inzichtelijk maken van mogelijke factoren. Een werknemer realiseert zich waarschijnlijk tijdens zo’n gesprek dat hij – in het geval van een relatieprobleem – eigenlijk een punt achter zijn relatie moet zetten. Dit bewustzijn kan ervoor zorgen dat hij het gesprek met zijn partner gaat voeren, ook al deelt hij dit niet met jou.

Door deze methode te gebruiken, zul je ook merken dat een bepaalde levenshouding of kijk op het oplossen van problemen bespreekbaar wordt. Probeer zo’n gesprek vooral te voeren vanuit een gelijkwaardigheid en openheid.

Zonder bespreekbaarheid geen oplossing

Je kunt het stressniveau laten aanwijzen om aan te geven hoe je medewerker in de afgelopen periode stress heeft ervaren.

Vervolgens breng je de mogelijke oorzaken in kaart. Hiermee heb je concrete informatie om samen een actieplan te maken om de stress op een gezond niveau gezond te houden (of brengen).

Kortom, zoiets persoonlijks op gevoelsniveau als ervaren stresslevel en stressfactoren kun je toch concreet en bespreekbaar maken. En het mooie is, hiermee is meteen duidelijk wie, wat, wanneer gaat doen, zodat de oplossing ook in zicht is.

Dit helpt jou als werkgever om duidelijkheid te scheppen in het eigenaarschap van de oorzaak van stress.

Ben je als werkgever altijd verantwoordelijk voor het verlagen van stress bij werknemers? Nee, zeker niet! Ben je als werknemer altijd verantwoordelijk voor het verlagen van stress bij jezelf? Nee, zeker niet!

Ik zie dit als een gedeelde verantwoordelijkheid, waarbij het heel gezond is als ieder zorg draagt voor zijn eigen aandeel. Probeer zo’n gesprek op regelmatige basis te voeren. Of maak er een vast momentje van met je medewerkers.

>>> Lees ook: ‘Uit de Stress, in de Stretch! Wanneer is stress gezond?’