De waan van de dag: inefficiënt of functioneel?

De waan van de dag is dagelijkse praktijk voor heel veel mensen. Het leidt tot stress voor het individu en tot inefficiënt werken voor de organisatie.

Tegelijk is het van belang te erkennen dat reageren op de waan van de dag ook een functionele manier van werken kan zijn.

Met de bekende uitdrukking ‘de waan van de dag’ wordt meestal bedoeld dat iemand zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt.

Vaak gaat het om veel onverwachte zaken; ‘brandjes die geblust moeten worden’, plotselinge vragen van anderen of onverwachte instructies van hogerhand.

Een persoonlijke beleving

De beleving van Johan, die sinds een jaar of zes als afdelingsmanager in de zakelijke dienstverlening leiding geeft aan dertig mensen, is de volgende.

“Ik weet best dat ik meer tijd zou moeten besteden aan het begeleiden van mijn medewerkers, maar ik kom er gewoon niet aan toe. Het is misschien een slap excuus, maar door de waan van de dag wordt ik opgeslokt. Ik heb het veel drukker gekregen de afgelopen – zeg – vijf jaar. Klanten en directie moeten sneller antwoord krijgen. Reorganiseren is dagelijks werk geworden en ik vergader me suf.

De mail is meer dan verdubbeld en omdat veel mensen haast hebben, wordt er slechter gecommuniceerd en moet ik navragen wat precies de bedoeling is. Als ik ’s avonds een uurtje ga zitten en een timemanagement sheet maak, weet ik wel wat wel en niet urgent is. Maar je zult zien dat de ochtend daarna begint met een stevig brandje dat geblust moet worden. Het lukt me dan niet om de goede dingen te doen die ik me de avond ervoor had voorgenomen. En ik sta hier niet alleen in, mijn collega managers vergaat het niet beter.

Lastig is ook dat een gesprek over de prioriteiten met mijn manager weinig oplevert, want dan krijg ik al snel goedbedoeld advies, iets wat ik zelf ook had bedacht. Minder van dit doen, meer tijd nemen voor andere zaken en tot slot nog even een “to do” lijstje. Daar heb ik dus niet veel aan.”

Negatieve gevoelswaarde

De waan van de dag heeft voor de meeste mensen een negatieve gevoelswaarde. Je bent min of meer gedwongen om te doen wat nú dringend is maar je niet van plan was, of niet de bedoeling van je functie is. Het gaat er dus niet om of de baan druk is, maar dat er onverwachte, ongeplande zaken een belangrijk deel van het werk uitmaken.

Voor veel leidinggevenden en professionals, teams en organisatieonderdelen is de waan van de dag een cultuur, de gangbare manier van werken.

De waan van de dag is groepsgedrag

Uitvoerende teams, een grote huisartsenpraktijk, een adviesbureau, een productiebedrijf, de rechtbank, ongeacht werksoort opereren teams en organisaties reagerend op de impulsen in hun directe omgeving. En ook Haagse politici en de media hollen achter kleine zaken aan met een korte aandachtswaarde. Bijna iedereen zegt last te hebben van de waan van de dag en roept dat al jaren!

De waan van de dag is groepsgedrag. “We maken elkaar hier gek. Als je niet heel druk bent, dan doe je maar alsof!”, is een opmerking die ik heb gehoord. Precies dit maakt het lastig om als individu onder die waan van de dag uit te komen.

Persoonlijke en collectieve beleving

Door reflectiemomenten te kiezen, op basis van wilskracht er even tussen uit te stappen, door pro-actiever te worden, door beter timemanagement toe te passen, assertiever te worden en jezelf beter te managen, kun je leren om beter om te gaan met de waan van de dag.

In een dwingende werkomgeving is het oplossen van de persoonlijke waan van de dag niet gemakkelijk

Maar in een dwingende werkomgeving is het oplossen van de persoonlijke waan van de dag niet gemakkelijk. Als slechts één individu klaagt over de waan van de dag is misschien de hoeveelheid werk te groot en moet er versterking komen, of is die persoon niet bekwaam, kan geen grenzen stellen, etc.

Als een heel stel mensen klaagt, wordt het ook collectief beleefd. Het is dan een patroon van werken van een groep, de cultuur. Daar gaat het vervolg van dit artikel over.

Hyperzone

De druk op mensen in organisaties neemt toe. Prof. Heike Bruch in het Duitse taalgebied, prof. Lynda Gratton in Engeland en in Nederland Hans van der Loo, spreken van de werkplek in termen van een “hyperzone”. Daardoor neemt de neiging om meer te werken in de waan van de dag toe.

Deze druk is enerzijds het gevolg van toenemende prestatiedrang qua performance en snelheid, anderzijds door de globalisering, de (internationale) concurrentie, de exponentiële groei van informatie (de ‘infobesitas’), de technologische ontwikkeling en andere zaken waar kranten dagelijks vol mee staan.

Met andere woorden: de complexiteit neemt toe. Een reactieve, impulsieve, ad-hoc manier van werken is niet langer adequaat.

De kosten van de waan van de dag

De waan van de dag betekent druk bezig zijn, hard werken en toch onvrede voelen omdat met dezelfde mensen en moeite, meer bereikt had kunnen worden. Harde cijfers zijn moeilijk te geven: wat zijn de kosten van stress? Kun je een inschatting maken van inefficiëntie?

Signalen zijn er voldoende. Vraag aan medewerkers en leidinggevenden die in een ‘waan van de dag-cultuur’ werken, of zij efficiënter, effectiever en met meer voldoening kunnen werken. En dan komen er overtuigende conclusies over wat beter kan: 20-40 procent méér effectiviteit kreeg ik als antwoord.

“We doen pas aan onderhoud als we met pech langs de weg staan”

Op de vraag waarom dat voordeel niet leidend is, men het werk beter organiseert en aan cultuurverandering gaat werken, is het antwoord dat het het er – door de waan van de dag – gewoon niet van komt. “We doen pas aan onderhoud als we met pech langs de weg staan. We weten het wel, maar we komen er gewoon niet aan toe om het te verbeteren”, gaf een IT-manager als metafoor. Een eigen variant van de bekende verzuchting van de houthakker: “We hebben geen tijd om onze bijlen te slijpen. We moeten nog zoveel bomen hakken”.

De waan van de dag aanpakken is niet alleen een kwestie van tijd indelen en prioriteiten stellen, het is een gedragspatroon waar mensen en teams niet gemakkelijk uitkomen.

De waan van de dag is ook functioneel

De waan van de dag is een last voor individu en organisatie, maar heeft ook een keerzijde: het is ook een erg functionele manier van werken. Het heeft voordelen die vlak onder de oppervlakte te vinden zijn.

1. Achter de waan van de dag schuilt flexibiliteit in samenwerken. Plotselinge vragen worden opgepakt, dringende zaken krijgen prioriteit en komen boven op de stapel, managers rekenen erop dat hun vragen snel opgepakt en beantwoord gaan worden. Dat maakt ook dat het hogere management niet veel op heeft met de waan van de dag, zij wordt zelf immers goed bediend!
2. We zijn druk druk druk en druk werken is de norm. Dat geeft een zekere voldoening, dat er iets gebeurt, dat je wat doet voor je salaris. En we zijn met z’n allen druk druk druk, dat schept ook een band. Niet stilletjes nadenken over belangrijke dingen die misschien later helemaal niet belangrijk blijken te zijn, maar lekker concreet aan de slag, actiegericht en samen problemen oplossen.
3. En, heel belangrijk, de waan van de dag geeft ‘instant rewards’, in de vorm van bedankjes en complimenten van collega’s die je uit de brand hebt geholpen. Dat is beter dan wachten op een afgeknepen compliment van de leidinggevende tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek.
4. Het is ook een vaak geaccepteerd excuus naar anderen; ‘afspraak is afspraak’ kon door de drukte – die iedereen kent – niet worden nagekomen. Onderling begrip en niet aanspreken, we zitten immers in hetzelfde schuitje! Dat voorkomt onaangename feedback.

De waan van de dag is niet alleen een kwestie van stress en inefficiëntie, het levert voor de mensen ook wat op. Die voordelen zijn ook een reden waarom men de waan van de dag niet doortastend aanpakt: misschien is de manier van werken inefficiënt, frustrerend en soms belandt er iemand overwerkt thuis. Maar het gaat nooit heel erg fout, het wordt geen uitslaande brand die alles in as legt. We helpen elkaar en dat geeft verbinding.

In een professionele cultuur komen ook dagelijks incidenten voor, maar de stip op de horizon biedt richting en een beoordelingskader of je het incident direct verhelpt of het laat voor een beter moment.

Lees ook: De waan van de dag: aanpak van de organisatiecultuur