De rol van HR tijdens de coronacrisis

Creëer een werkplek, zonder je af, neem pauze, blijf bewegen, houd contact met je collega’s – het internet staat vol met thuiswerktips. Het internet, ja. Want dat is vrijwel het enige bruikbare communicatiekanaal tijdens de coronacrisis.

HR-professionals door het hele land doen er alles aan om hun medewerkers (online) een hart onder de riem te steken. Er wordt namelijk nogal wat van personeel gevraagd en het is de taak van HR om erkenning en ondersteuning te bieden.

Stop met spammen

Maar zitten werknemers wel te wachten op al die goede bedoelingen? Na het derde lijstje met thuiswerktips weten ze het vaak wel. Na het eerste eigenlijk ook en misschien wisten ze het zelfs daarvoor al.

Waar de één zich geholpen voelt met tips, bezorgt het de ander alleen maar ergernis. Een reactie van een manager uit die laatste categorie: “Ik krijg elke dag mails van onze HR-afdeling, bijvoorbeeld over dat videocalls maximaal 45 minuten moeten duren en dat ik daarna 15 minuten moet bewegen. Ik ben toch een professional? Ik weet toch zelf wel hoe lang mijn videocall moet duren? Als ik 60 minuten denk nodig te hebben, dan heb ik 60 minuten nodig”.

Ook op LinkedIn beginnen mensen elkaar aan te steken: “Please stop sharing your ‘tips on how to work remote’. It’s 2020, not 1990. We know what Slack is.”

De basistips voor thuiswerken

En toch kan het voor sommigen wel fijn zijn. Niet iedereen is gewend om op afstand te werken en anderen kun je een zoektocht naar stretchoefeningen besparen.

Van alle kanten worden dit soort tips gedeeld. Hoogleraar klinische neuropsychologie Erik Scherder van de VU Amsterdam benadrukt waarom thuis ‘zitten’ zo ongezond is, zowel lichamelijk als voor het brein.

Ook arbodiensten, zoals Argo Advies en vacaturesites zoals Indeed, delen massaal hun tips. Hoewel de een uitgebreider is dan de ander, zijn ze in hoofdlijnen gelijk: zorg voor regelmaat, beweging, pauzes en sociaal contact!

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geeft vijf praktische basistips om gezond en veilig thuis te werken (kijk voor een toelichting op de website):

1. Neem regelmatig pauzes van het werken met een beeldscherm
2. Onderbreek langdurig zitten één keer per half uur met twee minuten
3. Neem de juiste lichaamshouding bij zittend werk
4. Doe stretchoefeningen tussen het werk door
5. Wissel telefoneren af met videogesprekken

Wat kun je doen als HR?

Gelukkig kun je als HR méér doen dan alleen het delen van thuiswerktips. Hoe je je werknemers kunt ondersteunen is natuurlijk afhankelijk van een aantal factoren. Belangrijk is het om vanuit de medewerker te blijven denken. Stel jezelf bijvoorbeeld altijd eerst de volgende vragen:

• In wat voor financiële situatie zit ons bedrijf en wat betekent dit voor onze medewerkers? Zorgt de coronacrisis voor meer of juist minder werk? Ontstaan er zorgen over arbeidscontracten of juist over extra werkdruk?
  Waar de één moeite heeft het hoofd boven water te houden, kan de ander het werk bijna niet aan. Dat geldt uiteraard voor ziekenhuizen, maar ook voor telecombedrijven, ontwikkelaars van technische oplossingen, de entertainmentindustrie, overheidsinstanties, thuisbezorgers, etc. Lees bijvoorbeeld over de booming industrie van voorleesfilmpjes, een kennisdeelplatfom en meer op marketingfacts.nl.
• Wat is de thuissituatie van onze medewerkers? Hebben zij extra tijd en flexibiliteit nodig om voor ouders of kinderen te zorgen en thuisscholing te geven? Vergeet ook vooral de alleenstaanden niet. Zij hebben wellicht minder afleiding, maar eenzaamheid ligt op de loer (NOS).
• Wat willen we bereiken? Willen we onze werknemers met middelen, zoals een computerscherm of bureaustoel, ondersteunen? Een hart onder de riem steken? Willen we als HR zichtbaar blijven? Of zijn we op zoek naar een marketingtool om de buitenwereld te laten zien hoe wij als bedrijf omgaan met de coronacrisis?

Creatieve ideeën

Kom jij zelf ook niet verder dan het delen van thuiswerktips? Misschien kunnen onderstaande voorbeelden en ideeën je inspireren. De basis is: leg jouw medewerkers niet te veel op, vraag niet te veel tijd van ze, maar probeer ze vooral van dienst te zijn. En pas jouw creatieve ideeën aan op de vragen die je hierboven beantwoord hebt.

Vrijwilligerswerk

Het initiatief ‘Blauw helpt’ van KLM is een voorbeeld van medewerkers die door de crisis juist meer tijd hebben gekregen en zich nuttig willen kunnen maken. Medewerkers kunnen een profiel aanmaken en hun hulp als vrijwilliger aanbieden. Het project is overigens opgezet door piloten zelf. Als HR kun je dit soort initiatieven ondersteunen.

Boodschappenservice

Voor zorgpersoneel, dat juist minder tijd heeft, is er een boodschappen ophaalloket opgebouwd door Jumbo (bd.nl). Zo hoeft het personeel van het Jeroen Bosch Ziekenhuis in Den Bosch niet nog langs de supermarkt na een lange dag zwaar werk.

Verrassingspakket

Menig werkgever stuurt naar al het thuiswerkend personeel een bos bloemen of een andere verrassing. Een klein pakketje met snacks, een kleurplaat voor de kinderen (of voor het personeel zelf…) en wat grappige extra’s. Zoals een thuiswerkbingo, of de inmiddels virale conference call bingo. Zulke post kost misschien wat extra, maar je kunt de plank moeilijk misslaan. Het is hoe dan ook een blijk van waardering.

Sportieve ondersteuning

Nu alles sportclubs en fitnesscentra gesloten zijn, mensen niet meer op de fiets naar het werk gaan en collega’s niet meer samen lunchwandelen, moeten we creatieve manieren vinden om te blijven bewegen.

Nog niet eerder werd er zoveel hardgelopen en gefietst. Ook gewoon in de huiskamer kun je het hart sneller laten pompen en spieren trainen.

Als werkgever kun je gezamenlijke online work-outs organiseren of abonnementen op online trainingen en fysiotherapie aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan Fitsnacks TV of een live op maat gemaakte bootcamp.

Digitale borrels

In contact blijven met je collega’s: dat was één van de belangrijkste thuiswerktips. Met daarbij de belangrijke notitie dat het niet alleen inhoudelijke vergaderingen moeten zijn. De grapjes tussendoor, het luchten van je hart, de koffie-automaatgesprekken zijn een gemis.

Veel groepen collega’s initiëren daarom een digitale vrijdagmiddagborrel (Telegraaf), waarbij ze uiteraard wel eerst zelf boodschappen moeten doen. Ook leuk: Werkspoorcafé De Leckere in Utrecht organiseert nu online bierproeverijen.

E-learnings

Voor de medewerkers die het in deze periode niet zo druk hebben, is dit wellicht een uitgelezen kans om stil te staan bij hun loopbaan. Een tijd voor reflectie en wat extra ontwikkeling. Bovendien worden veel webinars en online workshops in deze periode gratis aangeboden!

Zo is Cornerstone Cares zelfs speciaal opgericht om tijdens de pandemie gratis trainingen te kunnen volgen.

In contact blijven

En soms is het al genoeg om gewoon in contact te blijven met je personeel, gewoon door te vragen hoe het gaat.

TNO heeft een app ontwikkeld om van heel werkend Nederland het welbevinden te monitoren. Lees meer over deze HowAmI-app in het eerder door ons gepubliceerde artikel: ‘Werken tijdens de corona-crisis’, TNO adviseert.

Een vergelijkbare app, waarin medewerkers dagelijks een aantal vragen kunnen beantwoorden over hun welbevinden, is Trindle. Zij bieden hun app de komende twee maanden gratis aan.

Vergeet de basis niet

Door alle creatieve ideeën zou je haast vergeten dat je ook wettelijk nog een aantal verplichtingen hebt, nu de werkomstandigheden veranderen.

Hanze Advocaat houdt een handig overzicht bij met veelgestelde vragen voor werkgevers. Met name over contracten, tegemoetkomingen en privacy vind je hier veel informatie.

Daarnaast is een gezonde werkomgeving natuurlijk een belangrijke basis. Nu deze tijdelijk niet op een kantoor geboden kan worden, is het belangrijk de medewerker zoveel mogelijk te ondersteunen thuis een gezonde plek te creëren.

Om te checken of je als werkgever overal aan hebt gedacht en om duidelijke afspraken te maken met je medewerker, heeft coronakrant.nl een modelbrief opgesteld. Deze infographic van Arbo Unie laat op eenvoudige wijze zien waar de medewerker thuis aan moet denken.

En voor werkgevers die behoefte hebben aan snelle, duidelijke en vooral praktische antwoorden op vragen over de consequenties van het coronavirus, heeft DVAN advocaten de corona helpdesk opgezet met specialisten uit diverse rechtsgebieden.

Tot slot: vergeet niet om rekening te houden met de wetgeving rondom privacy. Nu iedereen thuis werkt en er nieuwe manieren van communiceren worden gevonden, loop je als bedrijf een verhoogd risico op datalekken. Meer weten? Bekijk dit artikel van DVAN advocaten.