De RI&E: trekken aan een dood paard?

Voor de preventiemedewerker is de RI&E vaak trekken aan een dood paard. Het resultaat verdwijnt vervolgens als een papieren tijger in een diepe bureaulade – of erger – naar het grijze archief. Niet echt motiverend. Dat moet toch ook anders en leuker kunnen?

Wij weten allemaal dat de RI&E de basis is van het arbobeleid van een organisatie en daarnaast een wettelijke verplichting.

In mijn dagelijkse praktijk als Arbeids- en Organisatiedeskundige merk ik dat er veel weerstand is bij medewerkers: “Moeten we weer een lijst invullen en ze doen er toch niets mee“. Maar er is ook weerstand bij het management, want zij ervaren dat ze er nog meer werk bij krijgen met het opstellen van een Plan van Aanpak. Een RI&E is immers niet compleet zonder Plan van Aanpak!

Straf

Het begint al bij de start. Als een organisatie zegt “Wij moeten weer een RI&E doen“, dan is de toon in feite al gezet. De insteek/het vertrekpunt “moeten” is dus niet goed. De RI&E wordt hierdoor door medewerkers en management gezien als een verplichting en als je hier niet aan voldoet, dan krijg je ‘straf’ (= geldboete van de Arbeidsinspectie/NLA).

Oprechte interesse

De insteek/beweegredenen van een organisatie zijn daarom cruciaal. Is het “moeten”, of is er oprechte interesse in het boven water krijgen en oplossen van knelpunten en risico’s waar medewerkers last van hebben en zelfs ziek van kunnen worden in hun dagelijkse werk.

Daarnaast kan een RI&E belangrijke managementinformatie opleveren die zeer bruikbaar kan zijn voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering.

Uit mijn ervaringen blijkt, dat een organisatie vaak met minimale inspanning, tijd en geld knelpunten in het werk kan verhelpen waardoor medewerkers beter en gezonder hun werk kunnen doen.

Houding management en middenkader

De intentie van de organisatie om te starten met een RI&E is ook van invloed op de houding en medewerking van management en leidinggevenden. Van hen wordt verwacht dat zij een Plan van Aanpak maken waarin staat wat nodig is om de gesignaleerde knelpunten te verhelpen.

Een organisatie die aangeeft belang te hechten aan het inventariseren, verbeteren en verhelpen van arbeidsrisico’s, zal haar management aanspreken op het maken van kwalitatief goede verbeterplannen (Plannen van Aanpak). Hiermee bedoel ik een Plan van Aanpak dat SMART is opgesteld én actueel wordt gehouden.

Het spreekt natuurlijk voor zich, dat een organisatie ook budget voor het verhelpen van de arbeidsrisico’s beschikbaar stelt.

Arbeidsrisico’s

Uit mijn ervaring blijkt overigens dat het een misverstand is, dat het verhelpen van arbeidsrisico’s altijd veel geld moeten kosten. Veel arbeidsrisico’s zitten namelijk in de kennis-, informatie- en overdrachtsfeer. Medewerkers zijn vaak slecht geïnformeerd over de noodzakelijke protocollen en richtlijnen waar ze mee moeten werken, en in het werkoverleg wordt geen structurele aandacht besteed aan arbozaken.

Veel arbeidsrisico’s zitten in kennis- en informatieoverdracht

Deze knelpunten zijn met een geringe inspanning (tijd en geld) te verhelpen waardoor medewerkers beter, veiliger en gezonder hun werk kunnen doen.

Tijdrovend en energievretend

Toch is er binnen organisaties In Nederland meer sprake van “moeten” dan oprechte interesse in het verbeteren van arbeidsomstandigheden.

Managers en leidinggevenden vrezen bij een RI&E voor veel tijdrovende en energievretende rompslomp. Dit voedt de weerstand voor de RI&E. En dat terwijl betere arbeidsomstandigheden leiden tot meer betrokken en gemotiveerde medewerkers, waarmee je enerzijds verloop en verzuim laat dalen en anderzijds de productiviteit en inzetbaarheid verbetert.

De rol van de preventiemedewerker

De preventiemedewerker zal dus niet altijd een optimale situatie aantreffen met alleen maar gemotiveerde mensen om met de RI&E van start te gaan. Maar hoe kan de preventiemedewerker deze situatie veranderen?

• Op de eerste plaats zorgt deze medewerker ervoor dat de voorwaarden als intentie, tijd, geld en middelen, aanwezig zijn om de RI&E uit te voeren.
• De werkwijze en het instrument waarmee de RI&E wordt uitgevoerd, is niet leidend maar volgend en hoort voldoende flexibel te zijn.
• Bij de inrichting van het instrument en de keuze van de werkwijze zal de preventiemedewerker goed moeten luisteren naar de behoefte van zijn (interne) klanten. Welke kaders en eisen stelt de organisatie en wat heeft het management nodig om haar deel van de RI&E goed uit te kunnen voeren?
• De preventiemedewerker dient geen starre ‘wetvreter’ te zijn, maar voldoende flexibiliteit tonen en maatwerk leveren. Zijn er bijvoorbeeld onderwerpen die passen binnen de kaders van de RI&E die het management graag mee wilt nemen, dan neemt de preventiemedewerker deze mee in het onderzoek en vergroot hiermee het draagvlak voor de uitvoering.
• Ga met de medewerkers in gesprek over hun arbeidsomstandigheden en luister goed naar waar zij last van hebben in hun werk. Welke knelpunten komen zij tegen?  Adviseer en ondersteun medewerkers en management bij het opstellen van een realistisch Plan van aanpak.
• En last but not least: hij of zij moet natuurlijk om kunnen gaan met weerstand!

De ondernemingsraad

De OR kan de preventiemedewerker in deze uitdaging steunen. De OR heeft vanuit de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) namelijk instemmingsrecht bij zowel de uitvoering van de RI&E als de maatregelen die vermeld staan in het Plan van Aanpak.

Door bijvoorbeeld kritische vragen te stellen, kan de OR de bestuurder/organisatie stimuleren tot nadenken over de RI&E. Zijn er voldoende middelen beschikbaar om knelpunten uit de RI&E aan te pakken? Worden leidinggevenden en management aangesproken als zij geen Plan van Aanpak of onvolledige Plannen van Aanpak maken en worden deze ook actueel gehouden?

Waarom wil de organisatie een RI&E?

Maar belangrijk is eerst de vraag: waarom wil een organisatie een RI&E? Is dat omdat het moet, of wil de organisatie oprecht een gezondere en veilige werkomgeving realiseren?

Het antwoord op de vraag bepaalt in grote mate de werkwijze en invulling van het uitvoeren van de RI&E. Zowel voor de OR als de preventiemedewerker

Door samen te werken kunnen OR en preventiemedewerker elkaar versterken. De OR vanuit de WOR en de preventiemedewerker vanuit de Arbowet. Hiermee hebben de OR en de preventiemedewerker dezelfde opdracht: zorgdragen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden zodat medewerkers niet ziek worden van hun werk.

Verplicht kunstje?

Voor de preventiemedewerker is het een hele kluif om het verplichte ‘kunstje’ tot een goed einde te brengen. Bij hem of haar ligt daarom de mooie uitdaging om de organisatie te overtuigen van het feit dat de RI&E niet alleen een verplichting is, maar ook leuk, uitdagend en uitnodigend kan zijn. Een instrument waarmee je de motivatie van medewerkers kunt verhogen, doordat arbeidsomstandigheden op de werkvloer zichtbaar verbeteren. En dat willen we toch allemaal?

Maatwerk

De laatste jaren wordt bovenstaande werkwijze steeds meer toegepast en met veel succes! Managers en leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van het Plan van Aanpak voelen dat er naar hen geluisterd wordt bij het inrichten van de RI&E.

Hierbij wordt zoveel mogelijk maatwerk geleverd. Niet door eindeloos lange vragenlijsten onder alle medewerkers uit te zetten, maar door de juiste personen de kwalitatief goede vragen te laten beantwoorden. Hiermee wordt de RI&E echt van hen!

Hiermee wordt de RI&E echt van hen!

Eventueel vinden er aanvullende groepsinterviews plaats met een aantal medewerkers van een locatie/afdeling. Ook dit verhoogt de betrokkenheid van medewerkers bij de RI&E en hun dagelijkse arbeidsomstandigheden.

Dit resulteert niet in Plannen van Aanpak met honderdvijftig tot tweehonderd knelpunten, maar een compact overzicht met hooguit een top tien van verbeterpunten. De leidinggevende is een stuk gemotiveerder om aan de slag te gaan met het verbeteren van de arbeidsomstandigheden.

Daarnaast zien zij daadwerkelijk het effect op de motivatie van medewerkers als zij betrokken worden bij onder andere het verhelpen van knelpunten in hun dagelijkse werk.

Op deze manier wordt de RI&E leuk voor iedereen; het management, de medewerker én de preventiemedewerker!

De RI&E; een continu proces

Het uitvoeren van een RI&E is geen eenmalige actie maar een continu proces. Met name de preventiemedewerker is belast met het actueel  en ‘levend’ houden van de RI&E binnen een organisatie. Dit continu proces is weer te geven via de PDCA cyclus; de Plan, Do Check, Act cyclus.  Zie afbeelding onder.

Door de RI&E op deze wijze vorm te geven blijft de RI&E actueel.

Door de cirkel rond te maken (en weer opnieuw te starten) heeft een organisatie altijd goed zicht op haar arbeidsrisico’s (inventariseren) en neemt zij adequate maatregelen in een Plan van Aanpak om arbeidsongevallen, uitval en verzuim te voorkomen.

Deze maatregelen dienen ook regelmatig geëvalueerd te worden. Hebben de genomen maatregelen effect gehad?

Zijn risico’s en knelpunten opgelost verminderd? Zo niet, dan andere maatregelen opstellen. Hiermee is de RI&E geen eenmalige actie, maar een continu proces.

Veel succes hierbij!