De 5 vooroordelen over HR-projecten

Toen hij 27 was kondigde John McEnroe op een persconferentie aan dat hij per direct ging stoppen met tennis. Op dat moment was hij de nummer 2 tennisser van de wereld.

“If I start losing to players like him, I’ve got to reconsider what I’m doing playing this game“, was zijn toelichting op zijn nogal onverwachte tennispensioen.

De dag ervoor had hij tijdens de kwartfinale van de US Open staan krijsen tegen toeschouwers, de elektronische lijndetectie beschuldigd van partijdigheid, the Umpire voor imbeciel uitgemaakt en een heel arsenaal aan visuele obsceniteiten geïntroduceerd waar de gemiddelde straatboef nog steeds rode oortjes van krijgt.

McEnroe werd die dag tijdens deze beruchte kwartfinale vernederd door een nogal middelmatige tennisser. Die had een slappe forehand, een krakkemikkige backhand en een lousy volley. En hij had een service waarmee je nog geen deuk in een pakje boter sloeg.

Dat schreef zijn coach Tom Chivington over hem tenminste. Maar hij schreef ook: “Weet hoe hij moet winnen“.

70 procent van alle projecten mislukt

Die middelmatige tennisser was Brad Gilbert. Een tennisser waar niemand in geloofde, maar die spelers als Becker, Chang en Lendl het leven zuur maakte en in zijn leven meer dan acht miljoen aan prijzengeld won. En later ook nog goudlokje Andre Agassi naar de nummer 1 positie wist te coachen.

Hoe? Heel simpel eigenlijk. Want Brad had een plan. Altijd. Hij liet zich niet verrassen. In zijn tennistas had hij bijvoorbeeld een boekje waarin hij bijhield waarom hij won of verloor, wat de sterktes en zwaktes waren van zijn tegenstanders. En dat boekje las hij ook rustig in de pauze tussen de games door.

Tennis was voor hem één groot project. Een project dat niet ergens halverwege de eerste set begon als hij ineens 3-0 achter stond, zoals bij de meeste tennissers gebeurt. Nee dat begon ver voor het allereerste punt gespeeld was, met een optimale voorbereiding, vaak al dagen ervoor.

Als je zijn boek ‘Winning Ugly‘ leest, dan snap je ineens waarom het zo makkelijk is om te verliezen. En dan snap je ook hoe je wel kunt winnen.

Precies zo is het ook met HR-projecten. Want 70 procent van alle projecten mislukt. Door gebrek aan voorbereiding, omdat je niet in de gaten hebt dat je een project doet, of omdat je niet duidelijk voor ogen hebt wat je eigenlijk wilt realiseren met dat project en je – voordat je het weet – al 3-0 achter staat.

Terwijl het eigenlijk heel eenvoudig kan zijn. Als je het tenminste niet zo moeilijk maakt voor jezelf ;-).

In deel 2 van dit tweeluik geef ik je een aantal inzichten in de vragen die je moet stellen om jouw project voortaan wel tot een succes te maken.

Maar eerst moeten we wat dingen uit de weg ruimen. Er zijn namelijk nogal wat vooroordelen over projecten. Daar gaat het eerste deel van dit tweeluik over.

Vooroordeel 1 – Projecten zijn complex

Toen ik nog bij een grote uitgever werkte, begon elk project, hoe klein ook, met het schrijven van een uitgebreid PID. Dat staat voor Project Initiatie Document. Dat document was tientallen pagina’s lang en met zo’n papieren tijger was je al snel een paar weken bezig. En dan was je dus nog niet eens echt begonnen.

Er waren consultants die gespecialiseerd waren in projecten en weer andere consultants en managers – zelfs hulpmanagers – die de hele dag bezig waren alles te overleggen en te controleren, en vooral alles erg ingewikkeld maakten.

Terwijl het echt niet zo moeilijk hoeft te zijn. Het begint al met de definitie van de term project. Er zijn boekenkasten vol over geschreven en die zijn vast heel waardevol als je superspecialist wilt worden. Maar wat mij betreft is de definitie van een project voor een gewone HR sterveling zoals jij en ik eigenlijk heel simpel.

Je koffer pakken om op vakantie te gaan? Dat is een project.
Je tuin ombouwen tot moestuin? Ook een project.

Maar elke dag de afwas doen? Dat is natuurlijk geen project. Net als elke week het onkruid uit je moestuin wieden of elke dag die irritante slakken die al je sla oppeuzelen van je blaadjes plukken. Simpel toch?

Vooroordeel 2 – HR doet niet aan projecten

Maar er wordt dus nogal moeilijk over gedaan over het begrip projecten. Misschien krijg je zelfs gelijk rode vlekken bij het woord alleen al. Of je denkt meteen aan die verjaardag toen je een gesprek probeerde te voeren met je nerd-neefje die net een nieuwe ICT-baan had. Die had het de hele tijd over agile, scrum, Prince, en dus over die PID.

Je nam nog een lekker slokje wijn en deed stilletjes een dankgebedje dat jij gewoon in HR werkt, zonder al die rare termen. Want hé, projectmanagement is voor nerdige ICT-ers en dat heeft niets met mensen te maken. Bij HR doen we niet aan projecten. Toch?

HR-projecten gaan best vaak mis

Dat klopt een heel klein beetje. En toch ook weer niet. Want als HR-professional doe je misschien niet elke week een project zoals jouw neefje. Maar je doet ze wel. Denk maar aan de implementatie van een nieuw HR-systeem of het opzetten van een beoordelingscyclus.

Of misschien wil je dit jaar echt aan de slag met duurzame inzetbaarheid, heb je net een nieuwe arbodienst geselecteerd of ben je bezig met het ontwikkelen van een ouderenbeleid. Het zijn allemaal voorbeelden van projecten.

Weet je het nog? Projecten zijn eenmalig, je hebt een duidelijk doel, een begin en een eind en er is iemand die de opdrachtgever is. En daar voldoen al deze voorbeelden aan, dus je doet stiekem misschien wel meer projecten dan je denkt. Gemiddeld heeft een HR-afdeling vijf projecten per jaar.

Maar HR-projecten gaan dus best vaak mis. Wil je HR-projecten succesvoller laten verlopen, dan zou een beetje meer projectmanagement wel erg handig zijn. Omdat je dan meer de taal van de managers spreekt, omdat je meer grip hebt. En omdat – geloof het of niet – je projecten er ook serieus leuker van worden!

Vooroordeel 3 – Het management begrijpt ons niet

Ken je dat programma ‘De meisjes tegen de jongens’? Een spelshow gepresenteerd door Chantal en Yolanthe. Dat programma gaat ongeveer zo: aan de ene kant zitten de mannen en aan de andere kant de vrouwen. En dan krijgen ze stomme vragen en spelletjes, en roepen clichés naar elkaar. En iedereen moet heel hard lachen om al die clichés en het publiek klapt. En dan winnen de meisjes of dus de jongens.

Wat dat te maken heeft met HR? Nou, in organisaties spelen we ook vaak een variant van de jongens tegen de meisjes, alleen dan heet het ‘HR tegen het management’.

In die televisieshow roepen de meisjes “mannen denken maar aan een ding” en “mannen kunnen niet multitasken”. De jongens zeggen dan “vrouwen huilen veel” en “vrouwen roddelen de hele dag”. In organisaties roepen de managers “HR is soft geneuzel” en “HR kost alleen maar geld”. En HR roept dan weer “het management geeft alleen maar om cijfers” en “het management wil alleen maar scoren”.

Als je als HR het spel wil winnen, dan helpt projectmatig werken. Wil je het spel niet winnen? Nou kijk, daar gaat het al mis. Want geloof me, je tegenspelers willen dus wel winnen.

HR is soft geneuzel

Het is namelijk waar, een beetje kort door de bocht: meestal geeft het management ook alleen om cijfers en willen ze ook alleen maar scoren. Dat is ook hun taak.

En daar kun je van alles van vinden, maar een heel specifiek en belangrijk kenmerk van het management is dat zij de baas zijn.

Dus als je wat wil bereiken… tja, dan heb je ze nodig.

Het helpt dan enorm om niet allemaal clichés vanaf de tribune te roepen, maar je in plaats daarvan te verdiepen in wat het management eigenlijk bedoelt als ze zeggen dat ze resultaten willen. Of als ze een concreet plan willen en willen horen wat de doelstellingen zijn.

Als je hun taal niet spreekt of leert spreken, dan is je project bij voorbaat al gedoemd om te mislukken. Als jij niet in staat bent een concrete doelstelling te formuleren, dan heeft het management misschien ook wel een beetje gelijk als ze HR afdoen als soft geneuzel.

Vooroordeel 4 – Iedereen zit te wachten op mijn HR-project

Dan meteen ook maar de grootste misvatting die HR adviseurs hebben over HR projecten. Namelijk dat de organisatie daar écht op zit te wachten.

Geloof me, dat is niet zo.

Dat betekent heus niet dat jouw HR-project niet belangrijk is, of dat het niet moet gebeuren, maar niemand zit er echt op te wachten. Het is al zo druk, er zijn al zoveel projecten, HR kost al zoveel geld en mensen willen gewoon lekker met hun eigen vak bezig zijn en niet teveel met HR-zaken. Dus je staat al 3-0 achter voordat je überhaupt gaat beginnen. Dat geeft niks, maar het is wel goed om je dat te realiseren.

De media staan er vol mee. Projecten die mislukt zijn. Een mooi voorbeeld van een project dat helemaal faliekant mislukt is kennen we allemaal: de Noord/Zuidlijn, vijf miljard duurder dan gepland en vijftig jaar langer deden ze erover om ‘m te bouwen. Zo ongeveer dan. En de halve stad was verzakt. Maar… hij is er nu wel.

Maar is dit project eigenlijk wel mislukt? Of zat er ook een klein beetje politiek bij? Als ze namelijk van te voren hadden gezegd hoe duur het zou worden, hoe lang het zou duren en hoe groot de impact zou zijn… dan waren ze er nooit aan begonnen. En hij was wel echt nodig.

Of neem nu corona. Ook daar komt niet alle informatie ineens, of een maatregel lekt voortijdig uit, zodat men eerst kan kijken of er wel draagvlak is voor die maatregelen.

In de ICT is er zelfs een wet die gaat over projecten. Die heet de Wet van tweeëneenhalf. Die wet houdt in dat als je een ICT-project start, deze twee keer zo lang duurt als in het plan staat, twee keer zo veel kost als begroot en dat je maar de helft van de functionaliteit krijgt waar je om hebt gevraagd.

Projecten zijn – net als de echte wereld – ook een beetje politiek

Ook al houd je als HRM’er misschien niet zo van targets of resultaten, je vindt het vast wel fijn als je inspanningen concrete resultaten opleveren.

Zoals bijvoorbeeld een nieuw beoordelingssysteem dat ook alle managers en medewerkers omarmen, of nieuwe salarissoftware die je heel veel tijd scheelt.

Maar onthoud, projecten zijn dus net als de echte wereld ook een beetje politiek. En als je een beetje weet hoe dat werkt, dan is het eigenlijk best leuk 😉

Maar projecten gaan ook over verwachtingen. En vooral over goede vragen stellen. Het liefst voordat je begint. Welke vragen dat zijn vertel ik je in deel twee van dit tweeluik over HR-projecten.

Vooroordeel 5 – Een project doe je er wel even bij

Een paar jaar geleden zou ik op vakantie gaan. Niets bijzonders, gewoon een weekje relaxen in Griekenland. Maar ik had niet op mijn zoon gerekend. Want drie dagen voordat we op vakantie gingen, kondigde hij aan dat hij niet meeging. Volgens zijn puberbrein gaf zo’n weekje Griekenland teveel stress. En omdat hij nog niet alleen kan zijn, bleven we dus thuis.

Als ik één ding geleerd heb in inmiddels bijna twee decennia als opvoeder, is dat niets zo loopt als het oei-ik-groei boek beschrijft. En dat je daar maar beter klaar voor kunt zijn, anders kom je van een koude kermis thuis.

Ik ken geen enkele ouder die zijn kinderen niet het allerbeste wenst. En elke ouder fantaseert toch vooral over een gelukkig en gezond kind, met als kers op de taart een mooie carrière, als dokter of uitvinder of zo. En daarom leest zelfs de grootste anti-poepluier-hork boeken als ‘Help, ik word vader’. En daarna weet je het zeker: jouw kind valt nooit op z’n muil, of maakt al die ellendige dingen mee die in die boeken staan. Dat is voor losers.

Veel vaker komt er vooral schuttingtaal uit hun ongepoetste fietsenrekken

Maar de praktijk is natuurlijk anders. Want niet iedereen wordt dokter of advocaat. Veel vaker komt er vooral schuttingtaal uit hun ongepoetste fietsenrekken en is lethargische coachyoga de enige sport die ze beoefenen.

Als ouder moet je – in elk geval tijdelijk – vaak genoegen nemen met minder en elk klein succes vieren. Dan ben je al blij dat je kind überhaupt werk heeft of dat je af en toe een normaal gesprek kunt voeren, zelfs als dat maar vijf minuten duurt.

Het opvoeden van een kind lijkt wel een beetje op een project. Veel ouders denken dat je dat opvoeden er wel even bij doet. En zijn dan teleurgesteld als het toch allemaal tegenvalt in een wereld waar het steeds meer draait om succes en likes.

Veel HR-professionals denken ook dat ze projecten er wel even bij doen. En sommigen denken zelfs dat ze nooit te maken hebben met projecten. Of ze krijgen jeuk van alleen het woord alleen al. En al helemaal van de nerdy zweem die om de term “project” hangt.

Want projecten worden gedaan door ICT-nerds met six sigma black belts, die met de nieuwste scrum-technieken het PID-varkentje wel eens zullen wassen. Volkomen Agile proof natuurlijk.

Gaap…

>>> Lees ook deel 2: de 4 vragen die je moet stellen om jouw project voortaan wel tot een succes te maken