Corona-protocol: is jouw organisatie klaar voor de 1.5 meter-economie?

We werken al een aantal weken zoveel mogelijk thuis. Maar wat te doen als jouw werknemers niet thuis kunnen werken? En wat als de maatregelen straks versoepeld gaan worden?

Het is van belang om op tijd aan de slag te gaan met een corona-protocol.

Zorgplicht

Werkgevers in Nederland hebben een wettelijke zorgplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving.

Om die reden doet een werkgever er verstandig aan om werknemers tijdens deze coronacrisis te informeren over de maatregelen en hygiënevoorschriften die zij in acht moeten nemen en toe te zien op naleving daarvan.

Een corona-protocol is een efficiënte manier om aan deze wettelijke zorgplicht en informatieverplichting te voldoen.

Wat staat er in een corona-protocol?

Onderwerpen die aan bod kunnen komen in het corona-protocol zijn:

De 1,5 meter-werkplekken

Om de 1,5 meter te waarborgen in een kantoor- of bedrijfsruimte kun je denken aan de volgende richtlijnen:

• Het verminderen van de werkplekcapaciteit
• Een nieuwe indeling van de werkplekken en/of gebruik van plexiglas of scheidingswanden als collega’s een (kleine) kamer delen
• De lunchruimte en/of vergaderruimte herinrichten met een gebruiksinstructie (maximum aantal personen, niet tegelijk betreden/verlaten e.d.)
• Gebruiksinstructie van een eventuele lift
• Een 1,5 meter grens markeren bij plekken waar personeel regelmatig samenkomt, zoals het koffieapparaat, de printer of lunchruimte
• Een vaste looproute binnen het pand (éénrichting)
• Eventueel in shifts deels op kantoor/de vestiging en deels thuis werken, indien thuiswerken mogelijk is
• Werknemers zoveel mogelijk op dezelfde plek laten werken met een eigen muis en toetsenbord, met het verzoek deze dagelijks te desinfecteren
• Bijeenkomsten/vergaderingen zoveel mogelijk digitaal organiseren

Aangescherpt hygiënebeleid

• Attendeer werknemers – met regelmaat – op de (verscherpte) hygiënemaatregelen
• Zorg voor voldoende informatie over hygiëne, maar ook voor voldoende middelen om werknemers een goede uitvoering hieraan te kunnen laten geven, denk aan: desinfecterende doekjes, handschoentjes, dispensers met desinfecterende gel op diverse plaatsen in het pand
• Het aantal schoonmaakbeurten eventueel uitbreiden
• Het op regelmatige basis schoonmaken van deurklinken e.d.
• Een goede ventilatie van de werkplek c.q. goed werkende lucht(re)circulatiesystemen/airco’s
• Iedereen vragen de toiletdeksel dicht te doen vóór het doortrekken om te voorkomen dat virusdeeltjes eventueel in de lucht gaan zweven
• Er kan een coördinator worden aangewezen die toeziet op de naleving van de hygiënevoorschriften en de aanvulling van de middelen daartoe

Extra beschermingsmaatregelen

• Werknemers adviseren om zo min mogelijk gebruik te maken van het openbaar vervoer indien niet noodzakelijk
• Bedenk hoe klanten en/of leveranciers zullen worden ontvangen – indien noodzakelijk – en hoe ervoor gezorgd gaat worden dat derden de regels binnen de organisatie ook in acht nemen (eventueel de maatregelen voor gezien laten tekenen bij binnenkomst en/of met behulp van informatieborden, markeringen)

Het spreekt voor zich dat een werknemer met gezondheidsklachten thuis moet blijven, dan wel direct naar huis moet gaan.

De verplichting op grond van de Wet verbetering Poortwachter, om de werknemer bij aanhoudende klachten uiterlijk binnen zes weken op te roepen voor een (telefonisch) consult met de bedrijfsarts, blijft wel gelden.

Temperatuur opmeten

Als werkgever wil je zo snel mogelijk weer dat je medewerkers op kantoor aan de slag kunnen gaan. Veel werkgevers kiezen er nu dan ook voor om werknemers te verplichten hun temperatuur op te laten nemen alvorens ze toe te laten op de werkplek, maar mag dat eigenlijk?

Als werkgever mag je geen medische gegevens van je werknemers verwerken. Je mag dus niet gegevens over de gezondheid van de werknemer verwerken, of zijn temperatuur opnemen. Het verwerken van dergelijke gegevens is een overtreding onder de AVG.

Meet je als werkgever toch de temperatuur van de werknemer, dan kan dat tot gevolg hebben dat er hoge boetes worden opgelegd. Dat het opmeten van de temperatuur van de werknemers in strijd is met de AVG wordt ook bevestigd door de Autoriteit Persoonsgegevens. De vraag is dan: wat mag dan wel?

Als werkgever mag je de werknemers niet zelf testen op corona en/of de temperatuur opmeten. Een bedrijfsarts mag de werknemers wél testen op corona.

Daarnaast kun je als werkgever de verplichting opleggen aan jouw werknemer om thuis aan het begin van de werkdag de temperatuur op te meten en om bij een ‘verdachte’ temperatuur thuis te blijven. Dit soort verplichtingen kun je ook vastleggen in het corona-protocol.

Instructierecht

De wettelijke basis van een dergelijk corona-protocol is het zogeheten instructierecht van de werkgever.

Het instructierecht biedt een werkgever de mogelijkheid om eenzijdig voorschriften uit te vaardigen waar een werknemer zich aan moet houden. Het gaat dan om voorschriften over de wijze waarop de werkzaamheden moeten worden verricht en met betrekking tot de goede orde in de onderneming.

Op grond van het instructierecht kunnen werknemers dus worden geïnstrueerd om de maatregelen en hygiënevoorschriften uit het corona-protocol binnen de onderneming in alle redelijkheid na te leven. Uiteraard mogen de instructies niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving, zoals het privacyrecht van een werknemer.

Zorg ervoor dat het corona-protocol voor alle werknemers kenbaar is. Stuur het bijvoorbeeld per e-mail naar alle werknemers zodat iedereen het kan raadplegen.

Santies voor niet naleven

Leg in het corona-protocol vast wat de sancties zijn bij het niet naleven van de maatregelen en voorschriften, zodat je bij niet-naleving direct kunt ingrijpen!

Zo kan worden gedacht aan officiële waarschuwingen, schorsingen (met of zonder behoud van loon) en uiteindelijk zelfs ontslag (al dan niet op staande voet).

Beoordeel vanwege de verstrekkende gevolgen van sommige sancties wel altijd of het opleggen daarvan redelijk is. Dit zal afhangen van allerlei omstandigheden, bijvoorbeeld hoe de sancties zijn weergegeven in het protocol (zerotolerancebeleid?), of deze duidelijk waren voor de werknemer, maar uiteraard ook hoe ernstig het niet-naleven door de werknemer is.

Ondernemingsraad / Personeelsvertegenwoordiging

Een corona-protocol, waar maatregelen en hygiënevoorschriften in zijn opgenomen, zal veelal instemmingsplichtig zijn.

Op grond van artikel 27 lid 1 sub d van de Wet op de ondernemingsraden moet namelijk om instemming worden gevraagd voor een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid.

Het is goed om nu al aan de slag te gaan met een corona-protocol voor jouw organisatie. Dat begint met inventariseren wat binnen jullie in de organisatie mogelijk is op 1,5 meter en welke (verscherpte) hygiënemaatregelen kunnen worden genomen.

Bron: DVAN Advocaten