Balans tussen werk en privé als arbeidsvoorwaarde – deel 2

Wat hebben flexibiliteit in het werk en actieve maatschappelijke betrokkenheid met elkaar gemeen?

Het zijn beide HR-instrumenten om de betrokkenheid, loyaliteit en productiviteit van medewerkers te verhogen, en het draagt een steentje bij aan uw imago als goed werkgever.

Uit recent onderzoek¹ is gebleken, dat als organisaties een structureel beleid voeren ten aanzien van flexibiliteit in het tijdstip waarop men werkt, dit een positief effect heeft op de betrokkenheid, tevredenheid en motivatie van medewerkers.
^{(1 – the “Survey on Workplace Flexibility” survey released by WorldatWork 2011.)}

Data tonen aan dat het vrijwillig verloop lager is bij dit soort organisaties. Dus hoe meer flexibiliteit een onderdeel is van uw organisatiecultuur, hoe succesvoller u als werkgever bent in het betrekken en motiveren van medewerkers.

In deel 1 van deze driedelige artikelenreeks ben ik ingegaan op een aantal regelingen om een optimale balans tussen werk en privé te bereiken. In dit deel zoom ik in op twee aspecten: flexibiliteit in het tijdstip en de locatie waarop gewerkt wordt en – iets wat in de toekomst hopelijk meer zal worden toegepast vanuit een zakelijke omgeving – een bijdrage leveren aan de samenleving.

Flexibiliteit

Dit werkt twee kanten op. Werkgever én medewerker horen overeenstemming met elkaar te bereiken welke flexibiliteit van de organisatie wordt verwacht en welke van de medewerker.

De vormen van flexibiliteit waar medewerkers doorgaans voor kiezen zijn glijdende werktijden, parttime werken en thuiswerken.

Parttime werken

Kiest een medewerker hiervoor, dan kan hij zijn privésituatie beter laten aansluiten op het werk. Door bijvoorbeeld alleen de ochtenden te werken, kan hij ’s middags de kinderen uit school opvangen. Of door voor een vaste vrije dag te kiezen, kan hij op die dag mantelzorg verlenen aan zijn ouders.

Uiteraard kunnen de verschillende behoeften in de loop van de tijd veranderen, afhankelijk van in welke levensfase iemand zich bevindt.

Glijdende werktijden

Als een organisatie glijdende werktijden mogelijk maakt voor medewerkers, kunnen deze tijdens zogenaamde bloktijden tussen bijvoorbeeld 9.00 en 16.00 uur werken.

Een voordeel van bloktijden is dat het gemakkelijker is om een minimale bezetting te hebben en handig is voor het plannen van overleg.

De techniek maakt het overigens mogelijk om goed te vergaderen zonder dat iedereen in dezelfde ruimte aanwezig is. En willen managers graag zicht houden op werktijden, dan kan een systeem van activiteitenregistratie, waarin de bestede tijd wordt vastgelegd, uitkomst bieden. Veel organisaties hebben sowieso een vorm van tijdregistratie of resultaatafspraken.

Met glijdende werktijden kan een medewerker zijn thuisschema aanpassen aan de werktijden en kan een organisatie een hectische periode opvangen.

Nogmaals, het is de bedoeling dat dit beide kanten op werkt: de organisatie houdt rekening met de medewerker en de medewerker met de organisatie.

Flexibele werklocaties

Als glijdende werktijden worden gecombineerd met flexibiliteit in de locatie waar het werk plaatsvindt, resulteert dit in nóg meer effect. Iemand kan bijvoorbeeld starten met thuis e-mail af te handelen om daarna naar kantoor te rijden en zo de file te vermijden. Dit is efficiënter én duurzamer, want hij is korter onderweg en de uitstoot is minder.

Productieve energie

Veel mensen hebben aan begin van de dag hun meest productieve energie en die is goed om te besteden aan belangrijke niet-urgente projecten Dit zijn strategische projecten met een deadline die wat verder weg ligt, bijvoorbeeld de jaarlijkse targets.

Vaak wordt alle tijd besteed aan urgente (belangrijke én niet belangrijke) projecten. Het zou goed zijn om de belangrijke niet-urgente projecten aan het begin van de dag in te plannen en te werken in een rustige omgeving, met zo min mogelijk prikkels.

Voor medewerkers die veel bij klanten zijn, is het gemakkelijk om overal toegang te hebben tot mail en bestanden. Zo kunnen ze voorafgaand aan een afspraak nog even de laatste stand van zaken bekijken en na afloop van hun afspraak meteen actie ondernemen. Zo kan de medewerker efficiënt werken, maar kan hij ook de toneeluitvoering van zijn jongste kind op school nog bijwonen.

Sabatical leave

Een zelfde win-win situatie kunt u creëren met een sabatical leave. U biedt uw medewerker de mogelijkheid een aantal maanden onbetaald verlof op te nemen. U maakt afspraken over de betaling van de pensioenpremie en andere zaken die door blijven lopen.

De afwezigheid van uw medewerker, zult u uiteraard willen opvangen in de organisatie, maar als u dit ruim van tevoren plant, hoeft dat geen al te grote problemen opleveren. Het voordeel kan zijn dat de medewerker met hernieuwd elan weer aan de slag gaat.

Bijdrage aan de samenleving

Een ander aspect om de balans tussen werk en privé te verbeteren, is het leveren van een bijdrage aan de samenleving. Veel mensen vinden dit belangrijk in hun leven en zouden dit ook graag in hun werk willen toepassen.

Dit kan vanuit de werksituatie op diverse manieren plaatsvinden, variërend van maatschappelijke stages en gezamenlijk een dag vrijwilligerswerk doen, tot een percentage van de bonus besteden aan een ontwikkelingsproject.

Niet elke medewerker zal hieraan behoefte hebben. Aangezien dit in het teken staat van de balans tussen werk en privé van de medewerker, is het handig als dit gebeurt op basis van vrijwilligheid.

Resultaten actieve maatschappelijke betrokkenheid

Maar waarom zou bijdragen aan de samenleving überhaupt een issue zijn voor een werkgever? Er bestaat een sterke (positieve) correlatie tussen werknemers die vrijwilligerswerk doen en de gewenste houding en gewenst gedrag binnen de organisatie.

Daarnaast zijn veel organisaties die in de top voorkomen van lijstjes van gewilde werkgevers, actief betrokken bij de samenleving. De resultaten van actieve maatschappelijke betrokkenheid zorgen voor verbetering van:

• het imago en opbouwen van goodwill;
• betrokkenheid, loyaliteit en productiviteit van medewerkers;
• mogelijkheden voor teambuilding;
• communicatie tussen management en medewerkers;
• erkenning als goed werkgever;
• het kunnen aantrekken en behouden van medewerkers;
• het creëren van mogelijkheden om aandacht te besteden aan strategische doelen;
• winstgevendheid.

Steentje bijdragen

Zoals ik al eerder aangaf, zijn er legio mogelijkheden voor actieve maatschappelijke betrokkenheid. De organisatie kan medewerkers in de gelegenheid stellen om een dag vrijwilligerswerk te doen in een project van eigen keuze, of in een project waar de hele organisatie aan meedoet.

Men kan een geldelijke bijdrage leveren aan een ontwikkelingsproject dat past bij de organisatie, of projecten initiëren op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Vraag het uw medewerkers en zij zullen met tal van goede ideeën komen. Want daar draait het om, dat medewerkers zich aangesproken voelen en zelf hun steentje willen bijdragen.

Mensen willen namelijk graag deel uitmaken van iets wat groter is dan zichzelf. Actieve maatschappelijk betrokkenheid kan ervoor zorgen dat mensen voelen dat ze het verschil maken.

Lees ook deel 1
Lees ook deel 3