Arbodienst offerte ontvangen? Waar moet u op letten?

Het uitkiezen van een arbodienst die past bij uw visie op arbo, verzuim en duurzame inzetbaarheid kan een tijdrovende en complexe klus zijn. U hebt met meer aanbieders van arbodienstverlening gesprekken gevoerd en komt op het punt dat u een offerte wilt gaan aanvragen. Hoe pakt u dat aan en waar let u op als u de offerte hebt ontvangen?

Een arbodienst heeft informatie over uw organisatie en medewerkers nodig om een goed onderbouwde offerte te kunnen maken. U wilt ook weten met welke aanbieder u te maken heeft.

Selectie- en adviesdienst HR Navigator heeft een checklist voor u gemaakt.

Wat heeft de arbodienst van u nodig?

• Een organisatie-omschrijving: wie bent u, wat doet u, waar staat u voor (visie, missie), werkt u regionaal, landelijk of internationaal en in welke branche?
• Personeelsinformatie: aantal medewerkers, type dienstverbanden, leeftijdsopbouw, opleidingsniveau(s), verhouding man/vrouw, verzuimgegevens zoals meldingsfrequentie verzuim, cijfers, langlopende verzuimdossiers en WIA-dossiers.
• Hoe is de verzuimbegeleiding nu ingericht? Wordt u volledig ontzorgd door een arbodienstverlener of doet u een deel zelf?
• Wat is uw visie op verzuim, arbo en inzetbaarheid, of wilt u juist door een arbodienst geholpen worden in het scherp krijgen van een nieuwe visie? Denkt u bijvoorbeeld meer aan een eigen regiemodel?
• De reden waarom u op zoek bent naar een nieuwe arbodienst. Bent u ontevreden over de huidige arbodienst of hebt u er nog geen en zit u met een medewerker die uitvalt en direct hulp nodig heeft?
• Wat verwacht u nog meer van de arbodienst behalve verzuimbegeleiding? Denk bijvoorbeeld aan medische keuringen, RI&E, Preventief Medisch Onderzoek en ondersteuning bij thema’s als vitaliteit bij oudere werknemers en duurzame inzetbaarheid.
• Gaat u gebruik maken van het verzuimregiesysteem van de arbodienst, of heeft u een eigen systeem en wilt u daartussen een koppeling?
• Hoe ziet u verzuimprotocol eruit?
• Welke expertise heeft u in huis? Wat kunt u zelf en wat wilt u inkopen? Wilt u verzuim en preventie onder een dak, of juist los van elkaar inkopen?
• Met welke providers gaat u werken? Misschien wilt u eigen providers inzetten bijvoorbeeld een fysiotherapeut.

Wij adviseren u zo volledig mogelijk te zijn in het verstrekken van informatie aan de arbodienst en geef waar mogelijk openheid van zaken. De dienstverlener krijgt daardoor een goed beeld van uw organisatie en zal met een op maat gesneden aanbod komen.

Wat moet er beslist in de offerte van de arbodienst staan?

• Wie is de arbodienst? Hoe lang bestaan ze, hebben ze ervaring binnen de branche, wie zijn hun klanten?
• Wat is de visie van de arbodienst over uw specifieke bedrijfssituatie Hoe denken ze bijvoorbeeld het verzuim terug te gaan dringen?
• Volgens welk dienstverleningsmodel ondersteunt de arbodienst hun klanten? Ontzorgen ze hun klanten volledig of werken ze volgens het eigen regiemodel, waarbij de leidinggevende een zieke medewerker begeleidt en zelf wordt ondersteund door een casemanager?
• Hoe wil je dat de bedrijfsarts zijn rol invult: is hij het eerste aanspreekpunt of blijft hij zo lang mogelijk uit beeld en is de casemanager uw eerste aanspreekpunt? Ofwel zit de casemanager in de eerste lijn en de bedrijfsarts in de tweede of andersom?
• Werkt de arbodienst met eigen artsen of externe bedrijfsartsen en in dat geval: krijgt u een vaste bedrijfsarts indien u dat wenst?
• Hoe zit het met de bereikbaarheid van de bedrijfsarts? Werkt hij op locatie van de werkgever of heeft hij een eigen kantoor? En mag u de bedrijfsarts en/of casemanagers zelf selecteren?
• Is de arbodienst wel gecertificeerd of werkt de dienst met gecertificeerde bedrijfsartsen? Er zijn ook arbodiensten die werken met basisartsen onder taakdelegatie van een bedrijfsarts dan wel bedrijfsartsen in opleiding.
• Welke abonnementsvorm biedt de arbodienst? Dit zijn over het algemeen de smaken:
  • een all-in abonnement: je betaalt een vast bedrag per medewerker per jaar. Het voordeel is dat je exact weet wat je betaalt.
  • Een aansluiting op het verzuimregiesysteem van de arbodienst inclusief de bedrijfsarts.
  • Een aansluiting op het verzuimregiesysteem van de arbodienst inclusief de casemanager.
  • Verrichtingenbasis: een aansluiting op het verzuimregiesysteem van de arbodienst en daarbovenop betaalt u voor iedere verrichting van een professional – een bedrijfsarts of casemanager bijvoorbeeld.Let op! Bij deze eerste drie abonnementsvormen is het opletten geblazen. Kijk goed of de lopende verzuimdossiers buiten of binnen het abonnement vallen. Vallen dossiers buiten het abonnement, dan betaal je vaak ook nog inloopkosten. Dit kan aanzienlijke extra kosten opleveren. Vergelijk het met een zorgverzekering waarbij lopende gevallen veelal niet meeverzekerd zijn.
• Duur van het contract en opzegtermijn: er zijn tegenwoordig arbodiensten die bedingen een contractperiode van minimaal drie jaar. Vaak hanteren ze ook een opzegtermijn van drie tot zes maanden. Er zijn slimmere manieren. Spreek bijvoorbeeld een contract voor onbepaalde tijd af met een tussentijdse opzegtermijn van drie maanden. Als het niet bevalt, kun je afscheid van elkaar nemen.
• Geldigheid offerte: gaat u meer offertes vergelijken, dan bent u misschien wel wat tijd kwijt. Spreek daarom een ruime tijdsmarge af tot hoe lang de offerte geldig is. Een half jaar bijvoorbeeld.

Beoordelen van de offerte en presentatie

Vraag meerdere offertes op
Wij raden u aan om meerdere offertes op te vragen, minimaal twee of drie. Zorg er wel voor dat ze alle uitgaan van dezelfde dienstverleningsvorm, want alleen dan kun je de tarieven met elkaar vergelijken.

Een voorbeeld: bij een all-in abonnement spreek je met alle aanbieders af dat de casemanager op de 5e dag in actie komt. Waarom is dat van belang zul je je afvragen? Als een casemanager op verzuimdag 10 in actie komt, zal dat abonnement ongetwijfeld goedkoper zijn dan als een casemanager op de 1e dag al contact legt met de verzuimende medewerker. In de regel is op de 10e dag 80 procent van het verzuim namelijk opgelost. Gaat de casemanager dan bellen, dan hoeft hij minder telefoontjes te doen. Dat lijkt goedkoper maar u accepteert daarmee dat u loon moet doorbetalen tot de 10e dag en als goed werkgever wilt u toch dichter bij de medewerker betrokken zijn. Door korter op je medewerker te zitten, voorkomt u frequent verzuim en heeft u het eerder door als sprake is van psychische klachten door bijvoorbeeld werkdruk.

Direct en persoonlijk contact
Wat verder belangrijk is of u direct telefonisch contact kunt krijgen met de casemanager of bedrijfsarts. Heeft u een vast contactpersoon of krijgt u te maken met een callcenter dat meestal niet zoveel verstand heeft van verzuim en je bedrijf niet goed kent.
Kortom: kies voor een arbodienst die ervoor zorgt dat een casemanager of bedrijfsarts je bedrijf kent en waarmee de lijntjes kort zijn.

Wat is wel en niet inbegrepen in de dienstverlening?
Een basisabonnement is vaak niet meer dan een aansluiting op het verzuimregiesysteem van een arbodienst zonder de inzet van professionals als bijvoorbeeld bedrijfsarts en casemanager. Arbodiensten maken er een kunst van om allerlei diensten toe te voegen aan dit abonnement maar dit zijn veelal verplichte standaarddiensten waarvoor ze niet zoveel hoeven te doen, een second opinion bijvoorbeeld.

Durft de arbodienst een uitspraak te doen over de te verwachten kosten voor verrichtingen op basis van de verkregen informatie? Met andere woorden: is de offerte een nietszeggend prijslijstje op een A4’tje of een op maat gesneden document? Durft de arbodienst zelfs zo ver te gaan dat hij een fixed fee durft af te geven en alles wat hoger uitkomt voor eigen rekening te nemen? Een bonus malus regeling bijvoorbeeld op het gezamenlijk te bereiken resultaat. Tenslotte gaat het hier om een partnership.

Vraag om een persoonlijke toelichting van de offerte
Laat de functionaris meekomen die de contacten gaat onderhouden met u en de medewerkers. Dit kan een casemanager zijn en/of een bedrijfsarts. Beschouw het als een job interview!

Gratis offerte?
Uiteraard is een offerte van een arbodienst gratis. Maar let op, er wordt nog steeds gestunt met gratis arbodienstverlening. Wees beducht en ga er niet op in!

Overige tips

• Begin op tijd met je voorbereiding, er moet veel gebeuren: het overdragen van dossiers van de oude naar de nieuwe arbodienst, het inrichten van het verzuimregiesysteem, het importeren van medewerkergegevens, het trainen van leidinggevenden, etc.
• Betrek de OR zo vroeg mogelijk bij een offertetraject. Zij weten wat er speelt in de organisatie en denken graag mee over een goede arbo-aanpak, een gezonde organisatie is voor iedereen winst!
• Win referenties in: vraag aan de arbodienst of u een paar klanten mag uitvragen over hun ervaringen van de dienstverlening.
• Leg een concrete verzuimcasus voor die nu speelt. Hoe zou de arbodienst deze oppakken?
• Laat de arbodienst voordat u informatie gaat overdragen een geheimhoudingsverklaring tekenen. Ten slotte gaat het hier om gevoelige bedrijfsinformatie. Noem of noteer in geen geval namen van medewerkers of andere privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld medische gegevens.

Bron: HR Navigator