Arbodienstverlening aanbesteden?
Begin met inzicht
Een aanbesteding van arbodienstverlening vraagt meer dan alleen een programma van eisen en een selectieprocedure. De kwaliteit van de uitvraag bepaalt voor een groot deel welke en of aanbieders reageren én welk resultaat het traject uiteindelijk oplevert.
Daarom helpen wij organisaties onder andere in het inzicht krijgen in hun huidige situatie, een marktanalyse en het opstellen van een programma van eisen.
✓ Vrijblijvend gesprek met een specialist
✓ Inzicht in huidige situatie
✓ Duidelijkheid over de juiste aanbestedingsvorm
Arbodienst aanbesteden: wat past bij jouw organisatie?
Een aanbesteding van arbodienstverlening staat of valt met de vraag die je aan de markt stelt. Hoe scherper duidelijk is wat jouw gemeente, zorginstelling, onderwijsinstelling of andere publieke organisatie nodig heeft, hoe groter de kans dat de juiste partijen reageren en zich daadwerkelijk kunnen onderscheiden.
In de praktijk zien we regelmatig dat organisaties veel tijd investeren in een aanbesteding, maar uiteindelijk minder reacties ontvangen dan verwacht of zelfs helemaal geen inschrijvingen krijgen. Ook komt het voor dat juist partijen reageren waarmee zij eigenlijk niet willen samenwerken. Vaak ligt de oorzaak niet in de markt, maar in de uitvraag.
Daarom beginnen wij met het in kaart brengen van de huidige situatie. Daarna kijken we naar de markt en pas vervolgens naar het programma van eisen. Zo ontstaat een aanbesteding die aansluit bij de doelstellingen van de organisatie én bij wat de markt daadwerkelijk kan leveren.
Waarom veel aanbestedingen minder opleveren dan gehoopt
Een aanbesteding voelt vaak als een nieuw begin. Nieuwe leveranciers, nieuwe afspraken en de verwachting dat bestaande problemen eindelijk worden opgelost. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties na een uitgebreid aanbestedingstraject uiteindelijk tegen dezelfde uitdagingen aanlopen als daarvoor.
Dat komt omdat de aandacht vaak uitgaat naar documenten, procedures en offertes. Terwijl de belangrijkste vraag onderbelicht blijft: wat heeft de organisatie eigenlijk nodig?
Een goede aanbesteding begint met de juiste voorbereiding
Wanneer je moet aanbesteden, dan moet je aanbesteden. Dan is de vraag niet óf je opnieuw naar de markt gaat, maar hoe je zorgt dat het traject leidt tot het gewenste resultaat.
Het kan ook zijn dat je tevreden bent over de huidige dienstverlening, maar vanwege wet- en regelgeving of interne inkoopregels opnieuw moet aanbesteden. Dan wil je de uitvraag zo inrichten dat aanbieders worden beoordeeld op de onderwerpen die voor jouw gemeente, zorginstelling, onderwijsinstelling of andere aanbestedende organisatie belangrijk zijn.
Zo vergroot je de kans dat de arbodienst die het beste aansluit bij jouw behoeften – mogelijk zelfs je huidige arbodienst – ook daadwerkelijk als beste uit het traject komt.
De juiste vragen maken het verschil
Veel aanbieders kunnen voldoen aan de basisvoorwaarden van een aanbesteding. De uitdaging zit daarom meestal niet in het vinden van partijen die zich kunnen inschrijven, maar in het zichtbaar maken van de verschillen tussen aanbieders.
Hoe scherper de uitvraag, hoe beter aanbieders kunnen laten zien waarin zij verschillen en wat zij daadwerkelijk toevoegen.
Weet wat je nodig hebt
Een succesvolle aanbesteding begint met een duidelijke vraag. Niet alleen voor de organisatie zelf, maar ook voor de markt. Want hoe beter aanbieders begrijpen wat je zoekt, hoe beter zij kunnen laten zien hoe zij daarop aansluiten.
Daarom brengen we eerst de huidige situatie in kaart. Daarna leggen we die naast de mogelijkheden in de markt. Op basis daarvan ontstaat een programma van eisen dat richting geeft aan de aanbesteding én waarop de markt daadwerkelijk kan én wil reageren.
Zo vergroot je de kans op passende inschrijvingen en een aanbesteding die oplevert wat je vooraf voor ogen had.
Denk je aan een aanbesteding van je arbodienst?
Voordat je maanden investeert in een aanbesteding, is het verstandig om eerst te weten wat er echt speelt.Via onze vragenlijst brengen we jouw huidige situatie in kaart. Zo krijgen we inzicht in de organisatie, de doelstellingen en de uitdagingen die spelen.
Op basis van de analyse bepalen we samen welke vervolgstappen logisch zijn. Daarbij kijken we onder andere naar de doelstellingen van de organisatie, de aanbestedingsplicht en de mogelijkheden voor een aanbestedingstraject.
We houden de analyse tegen de mogelijkheden in de markt. Zo wordt snel duidelijk welke aanbestedingsvorm past en hoe een aanbesteding zo kansrijk mogelijk kan worden ingericht. Met die inzichten bepaal je zelf hoe je verder wilt. Jij houdt altijd de regie.
Klanten van HR Navigator
Klanten over HR Navigator
Ik was huiverig om over te stappen vanwege het gedoe….
“Vlotte behandeling aanvraag en voordracht van een ter zake doende partij.”
“We hebben nu een arbodienst die onze visie deelt maar ook kritisch is. Precies wat we zochten. We zijn nog steeds enthousiast.”
Onze succesgarantie
HR Navigator is al sinds 2009 de grootste en enige 100% onafhankelijke HR-vergelijkingssite.
✓ 100% onafhankelijk
✓ Persoonlijk advies van dé HR-experts van Nederland
✓ Alleen gecertificeerde aanbieders met een 8+ beoordeling
✓ Je wordt niet platgebeld
✓ Geen vriendjespolitiek of verborgen agenda’s
✓ Jouw gegevens zijn veilig
✓ 10x sneller dan zelf doen
✓ Wij helpen iedereen. Altijd!
✓ 21.000 klanten gingen jou voor
Veelgestelde vragen over het aanbesteden van je arbodienst
Wat is een marktconsultatie bij een aanbesteding?
Een marktconsultatie is een verkenning voorafgaand aan een aanbesteding. Daarbij onderzoek je welke aanbieders actief zijn, welke oplossingen beschikbaar zijn en hoe andere organisaties vergelijkbare vraagstukken aanpakken.
Wij zien een marktconsultatie vooral als een manier om scherper te krijgen wat je nodig hebt. Niet om aanbieders alvast hun verkooppraatje te laten houden, maar om te toetsen of je vraag realistisch is, welke mogelijkheden er zijn en hoe je voorkomt dat je straks een aanbesteding publiceert waar nauwelijks passende reacties op komen.
Wanneer moet een arbodienst Europees worden aanbesteed?
Dat hangt af van de opdrachtwaarde en het type organisatie. Voor gemeenten, provincies, waterschappen en andere aanbestedende diensten gelden Europese drempelbedragen. Wordt de drempel overschreden, dan is een Europese aanbesteding verplicht.
Wat is het verschil tussen enkelvoudig, meervoudig onderhands en Europees aanbesteden?
Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding wordt één leverancier uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding worden meerdere partijen gevraagd een voorstel in te dienen. Bij een Europese aanbesteding mag iedere geschikte leverancier inschrijven en gelden aanvullende wettelijke regels.
Welke procedure het meest geschikt is, hangt af van de opdrachtwaarde, de aard van de dienstverlening en de regels die voor jouw organisatie gelden. De procedure is daarbij niet het doel. Het doel is om de juiste arbodienst te selecteren.
Wat zijn de grootste valkuilen bij een aanbesteding van arbodienstverlening?
De grootste fout is denken dat een aanbesteding vanzelf leidt tot een betere arbodienst. Dat klinkt misschien logisch, maar een aanbesteding is slechts een middel. Wanneer vooraf niet duidelijk is wat er beter moet, wordt het lastig om de juiste aanbieder te selecteren.
We zien regelmatig aanbestedingen waarin vooral wordt beschreven wat organisaties nu hebben, in plaats van wat ze nodig hebben. Dan ontstaat een document waarop iedere arbodienst ongeveer hetzelfde antwoord geeft. Het gevolg is dat je uiteindelijk kiest tussen verkooppraatjes in plaats van tussen oplossingen.
Wat is het verschil tussen een tender en een aanbesteding van een arbodienst?
Een aanbesteding is een wettelijk gereguleerde inkoopprocedure met vaste regels en procedures. Voor gemeenten, onderwijsinstellingen, zorginstellingen en andere aanbestedende diensten is een aanbesteding verplicht.
Een tender is een selectieprocedure waarmee organisaties aanbieders vergelijken om tot een keuze te komen. Daarbij is vaak meer vrijheid mogelijk in de inrichting van het traject dan bij een formele aanbesteding.
De mogelijkheden, voor- en nadelen nemen we natuurlijk graag met je door.