Arbodienstofferte ontvangen, waar moet je op letten?
Het vinden van een arbodienst die past bij jouw visie op arbo, verzuim en duurzame inzetbaarheid kan een tijdrovende en complexe klus zijn. Je begint met het opstellen van je wensen en eisen als het gaat om verzuimbegeleiding.
Daarna voer je met meerdere aanbieders van arbodienstverlening gesprekken en komt op het punt dat je een offerte wilt gaan aanvragen. Hoe pak je dat aan en waar let jij op als je de offerte hebt ontvangen?
Een arbodienst heeft informatie over jouw organisatie en medewerkers nodig om een goed onderbouwde offerte te kunnen maken.
Wij adviseren je zo volledig mogelijk te zijn in het verstrekken van informatie aan de arbodienst. Geef zoveel als mogelijk openheid van zaken. De dienstverlener krijgt daardoor een goed beeld van jouw organisatie en zal eerder met een op maat gesneden aanbod komen.
Klanten over HR Navigator
“Onze adviseur Marco gaf hele waardevolle inzichten en zorgde voor richting in onze zoektocht naar een HR systeem. Dank daarvoor.”
“Je wordt gedwongen om goed na te denken over wat je belangrijk vindt en waar je naar op zoek bent. Erg waardevol om HR Navigator in te schakelen.”
“HR Navigator maakte ons ervan bewust dat we eigenlijk met een ander model wilden werken. Ze zijn heel benaderbaar: we hebben regelmatig gebeld om even te sparren, en ze hadden altijd tijd voor ons.”
Wat moet er beslist in de offerte van de arbodienst staan?
✓ Wie is de arbodienst?
Hoe lang bestaan ze, hebben ze ervaring binnen de branche, wie zijn hun klanten?
✓Wat is de visie van de arbodienst over jouw specifieke bedrijfssituatie?
Hoe denken ze bijvoorbeeld het verzuim terug te gaan dringen?
✓ Volgens welk dienstverleningsmodel ondersteunt de arbodienst hun klanten?
Ontzorgen ze hun klanten volledig of werken ze volgens het eigen regiemodel, waarbij de leidinggevende zelf de casemanager is die de zieke medewerker begeleidt, soms nog ondersteund door een externe casemanager?
✓ Hoe wil je dat de bedrijfsarts zijn rol invult?
Is hij het eerste aanspreekpunt of blijft hij zo lang mogelijk uit beeld en is de casemanager van de arbodienst jouw eerste aanspreekpunt? Ofwel zit de casemanager in de eerste lijn en de bedrijfsarts in de tweede of andersom?
✓ Werkt de arbodienst met eigen artsen of externe bedrijfsartsen?
En in dat geval: krijg je een vaste bedrijfsarts indien je dat wenst?
✓ Hoe zit het met de bereikbaarheid van de bedrijfsarts?
Werkt hij op locatie van de werkgever of heeft hij een eigen kantoor? En mag je de bedrijfsarts en/of casemanagers zelf selecteren?
✓ Is de arbodienst wel gecertificeerd en werkt deze met gecertificeerde bedrijfsartsen?
Er zijn ook arbodiensten die werken met basisartsen onder taakdelegatie van een bedrijfsarts of bedrijfsartsen in opleiding.
✓ Welke abonnementsvormen biedt de arbodienst?
Wil je zoveel mogelijk zekerheid? Kies dan voor een uitgebreid full-service abonnement. Hierin is meestal alle inzet van de casemanager en bedrijfsarts inbegrepen. Je kunt ook kiezen voor een basisabonnement. Je betaalt dan een klein basisbedrag per medewerker en ontvangt hier bovenop dan voor elk telefoontje of inzet van de arbodienst een aparte factuur.
✓ Duur van het contract en opzegtermijn
Er zijn tegenwoordig arbodiensten die een contractperiode van minimaal drie jaar bedingen. Vaak hanteren ze ook een opzegtermijn van drie tot zes maanden. Er zijn slimmere manieren. Spreek bijvoorbeeld een contract voor onbepaalde tijd af met een tussentijdse opzegtermijn van drie maanden. Als het niet bevalt, kun je afscheid van elkaar nemen.
✓ Geldigheid offerte
Ga je meer offertes vergelijken, dan ben je misschien wel wat tijd kwijt. Spreek daarom een ruime tijdsmarge af tot hoe lang de offerte geldig is, 30 dagen bijvoorbeeld.
Beoordelen van de offerte en presentatie
Vraag meerdere offertes op
Wij raden je aan om meerdere offertes op te vragen, minimaal twee of drie. Zorg er wel voor dat ze alle uitgaan van dezelfde dienstverleningsvorm, want alleen dan kun je de tarieven met elkaar vergelijken.
Direct en persoonlijk contact
Wat verder belangrijk is of je direct telefonisch contact kunt krijgen met de casemanager of bedrijfsarts. Heb je een vast contactpersoon of krijg je te maken met een callcenter dat meestal niet zoveel verstand heeft van verzuim en je bedrijf niet goed kent.
Kortom: kies voor een arbodienst die ervoor zorgt dat een casemanager of bedrijfsarts je bedrijf kent en waarmee de lijntjes kort zijn.
Wat is wel en niet inbegrepen in de dienstverlening?
Een basisabonnement is vaak niet meer dan een administratieve aansluiting op het verzuimregiesysteem van een arbodienst. De inzet van professionals als bijvoorbeeld bedrijfsarts en casemanager is hier niet bij inbegrepen. Sommige arbodiensten hebben er een kunst van gemaakt om allerlei mooi klinkende diensten toe te voegen aan zo’n abonnement, maar dit zijn veelal verplichte standaarddiensten waarvoor ze niet zoveel hoeven te doen, een second opinion bijvoorbeeld.
Een goede manier om de arbodienst te testen is hen te vragen een uitspraak te doen over de te verwachten kosten voor verrichtingen op basis van de verkregen informatie. Met andere woorden: is de offerte een nietszeggend prijslijstje met tarieven per uur op een A4’tje of een op maat gesneden document?
Durft de arbodienst zelfs zo ver te gaan dat hij een fixed fee durft af te geven en alles wat hoger uitkomt voor eigen rekening te nemen? Een bonus malus regeling bijvoorbeeld op het gezamenlijk te bereiken resultaat. Dit kan soms heel goed werken, maar de arbodienst zal hier meestal wel extra garanties vragen. Tenslotte gaat het hier om een partnership.
Vraag om een persoonlijke toelichting van de offerte
Laat bij voorkeur niet alleen een account manager langskomen, maar nodig ook de deskundige uit die de contacten gaat onderhouden met jou en de medewerkers. Dit kan een casemanager zijn en/of een bedrijfsarts. Beschouw het als een job interview!
Gratis offerte?
Uiteraard is een offerte van een arbodienst gratis. Maar let op, er wordt nog steeds gestunt met gratis arbodienstverlening. Wees beducht en ga er niet op in! Gratis arbo bestaat niet en dit soort contracten zijn fopcontracten, die uiteindelijk veel meer kosten dan het duurste all-in abonnement.
Overige tips
- Begin op tijd met je voorbereiding, er moet veel gebeuren: het overdragen van dossiers van de oude naar de nieuwe arbodienst, het inrichten van het verzuimregiesysteem, het importeren van medewerkergegevens, het trainen van leidinggevenden, etc.
- Betrek de OR zo vroeg mogelijk bij een selectietraject. Zij weten wat er speelt in de organisatie en denken graag mee over een goede arbo-aanpak, een gezonde organisatie is voor iedereen winst!
- Win referenties in: vraag aan de arbodienst of je een paar klanten mag uitvragen over hun ervaringen van de dienstverlening.
- Leg een concrete verzuimcasus voor die nu speelt. Hoe zou de arbodienst deze oppakken?
- Laat de arbodienst voordat je informatie gaat overdragen een geheimhoudingsverklaring tekenen. Ten slotte gaat het hier om gevoelige bedrijfsinformatie.
- Noem of noteer in geen geval namen van medewerkers of andere privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld medische gegevens.
- Hulp nodig bij het aanvragen van een goede offerte? Maak gebruik van onze selectietool.
Zoek en vind inspiratie
Onze ervaring is dat werkgevers lang niet altijd op de hoogte zijn van wat de arbodiensten te bieden hebben en wat eigenlijk normaal is in de markt. Als je denkt dat 5% verzuim normaal is, of dat het eerste contact altijd met een bedrijfsarts moet zijn, of dat het verzuimsysteem er alleen is om het medische dossier van de bedrijfsarts bij te houden, dan sla je de plank toch echt mis.
Laat je inspireren door de kennis van arbodiensten. Nodig er een aantal uit. En kies dan niet automatische voor de aanbeiders die iedereen nog van vroeger kent. De markt is ongelofelijk volwassen, er zijn tientallen professionele aanbieders en er is een spreekwoordelijk dekseltje voor elk potje. Leg aan diverse aanbieders jouw HR-thema’s voor en vraag naar oplossingen. Je zult zien dat er een wereld voor je opengaat.
Kortom: wie buiten eigen kaders en verwachtingen durft te denken, wordt bijna gegarandeerd aangenaam verrast. Arbodienstverleners hebben namelijk echt een berg ervaring en kennen het actuele aanbod. Kies je arbodienst dus vooral niet alleen op harde criteria, maar ook op basis van inspiratie, partnership en innovatief vermogen.
Hoe werkt HR Navigator?
Vind gratis, makkelijk en snel de arbodienst die bij jou pastOnze succesgarantie
HR Navigator is al sinds 2009 de grootste en enige 100% onafhankelijke HR-vergelijkingssite.
✓ 100% onafhankelijk
✓ Persoonlijk advies van dé HR-experts van Nederland
✓ Alleen gecertificeerde aanbieders met een 8+ beoordeling
✓ Je wordt niet platgebeld
✓ Geen vriendjespolitiek of verborgen agenda’s
✓ Jouw gegevens zijn veilig
✓ 10x sneller dan zelf doen
✓ Wij helpen iedereen. Altijd!
✓ 21.462 klanten gingen jou voor
