Loonadministratie

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is de administratie die nodig is om medewerkers correct te betalen en de bijbehorende loonheffingen en andere loongegevens te verwerken. Denk aan het berekenen van het bruto- en nettoloon, verwerken van toeslagen en vergoedingen, inhouden van loonheffingen en opstellen van loonstroken en jaaropgaven.

De termen loonadministratie en salarisadministratie worden in de praktijk door elkaar gebruikt en betekenen hetzelfde.

Een goede loonadministratie zorgt er niet alleen voor dat medewerkers het juiste salaris ontvangen. De werkgever gebruikt de gegevens ook om bijvoorbeeld aangifte loonheffingen te doen en te voldoen aan administratieve verplichtingen.

Wat valt er onder de loonadministratie?

Voor iedere loonperiode moeten verschillende gegevens worden verzameld en verwerkt. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van de organisatie en de medewerker.

Onder de loonadministratie vallen bijvoorbeeld:

• het afgesproken brutoloon en de gewerkte uren;
• loonheffingen en andere inhoudingen;
• vakantiegeld, bonussen en toeslagen;
• pensioenpremies;
• vergoedingen en eventuele bijtellingen;
• de berekening van het nettoloon;
• het opstellen van loonstroken;
• de aangifte loonheffingen;
• wijzigingen die gevolgen hebben voor het salaris, zoals een aanpassing van de arbeidsduur of salarisverhoging;
• het opstellen van jaaropgaven.

Is een loonadministratie verplicht?

Een werkgever die personeel in dienst heeft en inhoudingsplichtig is voor de loonheffingen, moet een loonadministratie bijhouden. Daarin moeten de gegevens worden vastgelegd die nodig zijn om de loonheffingen correct te kunnen berekenen en aangeven.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor een correcte verwerking. Dat betekent niet dat de loonadministratie ook intern uitgevoerd moet worden. Een organisatie kan ervoor kiezen om de salarisadministratie zelf te verzorgen of deze uit te besteden aan een gespecialiseerde partij.

Waarom is een correcte loonadministratie belangrijk?

Een fout in de loonadministratie kan verder doorwerken dan alleen het salaris dat een medewerker die maand ontvangt. Een verkeerde invoer kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor de loonheffingen, pensioenpremies, vergoedingen, loonstrook en jaaropgave.

Salarissoftware neemt daarbij niet alle risico’s weg. Software kan berekeningen automatiseren, maar daarvoor moeten de ingevoerde gegevens en de inrichting van het systeem wel kloppen. Ook wijzigingen in bijvoorbeeld cao-afspraken, verlof, pensioen of vergoedingen moeten correct worden verwerkt.

Juist daarom vraagt loonadministratie om actuele kennis en zorgvuldige controle door een salarisadministrateur.

Zelf doen of uitbesteden?

Een organisatie kan de loonadministratie intern uitvoeren of uitbesteden. Welke keuze het beste past, hangt onder andere af van de omvang van de organisatie, de aanwezige kennis en de complexiteit van de salarisverwerking.

Bij een interne loonadministratie blijft de kennis binnen de organisatie en houd je de verwerking zelf in handen. Daar staat tegenover dat voldoende actuele kennis beschikbaar moet zijn en dat de administratie niet te afhankelijk moet worden van één medewerker.

Bij uitbesteden wordt de salarisverwerking geheel of gedeeltelijk uitgevoerd door een externe specialist. Dat kan bijvoorbeeld interessant zijn wanneer specialistische kennis ontbreekt, de administratie kwetsbaar is bij ziekte of vertrek, of wanneer een organisatie extra controle wil op de salarisverwerking.

Wie twijfelt of de huidige administratie nog goed is ingericht, kan de salarisadministratie laten controleren of uitbesteden.