Hoe kies je een HRM-Systeem dat goed bij jou past?

Het kiezen van een HRM-systeem dat goed aansluit bij jouw organisatie, behoeften en situatie is lastig. Er zijn veel verschillende aanbieders, systemen en pakketten, dus hoe maak je een goede keuze? Welke mogelijkheden zijn er allemaal? En vooral, hoe kom je er achter wat je echt nodig hebt? We helpen je hier graag bij, zodat de keuze voor een HRM-systeem die echt bij jou past makkelijker wordt.

Leer je eigen behoeften goed kennen

Kijk voordat je een keuze maakt voor een HRM-systeem eerst goed naar je eigen behoeften. Hoe zit je organisatiestructuur in elkaar, welke korte- en lange termijn doelstellingen heb je, welke rol en verwachtingen hebben je medewerkers hierin, hoeveel verantwoordelijkheid wil je bij wie neerleggen en hoeveel tijd wil je zelf bezig zijn met een goede HR administratie? Allemaal prima vragen die bijdragen aan het leren kennen van je eigen behoeften. Het zijn ook best lastige vragen wanneer je hier nog niet eerder over hebt nagedacht, ook als je er al wel eerder over hebt nagedacht blijven ze vaak lastig. Een tip die het inzichtelijk maken van deze vragen makkelijker maakt, is om alles op te schrijven: hoe gaan de processen nu, waar wil je verbetering zien, hoeveel taken en verantwoordelijkheden kan en wil je bij je leidinggevenden en medewerkers neerleggen, en wat levert dit je op? Wil je dat wij met je meedenken hierover? Dat doen we graag en gratis op basis van onze kennis en ervaring met veel verschillende aanbieders van HRM-systemen.

De mogelijkheden van HRM-systemen

Om een goede keuze te maken voor een HRM-systeem, is het dus belangrijk om je eigen behoeften en wensen te (leren) kennen. Bovenstaande vragen geven je inzicht in je huidige processen en waar je verbetering wilt zien. We nemen je nu mee in de verschillende mogelijkheden van HRM-systemen, wie weet geven deze mogelijkheden je nieuwe inzichten waar je nog niet eerder aan hebt gedacht. Uiteindelijk hebben we scherp in beeld waar je naar op zoek bent en kunnen we de best passende aanbieders matchen op jouw behoeften.

Een HRM-basispakket

Elk HRM-systeem bestaat uit in ieder geval een basis-personeelsregistratie. Hiermee houd je digitaal bij wie je in dienst hebt, inclusief alle gegevens van deze persoon zoals de NAW-gegevens, functie en begin- en einddatum van het contract. Vaak kun je hier ook nog documenten uploaden en notities in kwijt. Dit is een simpele manier om overzicht te bewaren en werkt goed voor kleinere organisaties die hun registratie zelf op een nette manier willen bijhouden.

60 powertips die elke HR-professional moet kennen

Meld je aan voor de dagelijkse powertip

In onze dagelijkse powertip vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over Arbo, Verzuim en HR. We delen de belangrijkste tips en eye-openers die we hebben opgedaan bij het ondersteunen van duizenden klanten.

Inschrijven powertips

Een HRM-basispakket plus

Wil je een stap verder gaan dan alleen het basispakket, dan kan de ESS (employee self service) een goede uitbreiding zijn binnen je HRM-systeem. Met de ESS geef je medewerkers zelf de verantwoordelijkheid om hun gegevens up-to-date te houden. Wanneer ze bijvoorbeeld verhuizen, geven ze zelf hun adreswijziging door. Deze uitbreiding is een groot voordeel voor jou als werkgever, je bespaart veel tijd en geeft medewerkers vertrouwen met deze eigen verantwoordelijkheid. En wil je ook dat managers toegang hebben tot de HR-dossiers van hun eigen afdeling of team, dan kan dit met de uitbreiding MSS (manager self service). Met deze uitbreiding geef je de manager de verantwoordelijkheid over het actueel houden van de gegevens van hun eigen afdeling of team.

Op beide uitbreidingen kun je ook nog extra functionaliteiten toevoegen om medewerkers en managers nog meer verantwoordelijkheid te geven. Eén van de functionaliteiten die vaak wordt gebruikt is het aanvragen van verlof. Dit doen medewerkers dan zelf in het HRM-systeem of via een app, de manager krijgt hiervan een notificatie en keurt deze wel of niet goed. Het systeem houdt op deze manier zelf bij hoeveel vakantiedagen iemand nog heeft. Je hoeft nu dus niet zelf nog alles te berekenen aan het einde van het jaar of wanneer iemand uit dienst gaat. Een andere functionaliteit die vaak wordt toegevoegd, is het bijhouden van verzuim. Wanneer dit binnen je HRM-systeem is opgenomen, adviseert het systeem je over de stappen en activiteiten die jij als werkgever moet uitvoeren bij verzuim en ontvang je hier notificaties van. Dit is handig, omdat er bepaalde regels wettelijk zijn vastgelegd waar jij je als werkgever aan moet houden bij verzuim.

Een HRM-basispakket met extra functionaliteiten

Wanneer je bovenstaande leest en het gevoel hebt dat deze mogelijkheden te basic zijn voor jouw organisatie, dan ben je waarschijnlijk al wat groter. In dit geval kun je kiezen voor een HR-basispakket met extra functionaliteiten zoals:

• Beoordelingssysteem
• Werving en selectiesysteem
• Rooster
• Planningssysteem
• Tijdregistratiesysteem
• Competentiemanagementsysteem: welke vaardigheden moet iemand hebben
• Ontwikkelprogramma’s voor opzetten
• Recruitment

Alle functionaliteiten zijn erop gericht om jouw werk zo makkelijk en efficiënt mogelijk te maken. Vaak kun je binnen de functionaliteiten nog keuzes maken, om ze helemaal aan te sluiten op jouw werkwijze. Werk je bijvoorbeeld met 360-graden feedback als beoordelingssysteem, of juist een doorlopende gesprekscyclus met je medewerkers, dan kun je dit koppelen om de juiste registratie bij te houden. En voor het aantrekken van nieuwe medewerkers koppel je je manier van werven aan vacatureplatformen, zodat je nog sneller de juiste persoon vindt en overzicht houdt over alle kandidaten.

Een flexibel HRM-pakket met maatwerkmogelijkheden

Wil je meer maatwerk in je HRM-pakket en zelf bepalen welke koppelingen er zijn met welke functionaliteiten? Dit kan middels maatwerkoplossingen. Je kijkt samen met een HR-professional naar je behoeften en wat er speelt binnen jouw organisatie en op deze manier pas je het HRM-systeem hierop aan. Nu heb je een omgeving die volledig aansluit bij jouw organisatie, behoeften en doelstellingen. En natuurlijk ook eentje die meegroeit met je ambities.

Een HRM-systeem inclusief salarisadministratie

Kleine werkgevers besteden de salarisverwerking vaak uit aan de accountant of aan het administratiekantoor. Dit is natuurlijk reuze handig, maar een dure oplossing. Vanaf ongeveer 30 medewerkers wordt het lucratief om de salarisverwerking meer in huis te halen. Omdat je toch je eerste HR-pakket gaat aanschaffen, biedt een geïntegreerde salarisoplossing uitkomst. Jij voert direct in het HR-pakket de mutaties en declaraties in, de software-aanbieder levert de salarisservice. Op die manier haal je minimaal één schakel uit de keten en bespaar je elke maand op de kosten. Word je nog groter en ben je toe aan een interne salarisadministratie? Dan is een volwaardige salarismodule de oplossing voor jou. Medewerkers kunnen via ESS zelf hun loonstroken en jaaropgave inzien.

De kosten voor een HRM-systeem

Het verbaast je waarschijnlijk niet dat de kosten enorm uiteenlopen voor HRM-systemen. Wanneer je kiest voor de basic mogelijkheden, dan ben je al voor een paar euro per medewerker per maand klaar en zijn de configuratie- en implementatiekosten te overzien. Kies je voor een echte maatwerkoplossing bij een gerenommeerde speler, dan kunnen de kosten in het eerste jaar oplopen tot vele tienduizenden euro’s. Op basis van je eigen behoeften en de mogelijkheden die hierop aansluiten bepaal je zelf met welk budget realistisch is. Laat je hier vooral over adviseren, dat voorkomt scheve verwachtingen.

Waar let je nog meer op bij het kiezen van een HRM-systeem?

Nu je je eigen behoeften en budget goed kent, is het tijd om na te denken over de beste samenwerkingspartner met het juiste systeem voor jou. Naast dat je hebt onderzocht wat de mogelijkheden en functionaliteiten van het systeem zijn, let je ook op de kwaliteit en de ondersteuning die je krijgt bij onder andere de implementatie van het systeem. Je wilt dat de implementatie soepel verloopt, omdat alle gegevens één op één overgezet worden en je het nieuwe systeem direct gebruikt. Let er ook goed op hoe alle gegevens opgeslagen worden en dat dit AVG-proof is, het gaat hier immers om privacygevoelige gegevens van je medewerkers.

En hoe kies je dan het juiste HRM-systeem?

Leer je eigen behoeften en ambities goed kennen, ga op onderzoek uit naar de mogelijkheden, naar de verschillen tussen de systemen en praat eens met vergelijkbare organisaties en waar zij mee werken. Heb je nu een breed beeld van de mogelijkheden en wat goed bij jouw situatie past, praat dan ook nog uitgebreid met de partijen die kunnen voldoen aan jouw wensen. Op deze manier verzamel je een breed palet aan informatie, zodat je een zo objectief mogelijk beeld krijgt van alle mogelijkheden.