Met deze tips pak je kort verzuim aan
Medewerkers die zich ziek melden gebeurt in elke organisatie. Een griepgolf, een drukke periode in het werk, buikgriep na een iets te uitbundige barbeque of ouders met kleine kinderen; het zijn allemaal redenen om een paar dagen (flink) ziek of in elk geval afwezig te zijn. Niets aan de hand en geen groot probleem toch? Klopt, meestal is er gelukkig niks aan de hand en is het probleem te overzien. Zolang kort verzuim niet al te vaak voorkomt en het werk kan worden uitgesteld naar de volgende dag of het eenvoudig kan worden opgevangen door collega’s. Maar wat als een medewerker zich wel vaker ziek meldt? Dan is het zaak om er actief mee aan de slag te gaan.
Kort verzuim leidt tot lang verzuim en het verloop van medewerkers
Hoewel de meeste verzuimmeldingen maar kort duren, is de impact wel degelijk groot: er moeten afspraken verzet worden, een vervanger moet worden gezocht of het werk blijft deze dagen liggen. Maar de belangrijkste reden om kort verzuim aan te pakken, is dat uit de statistieken blijkt dat frequent kort verzuim vaak leidt tot lang verzuim én tot verloop. En bij zowel lang verzuim als bij ongewenst vertrek van talent zullen medewerkers vervangen moeten worden. De consequenties voor jou als werkgever zijn dus veel en veel groter dan die paar ‘gemiste’ werkdagen bij kort verzuim. Daarom deze tips om kort verzuim aan te pakken.
1. Feiten op tafel
Zorg voor inzicht in de verzuimhistorie bij leidinggevenden en een procedure om kort verzuim aan te pakken. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wat de stappen zijn en wat er van hem of haar wordt verwacht. Is dit bijvoorbeeld de derde melding van deze medewerker binnen een jaar? Dan volgt een “frequent verzuimgesprek”.
2. Ga in gesprek
In het frequent verzuimgesprek is het belangrijk om positieve belangstelling voor de medewerker te tonen, maar ga niet in op de medische oorzaak van de ziekmeldingen (dit mag niet). Zit de medewerker lekker in zijn of haar vel en in het werk? Kun je als werkgever iets doen om de medewerker te helpen?
Meestal zijn de verzuimmeldingen legitiem, bijvoorbeeld bij een migraine of griepje, maar dit is niet altijd het geval. Want als blijkt dat het eigenlijk baal- of zorgdagen voor ouders of kinderen zijn, of als de medewerker in zijn werk domweg te zwaar belast wordt en af en toe moet bijkomen, dan is een goed om hierachter te komen. Door met elkaar over de oorzaak te praten, kom je vaak al tot een goede oplossing. Kortom, maak zaken bespreekbaar en probeer vooral samen oplossingen te vinden.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 50 PMO aanbieders
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste PMO aanbieders al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke PMO vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé PMO experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Ontvang snel 3 PMO offertes
3. Een bezoek aan de bedrijfsarts
Soms is het goed de medewerker een preventief bezoek aan de Bedrijfsarts te laten brengen. Die kan de situatie binnen de veilige spreekkamer vanuit een meer sociaal medisch perspectief bespreken. Zit er misschien meer achter het regelmatige verzuim? Wat zijn de klachten? Wat is de oorzaak? De Bedrijfsarts mag de situatie volledig uitvragen, om tot een zo realistisch mogelijk beeld te komen van de medewerker en zijn situatie.
Aan de hand van dit gesprek adviseert de Bedrijfsarts jou als werkgever. Vaak zal hij oordelen dat er niets aan de hand is, soms initieert hij om een gesprek met de leidinggevende of P&O. Is er wel een aanwijsbare medische oorzaak, dan kan hij ook direct doorverwijzen naar een specialist. Voor de medewerker is het vaak een opluchting om een keer te moeten praten over wat hij (of zij) ervaart en een gesprek met de Bedrijfsarts is altijd vertrouwelijk.
3. Pak zelf de oorzaken aan
Werkdruk, (latente) arbeidsconflicten, een gebrek aan regelmogelijkheden of waardering en organisatorische chaos zijn de grootste oorzaken van kort (en lang) verzuim. Hoe gaat dit binnen jouw organisatie? Zijn er onderwerpen waarvan je de oorzaak kan aanpakken? Denk eens aan deze vragen:
- Hoe is de werkdruk?
- Hoe gaat men met elkaar om?
- Uit men waardering onderling?
- Voelt men zich gewaardeerd?
- Ervaart men ruimte om zijn eigen tijd in te delen?
- Hoe is de werk-privé balans?
Het is van groot belang dit boven tafel te krijgen en om er vervolgens ook echt mee aan de slag te gaan. Laat medewerkers ervaren dat je de oorzaken actief aanpakt en dat je hen nodig hebt om hier werkelijk veranderingen in aan te brengen.
4. Help de leidinggevenden
Leidinggevenden kennen hun medewerkers als geen ander, zij weten wat er speelt op de werkvloer. Hierdoor kunnen ze gemakkelijker het gesprek aangaan met hun medewerkers, ook over verzuim. Maar daar moet jij de leidinggevenden wel een handje bij helpen. Maak duidelijk hoe je als werkgever aankijkt tegen verzuim en welke rol de leidinggevenden hierin heeft. Faciliteer ze met een goed systeem, een duidelijke procedure, de juiste cijfers en praktische trainingen hoe zij verzuim bespreek kunnen maken. Let op: de direct leidinggevende is by far het meest belangrijk om kort verzuim aan te pakken.
5. Betrek je arbodienst bij je verzuimaanpak
Je arbodienst adviseert niet alleen over langdurig verzuim, maar kan je ook helpen bij een beleid om kort verzuim aan te pakken. Bespreek met hen de situatie en vraag om hun ervaringen. Zij hebben hier dagelijks mee te maken en geven op basis van hun ervaring en expertise bij vergelijkbare organisaties advies. Ben je nog op zoek naar een arbodienst of verzuimspecialist die je hierbij kan helpen? Wij geven je hier graag en op een transparante manier advies over, aan de hand van jouw behoeften.
Maak kort verzuim een onderdeel van je verzuimbeleid
Niet alleen bij langdurig verzuim zijn de financiële consequenties groot. Ook kort verzuim eet een behoorlijke hap uit je verzuimbudget. Het aanpakken van beide soorten verzuim, is daarom een belangrijk onderdeel van je verzuimbeleid. Neem je OR, de leidinggevenden en alle medewerkers hierin mee, om ook hen bewust te maken van gezond werken.
