De beste HRM software voor je organisatie?
✓ Vergelijk gratis 50 HRM software aanbieders
✓ Persoonlijk advies van dé HRM software experts van Nederland
✓ Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ Snel 3 offertes van de beste HRM software aanbieders
Gratis en 100% onafhankelijk
10x sneller dan zelf doen
15.000+ klanten gingen jou voor
HRM-software is een goede investering voor jouw organisatie. HRM-software haalt namelijk veel druk weg bij HR, omdat het zorgt voor automatisering van verschillende HR zaken. HRM-software is een breed begrip - of het nu gaat om het verwerken van declaraties, de personeelsadministratie, verlof of Employee Self Service (ESS), er zijn ontzettend veel systemen. Elk systeem heeft zijn specifieke kenmerken, waardoor er niet één systeem als beste is aan te wijzen.
Op deze pagina lees je wat HRM-software is en wat het voor jou en jouw organisatie kan doen. Heb jij na het lezen van deze pagina toch nog vragen over HRM-software of andere HR-uitdagingen, twijfel niet om contact met ons op te nemen.
HRM, wat is dat?
De term HRM, je wordt ermee doodgegooid. Maar wat houdt het nou precies in? HRM is de afkorting van Human Resource Management en is eigenlijk meer een hippe term die nu veel wordt gebruikt. HRM is eigenlijk hetzelfde als personeelsbeleid, personeelszaken, P&O en/of strategisch personeelsmanagement. Het heeft dus alles te maken met het managen van het personeel binnen een organisatie, met als doel de productiviteit en effectiviteit maximaliseren.
Wat is HRM-software?
HRM-software is een softwarepakket dat alle processen rondom personeelszaken stroomlijnt. Via één centrale database kun je zaken, die voorheen handmatig geregistreerd werden, efficiënt automatiseren in een simpele omgeving.
Bespaar de HR afdeling veel tijd
Een organisatie met veel personeel heeft vaak een aparte HR-afdeling. Zij focussen zich op alles wat te maken heeft met het personeel. Zo worden gewerkte uren, declaraties, verlofaanvragen en het salaris hier verwerkt. Maar ook worden verzuimdagen geregistreerd, contracten gemaakt, dossiers bewaakt en beoordelingen en evaluaties voorbereid. Dit alles kost een hoop tijd. Met de juiste HRM-software bespaart de afdeling veel tijd bij deze verschillende HR zaken. De HR medewerkers hebben met HRM-software nu tijd voor de écht belangrijke zaken.
HRM-software is ook voordelig voor andere afdelingen
Met HRM-software bespaar je niet alleen tijd voor de HRM-medewerker, ook de rest van je organisatie doet er zijn voordeel mee. Zij hoeven namelijk niet meer voor ieder kleinigheidje aan te kloppen bij HR. Het personeel kan in veel gevallen heel eenvoudig zelf informatie aanpassen. Denk aan het doorgeven van een adreswijziging, het opvragen van een telefoonnummer van een collega, het indienen van een verlofaanvraag en het nakijken van de eigen salarisstrook. De HR-professional behandelt de binnengekomen verzoeken en de HR-software verwerkt alles vliegensvlug én automatisch in de personeelsadministratie. Dit scheelt iedereen veel tijd!
E-HRM-systemen
Behalve HRM-systemen zijn er ook E-HRM-systemen. Bij E-HRM-systemen kan de HRM-software online worden gebruikt. Het is namelijk mogelijk HR-software op je eigen server te implementeren, maar je kunt ook kiezen voor software in de cloud. Je hebt dan een Human Resource Managementsysteem dat vanaf elk apparaat en vanaf iedere locatie te bereiken is.
Dankzij de automatisering van alle HR-processen in één HRM-systeem wordt de efficiëntie van de organisatie aanzienlijk verhoogd. Een win-win situatie!
Welke functionaliteiten biedt een HRM-systeem?
Welke functies kun je allemaal automatiseren met HRM-software? We zetten er een aantal op rij:
HRM-dossier
Werving & selectie
Declaraties & bruikleen
Verlof & verzuimregistratie
Beoordeling & evaluatie
Tijdregistratie
HRM-salaris
1. HRM-dossier
Met de juiste HRM-software maak je eenvoudig per werknemer een elektronisch dossier aan. In dit dossier beheer je digitaal contracten, loonstroken en persoonsgegevens. Ook formulieren, e-mails, brieven en verslagen kun je hier handig bij elkaar bewaren. Met één druk op de knop vraag je per werknemer het digitale HRM-dossier op.
2. Verlof- en verzuimregistratie
Het kost tegenwoordig veel tijd en moeite om nieuwe werknemers te werven. Maar met de juiste HRM-software wordt de werving en selectie vereenvoudigd! Er zijn namelijk HRM-systemen die ondersteuning bieden bij de wervings- en selectieprocedure van nieuwe werknemers. Denk aan vacatures, sollicitaties en het in dienst nemen van nieuw personeel.
3. Declaraties & bruikleen
Verwerk kosten die gemaakt worden door werknemers eenvoudig in het pakket. Denk aan reiskosten, verblijfkosten, scholingskosten, onkosten. Daarnaast houd je goed overzicht op ter beschikking gestelde goederen, zoals bedrijfskleding, telefoons, sleutels of een laptop. Ook dit registreer je eenvoudig in het systeem.
4. Werving & selectie
Medewerkers vragen gemakkelijk en snel een snipperdag, vakantieweek of onbetaald verlof aan via de HRM-software. De HRM-medewerker ziet snel de bezetting van de afdeling en keurt de aanvraag goed of af. Ook ziekte van een werknemer wordt geregistreerd, zodat precies bijgehouden kan worden wanneer welke actie ondernomen dient te worden.
5. Beoordeling & evaluatie
Afspraken die worden gemaakt tijdens beoordelingsgesprekken en resultaten van functioneringsgesprekken worden vastgelegd in het programma. Ook opvolgende evaluaties worden hierin geregistreerd. Zo kun je altijd snel zien wat is afgesproken en of doelen zijn behaald.
6. Tijdregistratie
Afspraken die worden gemaakt tijdens beoordelingsgesprekken en resultaten van functioneringsgesprekken worden vastgelegd in het programma. Ook opvolgende evaluaties worden hierin geregistreerd. Zo kun je altijd snel zien wat is afgesproken en of doelen zijn behaald.
7. HRM-salaris
Vaak kun je HRM-software koppelen met een salarissysteem. Alle gewerkte uren, verlofdagen, declaraties en meer worden dan maandelijks overzichtelijk en nauwkeurig verwerkt. Alle loonstroken, jaaropgaven en loonaangiftes worden digitaal opgeslagen in het HRM-systeem, waardoor HR veel minder administratieve werkzaamheden hoeft uit te voeren betreffende het salaris.
Wat is een beoordelingssysteem?
Een beoordelingssysteem geeft inzicht in zowel de individuele prestaties van werknemers als de organisatorische prestaties en doelstellingen. Alle informatie wordt in een digitaal en actueel dossier verzameld. Van afspraken over de ontwikkeling en vaardigheden van de werknemer tot de feedback, ze zijn allemaal in dit HRM-dossier te vinden. Met één druk op de knop heb je het dossier van een betreffende werknemer bij de hand en weet je alles over de kennis, ontwikkeling, vaardigheden, competenties en doelen van deze medewerker. Je ziet dus snel aan welke zaken gewerkt kan worden en wat er nog wordt verwacht. Komt er een functie binnen de organisatie vrij, dan heb je ook direct inzicht in wie intern het beste bij deze functie past.
Maak feedback geven makkelijker
Kritiek geven en krijgen is altijd moeilijk. Hoe kun je op de juiste manier feedback geven tijdens een functioneringsgesprek of feedback vragen? Welke beoordelingscyclus moet je hanteren? Hier is niet echt een duidelijk antwoord op te geven. Beoordelen gaat niet over systemen, maar over mensen. En mensen kun je nu eenmaal niet allemaal in dezelfde hokjes plaatsen. Het is daarom verstandig om, zeker bij een grotere organisatie met veel werknemers en afdelingen, meerdere beoordelingscyclussen te hanteren. In een digitaal beoordelingssysteem is dat geen enkel probleem.
Ter voorbereiding van een functioneringsgesprek hoef je geen papieren dossiers meer door te spitten. Je kunt ook eenvoudig een evaluatieformulier maken en opslaan bij de betreffende werknemer. De komst van een beoordelingssysteem vervangt de papieren rompslomp van allerlei losse documenten en bespaart dus een hoop tijd, tot groot plezier van de HR-afdeling.
Wat is competentiemanagement software?
Een beoordelingssysteem geeft inzicht in zowel de individuele prestaties van werknemers als de organisatorische prestaties en doelstellingen. Alle informatie wordt in een digitaal en actueel dossier verzameld. Van afspraken over de ontwikkeling en vaardigheden van de werknemer tot de feedback, ze zijn allemaal in dit HRM-dossier te vinden. Met één druk op de knop heb je het dossier van een betreffende werknemer bij de hand en weet je alles over de kennis, ontwikkeling, vaardigheden, competenties en doelen van deze medewerker. Je ziet dus snel aan welke zaken gewerkt kan worden en wat er nog wordt verwacht. Komt er een functie binnen de organisatie vrij, dan heb je ook direct inzicht in wie intern het beste bij deze functie past.
Competentiemanagement, wat houdt dat in?
Vanuit het competentiemanagement systeem kun je medewerkers beoordelen. Competentiemanagement betekent dat je de kenmerken en vaardigheden van je medewerkers herkent, toepast en verder ontwikkelt. Het doel is werknemers te laten groeien, zodat zij hun werk beter doen en de doelstellingen binnen de organisatie worden behaald. Niet alleen kennis opgedaan door opleiding, training en ervaring speelt hierin mee, ook wordt gekeken naar persoonlijkheid, motivatie en gedrag. Iemand met veel computerkennis hoeft niet per se een goede verkoper in computers te zijn. Wellicht mist diegene wel de overtuigingskracht van een goed verkoopgesprek.
Welke bedrijfsdoelen moeten behaald worden? Welke competenties zijn daarvoor nodig? Heb je dit duidelijk voor ogen, dan kun je hier rekening mee houden bij het opleiden of aannemen van personeel. Met de verschillende tools en mogelijkheden van competentiemanagement software structureer je het gehele groei- en ontwikkelproces van je medewerkers en met één druk op de knop zie je over welke talenten en competenties je werknemers beschikken.
Wat is een declaratiesysteem?
Een declaratiesysteem kan een onderdeel zijn van HRM-software. In deze database worden dan alle declaraties van de medewerkers verzameld. Via een declaratie app of ESS (Employee Self Service) portal kan een werknemer zijn of haar declaratie indienen. De medewerker kan eenvoudig een scan of foto van de bon uploaden en daarbij aangeven hoe hoog de kosten zijn en om welk type kosten het gaat. De verantwoordelijke HR-professional ontvangt het declaratieverzoek en kan snel met één druk op de knop de aanvraag goedkeuren. De goedgekeurde declaraties gaan dan automatisch via de database naar HRM-salaris en worden vervolgens verwerkt en uitgekeerd. Niet alleen HR heeft inzicht in het declaratiegedrag van medewerkers, ook de werknemer zelf kan via ditzelfde systeem zien wat de status van zijn of haar declaraties is. Formulieren, stempels en handtekeningen zijn met een declaratiesysteem dus voorgoed verleden tijd. Dat scheelt weer tijd en geld.
Wat is een ESS systeem?
ESS staat voor Employee Self Service en is onderdeel van een HRM-systeem. Software voor ESS biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen informatie in te zien en aan te passen. Het gaat om persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt. Minder efficiënte werkwijzen, zoals het doorgeven van verlofaanvragen en extra uren via e-mail aan de HR-medewerker, behoren met ESS tot het verleden. Taken van de personeelsadministratie worden hierdoor verlicht. Immers krijgen de medewerkers zelf meer verantwoordelijkheid. Nog een fijne bijkomstigheid is dat de kans op fouten kleiner wordt.
Wat kan een medewerker met ESS?
Via een portaal voor ESS kunnen medewerkers:
- Loonstroken en jaaropgaven online inzien of opvragen; het printen of e-mailen van loonstroken en jaaropgaven is niet meer nodig. Hiermee is gelijk een digitaal archief van loonstroken en jaaropgaven beschikbaar;
- Hun persoonlijke dossier raadplegen. Denk bijvoorbeeld aan carrière- en loopbaanplanning, arbeidsvoorwaarden, verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken;
- Persoonlijke gegevens aanpassen. Bijvoorbeeld een adreswijziging, een gezinsuitbreiding, behaalde diploma’s of cursussen, of specifieke werkervaring;
- Ziek- en herstelmeldingen doen; een werknemer kan zich vanuit huis ziek melden en hersteld melden. Vaak is er ook een koppeling met het systeem (en de workflow) van een arbodienst om de ziekmelding te volgen;
- Gegevens van collega’s inzien; bijvoorbeeld een telefoonnummer of e-mailadres.
- Verlof aanvragen, registreren en raadplegen. Of bijvoorbeeld vakantieverlof van directe collega’s kunnen inzien;
- Directe- en indirecte uren registreren, goedkeuren en opvragen;
- Declaraties indienen van bijvoorbeeld zakelijke reiskosten, lunchkosten of het aanschaffen van bepaalde artikelen.
Welke voordelen biedt ESS?
Niet alleen de medewerker heeft voordelen van het gebruik van ESS-software, ook de organisatie profiteert hiervan.
1) Kostenbesparing & administratieve lastenverlichting
Gebruik van ESS-software leidt tot een verlaging van kosten én lasten. Denk maar eens aan de tijd die een HR-medewerker op het gebied van personeelszaken kwijt is voor het registreren en uitvoeren van allerlei administratieve handelingen. Denk aan Excelbestanden voor verlof, dagelijkse e-mails uitzoeken en verwerken. Daarnaast beschikken medewerkers in realtime over alle informatie, waardoor het aantal verzoeken bij personeelszaken flink afneemt.
2) Betrokkenheid & tevredenheid
Wanneer je gebruik gaat maken van ESS-software, zal je merken dat dit zowel de tevredenheid als betrokkenheid van medewerkers verhoogt. Werknemers op de werkvloer ervaren meer transparantie en kunnen informatie inzien wanneer zij dit willen. Er is minder frustratie, want wachten op een antwoord van HR komt vrijwel niet meer voor. De HR-afdeling zal op haar beurt weer erg blij zijn met de snelle samenwerking tussen eigen medewerkers. Vergeet ook vooral niet de enorme werkdrukverlaging die deze automatisering oplevert.
Benieuwd welke mogelijkheden er zijn? Vergelijk en selecteer een ESS/MSS systeem dat past bij jouw organisatie.
Wat is een MSS systeem?
MSS staat voor Manager Self Service en is bedoeld voor leidinggevenden die HR-gerelateerde taken uitvoeren. Vooral bij grotere organisaties met meerdere afdelingen komt het steeds vaker voor dat bepaalde HR-taken overgelaten worden aan de manager van de afdeling. Enkele voorbeelden zijn:
- Het controleren van uren en declaraties. Een directe leidinggevende weet vaak beter of een medewerker extra uren uitbetaald moet krijgen of een eenmalige kilometervergoeding.
- Het goedkeuren van verlofaanvragen. De leidinggevende kent het team beter en is directer betrokken bij het werk op de afdeling. Ook heeft de manager meestal inzicht in de planning. Hij of zij kan sneller verlof goed- of afkeuren.
- Het inplannen van HR zaken. Het is mogelijk om het MSS-portaal te koppelen aan bijvoorbeeld een ERP-pakket, zodat er gemakkelijk informatie uitgewisseld kan worden en een leidinggevende zelf personeels- en cursusactiviteiten in kan plannen.
- Inzicht in het personeelsbestand. Een leidinggevende kan per werknemer of per team de uitgevoerde taken bijhouden en op basis hiervan een contractverlenging of loonsverhoging voorstellen. Ook kan er via MSS aangegeven worden dat er tijdelijk extra medewerkers nodig zijn.
Wat is HR-Analytics software?
Met HR-analytics software kun je veel over je medewerkers bijhouden. Hoe vaak is iemand ziek? Is er veel verloop? Het helpt de HR-manager de juiste beslissingen te nemen over het aantrekken, houden en trainen van werknemers. Statistieken die je bijvoorbeeld kunt bijhouden en gebruiken zijn:
- Inkomsten per werknemer
- Opleidingskosten per werknemer
- Omloopsnelheid (vrijwillig en niet vrijwillig)
- Ziekteverzuim
- Trainingsgeschiktheid
Als HR-analytics efficiënt wordt toegepast, kan het een grote impact op de bedrijfsprestaties hebben. Is HR-analytics iets voor jouw organisatie?
Wat kost HRM-Software?
De prijs van HRM-software speelt natuurlijk een grote rol bij de keuze van het pakket. Er zijn een aantal factoren die de prijs bepalen.
Het aantal functionaliteiten
Een belangrijke factor is het aantal functionaliteiten. Hoe meer tools of modules, hoe hoger de prijs. Ook het type installatie is van belang. Wil je de software op je eigen, lokale computer installeren of in de cloud? Als je kiest voor een e-HRM systeem in de cloud heb je altijd en overal toegang. Een ander groot voordeel is dat je geen aparte software hoeft aan te schaffen. Daarnaast kost een onafhankelijk, los programma minder dan wanneer de software als module in een ERP-systeem geïntegreerd dient te worden.
Verschillende licentiemodellen
Tot slot wordt ook nog onderscheid gemaakt tussen de verschillende licentiemodellen; éénmalige betaling, maandelijkse betaling per gebruiker, per werknemer of open source. Let op dat er bij sommige licentie mogelijkheden nog extra kosten bij kunnen komen, bijvoorbeeld kosten voor installatie of onderhoud (bij eenmalige betaling) of consultancykosten bij open source.
Zijn er nog verborgen kosten voor een HRM-systeem?
Helaas zijn die er ook ja. Naast de aanschafkosten voor losse HRM-software of abonnementskosten voor een online dienst, zijn er ook nog kosten waar je vooraf niet zo snel aan denkt. Enkele voorbeelden zijn:
- Kosten als het systeem plat ligt. Het kan gebeuren dat het systeem het tijdelijk niet doet, bijvoorbeeld door een storing, een vervelend virus of als verbeteringen aan de software worden doorgevoerd. Extra kosten waarmee je dan te maken krijgt zijn de verloren productiviteit van medewerkers, misschien zelfs reputatieschade en verloren data die weer teruggezet moet worden.
- Kosten voor aanpassingen. Zowel vaste als online software kan voor technische kosten zorgen. Om nieuwe functionaliteiten goed te laten werken, moeten apparaten en browsers ook mee kunnen gaan. Wellicht heb je hier extra programma’s, zoals Adobe, voor nodig. Ook de databases moeten meegaan om aan de groeiende eisen voor bereikbaarheid en ruimte te blijven voldoen.
- Kosten voor uitleg van het systeem. Alle begin is moeilijk, dit geldt ook voor het werken met een nieuw systeem. Stop je eigen uren in het ontdekken van de werking of komt een consult je alles leren? En doet hij dit gratis? Vast niet! Daarnaast vinden er geregeld updates plaats met nieuwe functionaliteiten zodat de software aan de wet- en regelgeving blijft voldoen. Wat zijn de kosten voor een vervolgtraining?
Vergeet dus ook al deze randzaken niet om tot de juiste keuze van HRM-software te komen.
Hoe kies ik HRM-Software?
Geschikte HRM-software vinden is ingewikkeld en tijdrovend. Het is immers niet iets wat je elke dag doet. Want hoe vind je een geschikt pakket uit meer dan 50 leveranciers?
En hoe voorkom je dat je je laat misleiden door glanzende brochures of mooie verkoopverhalen? Want het laatste dat je wilt is een aanbieder die jouw bedrijf helemaal niet snapt of de verkeerde diensten aanbiedt.
HR Navigator hielp al meer dan 11.000 organisaties bij het vinden van een passende HRM- Software. Daarom weten we precies wat dienstverleners wel en niet te bieden hebben. Hierdoor heb jij genoeg tijd over voor de écht belangrijke zaken.
Hoe werkt HR Navigator?
Vind makkelijk en snel een HRM software aanbieder die bij jou past
Stap 1
HRM software criteria
✓ Vul de vragenlijst in
✓ Vergelijk 50 criteria
✓ Persoonlijk advies
Stap 2
HRM software top 3
✓ Selectie 3 beste aanbieders
✓ Keuze uit 250 leveranciers
✓ Onafhankelijk
Stap 3
Adviesrapport en offertes
✓ Adviesrapport
✓ Uitgebreide vergelijking
✓ 3 Maatwerk offertes
Stap 4
Kies de beste HRM software
✓ Gesprekken met top 3
✓ Contract onderhandeling
✓ Maak je keuze
Hoe het werkt?
Bij HR Navigator vinden we dat jij recht hebt op gratis én 100% onafhankelijk advies bij het vinden van de beste dienstverlener voor jouw organisatie.
Hoe we dat doen? Heel simpel. Wanneer jij een dienstverlener kiest die wij hebben geadviseerd, ontvangen wij van hen een vergoeding. Die vergoeding is voor alle aanbieders hetzelfde. We doen dus niet aan vriendjespolitiek. Dankzij deze vergoeding kunnen we jou gratis en 100% onafhankelijk advies geven.
Jouw wensen staan dus altijd centraal en we selecteren alleen de RI&E aanbieders die bij jouw organisatie passen.
En last but not least, jouw persoonlijke preventie-adviseur ondersteunt je tijdens het gehele selectieproces. Je kunt ons dus altijd bellen of mailen met alle vragen die je hebt!
Gratis, snel en 100% onafhankelijk
Jouw persoonlijke preventie-adviseur ondersteunt je tijdens het gehele selectieproces. Gratis, snel en gegarandeerd 100% onafhankelijk.
Doordat we nooit in opdracht werken van aanbieders, hebben we een onafhankelijke positie. Hierdoor zetten we jouw wensen altijd centraal en selecteren we alleen de PMO aanbieders die hier volledig op aansluiten.
Hoe werkt HR Navigator?
