Verzuimsystemen anno 2013

BG magazine houdt voor haar lezers al vele jaren de arbo- en verzuimmarkt in de gaten. De verzuimsystemen ondergaan elk jaar de kritische blik van een doortastend testteam. Resultaat is een analyse van het aanbod. Dit jaar verpakt in een serie artikelen.

In tegenstelling tot wat u van ons gewend bent, treft u geen ranglijst meer aan van de aanbieders van verzuimsystemen, geen eerste en geen laatste plaats. Jammer misschien voor de vele HR-managers die het artikel gebruikten als shortlist bij de selectie van een nieuw verzuimregiesysteem, maar het is een zeer bewuste keuze.

Het antwoord is namelijk eenvoudig: elke vraag is uniek. Een systeem dat voor de ene klant heel goed functioneert, kan bij een andere klant voor drama’s zorgen. Wij zien dat elke organisatie haar eigen behoeften heeft en dus het systeem verschillend toepast.

Elke vraag uniek
Hrnavigator inventariseert gedetailleerd de behoefte van een klant en matcht sinds de zomer van 2012 de behoefte met het aanbod van de bij HRnavigator.nl aangesloten aanbieders.

De eerste ervaringen onderschrijven onze stelling dat elke vraag uniek is. Bij de adviesaanvragen komen we zeer uiteenlopende vragen tegen. De ene organisatie ambieert een automatische doorvertaling van FML naar passende arbeid, een ander wil uitgebreide financiële rapportages, en een derde wenst een urenregistratie/ facturatiemodule. Hierdoor komen telkens andere aanbieders uit het matchingsproces.

Wat hebt u dan aan dit artikel? Wij laten de ontwikkelingen van het afgelopen jaar zien en welke wij voor de nabije toekomst zien. Wij geven ook de aanbieders handvatten om zich verder te ontwikkelen, zodat u daar als klant weer de vruchten van kunt plukken.

Tot slot proberen wij u uit te leggen waarom een verzuimsysteem belangrijk is als HR-Tool en welke toegevoegde waarde juist deze tool kan hebben.

Verzuimsystemen die wij dit jaar zagen:

• Care Software – Pre Act
• Dotweb – Dotweb Health
• Empirion – VerzuimXpert
• I-Signaal – VerzuimSignaal
• Innovict – PoortwachterMaat
• Medisoft – DossierManager
• People Online – PeopleOnline
• Track Innovations – Track Portal
• VCD Humannet – Humannet Verzuim en Humannet Starter

Hét nieuws uit 2012?
Uiteraard was het nieuws uit 2012 de dramatische uitzendingen van Zembla. Bij verzuimdienstverlener VerzuimReductie bleek de toegangsbeveiliging van het verzuimsysteem niet goed op orde en Zembla fileerde dit geraffineerd.

Dit heeft in de markt bij zowel vraag als aanbod gezorgd voor een terechte focus op privacy, veiligheid en het medisch geheim. Wij zijn uiteraard blij met deze ontwikkeling en hebben zelfs het initiatief genomen voor een ‘Keurmerk Veilig HR-Systeem’.

Toch willen wij vooral de focus blijven leggen op functionaliteit. Want er is nog zoveel intelligentie toe te voegen en de aantoonbare meerwaarde van de professionele verzuimmanagementtools kan nog vele malen groter dan nu al het geval is.

Elke week gratis de beste HR-tips?

Meld je aan voor onze wekelijkse tip en ontvang:

✓ Handige tips waarmee je je werk 5 x sneller kunt doen
✓ Best practises van de afgelopen 10 jaar
✓ Handige video’s over alles wat met personeel te maken heeft
✓ Onmisbare informatie en actuele ontwikkelingen
✓ Als eerste toegang tot onze workshops

Ik wil die HR-tips

What’s new?
Compleet uitgewerkte nieuwe functionaliteiten hebben we dit jaar weinig gezien. Meestal beperkt men zich tot wat een nieuwe klant vraagt. Maar …er zitten wel veel ontwikkelingen in de pijplijn:

• Meldapp: de eerste heuse verzuimapp is zeer recent door I-Signaal gelanceerd: managers kunnen hun medewerkers ziekmelden via de IPhone. We verwachten het komende jaar meerdere en intelligentere apps voor de verzuimmarkt.
• Intelligente beslisbomen: waar tot voor kort Poortwachter het uitgangspunt vormde voor alle processen, zien we nu dat het eigen verzuimbeleid – ondersteund door geautomatiseerde analyses – zorgt voor een individuele verzuimaanpak. Uiteraard maakt de wet- en regelgeving hier onderdeel vanuit, maar niet meer dan dat.
• Telefonische triagetools: na de zelfmeldfunctie voor medewerkers, is er nu ook de mogelijkheid om telefonisch ziek te melden. De medewerker krijgt een computer aan de lijn en beantwoordt een antwoordsensitieve vragenlijst. Hierdoor kan vanaf het eerste moment gericht worden geregisseerd.
• FML-checkers: tot vorig jaar was de FML een losstaand formulier in vrijwel alle systemen. Nu zien we een directe koppeling met de belastbaarheid van de medewerker en zelfs een geautomatiseerde matching met beschikbaar passend werk.
• Systeemonafhankelijke agenda’s: we zien dat zelfstandige professionals op verschillende locaties en met diverse systemen met elk hun eigen agenda werken. Handig is dan ook de mogelijkheid om een syteemonafhankelijke agenda aan te schaffen die alle agenda’s aan elkaar koppelt. Hierdoor heeft iedereen één agenda die real-time inzicht geeft in zijn en andermans taken en beschikbaarheid.

Confectiepak of maatpak?
Een zeer groot verschil tussen de aanbieders het verdienmodel. Bij de ene aanbieder krijg je een confectiepak, bij de ander een echt maatpak. Uiteraard is confectie goedkoper dan maatwerk en niet per definitie slechter. Maar een systeem dat op uw persoonlijke wensen is ingericht inclusief speciale features die u wenst, dat heeft ook zo zijn voordelen. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie- of branchespecifieke verzuimaanpak.

Ook kan het vanuit concurrentie-oogpunt interessant zijn iets unieks in huis te hebben, zeker voor arbo- en verzuimdienstverleners.

Samenwerking met verzekeraars
Er komt meer en meer functionaliteit voor (inkomens)verzekeraars. Polisbeheer – en van daaruit schadelastbeperkingen – zijn de nieuwste trends. Door de (verzuim)tijdlijn heen veranderen de belanghebbenden voor beperking van de schadelast en dus is het goed om op elk moment te weten wie het meeste baat heeft bij bijvoorbeeld de financiering van een eventuele interventie.

Een samenspel tussen werkgever en verzekeraar wordt steeds logischer, spreiding van de kosten levert schadelastreductie op voor alle partijen.

Verkoop op inhoud
Wat nog steeds opvalt, is dat alle aanbieders van verzuimregiesystemen hun software op inhoud proberen te verkopen. En dus niet door een stevige businesscase voor de klant uit te werken, met daarin alle operationele en financiële voordelen bij goed gebruik van de tool.

Aanbieders verkopen meestal slechts hun software, de inrichting en de implementatie. Daarna is de klant op zichzelf aangewezen. In hoeverre een klant de software ook maximaal heeft benut, is – naar het zich laat aanzien – geen prioriteit. Lees ook ons artikel “Verzuimsysteem als typemachine”.

Verdienmodel en prijs
Het verdienmodel is bijna altijd een (gestaffeld) bedrag per medewerker per jaar. De hoogte van de abonnementskosten zijn zeer vergelijkbaar.

De prijs voor inrichting en maatwerk varieert fors, maar daar gaat het wat ons betreft allemaal niet om: de prijs als argument voor koop is geen goede. Het gaat vooral om de functionaliteit, de efficiency, het administratieve gemak, de foutenreductie, de toegevoegde waarde, de opbrengst!

Nu we het toch over de prijs hebben, verzuimsystemen zijn echt goedkoop! Een professioneel verzuimsysteem kost u ruim minder dan tien euro per medewerker per jaar. Kijkt u eens wat voor state of the art software u daarvoor krijgt! Vergelijkbare SLA’s en leveringsvoorwaarden gelden ook voor systemen als DigiD en internetbankieren, systemen met een veel grotere markt en een veel beperktere functionaliteit. U verwacht van een verzuimsysteem toch ook dat het veilig, up-to-date en 24/7 beschikbaar is? .

Integratie wet- en regelgeving
Wetgeving is steeds beter geïntegreerd, maar is nog steeds niet wat het zou kunnen en – wat ons betreft – zou moeten zijn. De ene aanbieder doet het beter dan de ander, maar nog lang niet altijd is alle relevante wet- en regelgeving optimaal in de software opgenomen.

Wij kunnen er niet genoeg op blijven hameren dat echt elke gespecialiseerd verzuimregiesysteem álle relevante wet- en regelgeving móet ondersteunen! Hoe die ondersteuning eruit ziet, mag best verschillen. Daarvan zien we in de praktijk ook goede en creatieve oplossingen.

Een paar voorbeelden:

• Wet arbeid en zorg (WAZO)
  Met name deze wet wordt niet door alle aanbieders voldoende ondersteund. Dat is jammer want heel vaak gaat zwangerschap gepaard met arbeidsongeschiktheid ten gevolge van die zwangerschap of bevalling. Een foutief administratief proces kan verstrekkende consequenties hebben voor loondoorbetaling tijdens ziekte en voor de WGA-lasten.
• Modernisering Ziektewet
  In het kader van de Modernisering Ziektewet is het essentieel dat er een goede registratie mogelijk is van de verschillende typen arbeidsovereenkomsten, de verzuimhistorie en alle bijbehorende begin- en einddata. Zo wordt een sluitende dienstverbandhistorie opgebouwd en zijn potentiële schadedossiers in beeld. Doordat de wetgeving vers van de pers is, heeft nog niemand die voor 100 procent uitgewerkt. Maar de benodigde gegevens zijn in de meeste tools aanwezig en eenieder is zich bewust van zijn huiswerk, of zelfs al druk aan de slag om de uitwerking van deze nog bij velen onbekende nieuwe wet degelijk te ondersteunen.
• Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA)
  Steeds meer aanbieders hebben een WIA protocol/dossier/module waardoor de ondersteuning van het verzuimproces na twee jaar niet automatisch gesloten wordt, maar gewoon doorloopt. Voor WIA-regie is nog geen standaard zoals we die met Poortwachter kennen. Een eigen WIA-protocol kan bij de meeste aanbieders relatief eenvoudig worden gecreëerd. Tot onze spijt signaleert geen enkele aanbieder het recht op premiekorting bij het in dienst houden van een eigen WGA-gerechtigde. Toch ruim twee mille die vaak blijft liggen. Trouwens, hebt u zelf uw WIA-beleid al scherp in beeld?
• Structureel Functioneel Beperkt
  De registratie van deze status (vroeger de AGH-status) is bij slechts een paar aanbieders écht geoptimaliseerd. Het is niet genoeg om een vinkje te kunnen zetten bij ‘SFB status’. Het systeem ‘weet’ dan echt niet wanneer u een vangnet Ziektewet kunt aanvragen, of wanneer een ophoging van de WIA-uitkering van toepassing is. En wie haalt trouwens dat vinkje weer weg als de werknemer bijvoorbeeld vijf jaar in dienst is?

Overigens valt op dat geen van de aanbieders alle UWV- of andere formulieren optimaal (en dus voor zover als mogelijk volledig geautomatiseerd) voor-invult. Het voor-invullen van de basisgegevens in de standaard WvP-documenten lukt bij de meeste systemen nog wel, maar daar blijft het dan vaak ook bij. Dat kán en móet echt beter!

Specialistische verzuimtool versus HR-Tool & verzuimfunctionaliteit
Wij horen in de markt dat werkgevers zich in toenemende mate laten verleiden om de verzuimmodule van een HR-Tool af te nemen. Zoals al eerder in dit artikel gememoreerd, de kostprijs zou geen argument mogen zijn als een organisatie zijn verzuim professioneel wil managen.

De gespecialiseerde verzuimsystemen zijn vele malen beter in staat uw verzuimprocessen goed te ondersteunen dan de standaard verzuimmodules van HR software leveranciers. WvP-protocollen aanbieden en standaardbrieven genereren is echt te simpel om serieus genomen te worden.

Maar… ook deze leveranciers werken aan de toekomst. Wat ons betreft eens temeer een stimulans voor de gespecialiseerde aanbieders de businesscase voor hun klant helder te hebben, de software optimaal te configureren voor haar klanten en deze configuratie ook te onderhouden. Want evenals software-updates zijn configuratie-updates van belang om ‘erbij’ te blijven.

Veiligheid en privacy
In het voorjaar van dit jaar veerde heel HR Nederland op uit zijn stoel. Zembla nam VerzuimReductie en daarna VCD Humannet ongenadig op de korrel. Goed voor de kijkcijfers en natuurlijk kwamen er lekken aan het licht die er niet zouden mogen zijn.

Nog steeds gaat de tweede vraag die wij krijgen over beveiliging. Natuurlijk een belangrijk aspect bij elke vorm van registratie van persoonlijke gegevens in een database. Ons artikel ‘Veiligheid en privacy: een illusie!’ probeert wat tegenwicht te bieden aan al te ver doorgeslagen zwartkijkerij.

Aan de andere kant is het goed om voor deze branche een meetlat te definiëren waarlangs je aanbieders van onder andere verzuimsoftware kunt leggen. Inmiddels heeft een aantal aanbieders het ISO 27001 certificaat. Dat zegt zeker iets over de procedures en inrichting van de bedrijven die verzuimsoftware aanbieden. Maar wat ons betreft zegt dit nog lang niet alles over de actieve veiligheid van de software en het netwerk zelf.

Onbetwistbaar keurmerk
Inmiddels heeft HRnavigator samen met het gerenommeerde Lloyd’s Register Quality Assurance en de internationale IT-auditor Kualitatem, een stevig ‘Keurmerk Veilig HR Systeem’ uitgewerkt. Doelstelling van dit keurmerk is een onbetwistbare kwaliteitsstandaard op het gebied van veiligheid en privacy te creëren voor alle HR-systemen.

Binnen het brede normenkader is een penetratietest op alle mogelijke niveaus integraal opgenomen. Juist deze combinatie van proces- en productcertificering in één keurmerk is absoluut uniek. De penetratietest gaat het verzuimsysteem in zijn netwerkomgeving dusdanig te lijf tot uiteindelijk het draadje breekt. Alleen dán weet je waar de grens ligt, want ga er maar vanuit dat álles uiteindelijk kapot kan. De vraag is hoeveel moeite je ervoor moet doen, ook in relatie tot hoe ver een kwaadwillend iemand gaat om dit soort systemen te kraken.

Lloyd’s beoordeelt in hoeverre aanbieders aantoonbaar PIA (Privacy Impact Assessment) als basis toepassen bij de softwareontwikkeling. Want een actieve bewustwording speelt een grote rol bij het bouwen van privacy-respecterende software zoals een verzuimsysteem.

Het kaf wordt dus van het koren gescheiden en u weet zeker dat uw systeem en uw gegevens veilig in de The Cloud staan. Alle aanbieders zijn nauw bij deze ontwikkeling betrokken en omarmen dit initiatief. Begin van dit jaar kunnen zij zich aanmelden om in aanmerking te komen voor dit nieuwe certificaat. Wij houden u op de hoogte.

Door schade en schande wijs geworden, heeft VCD Humannet inmiddels erg veel tijd en geld geïnvesteerd in het dichten van lekken en het naar een hoger plan trekken van de hun dienstverlening. Je mag wel zeggen dat door deze inspanning Humannet nu ongetwijfeld tot één van de meest veilige systemen kan worden gerekend. Het behalen van het certificaat moet voor hen dus zeker een te nemen hobbel zijn.

In een volgend artikel gaan wij dieper in op de technische en fysieke beveiligingseisen die gesteld kunnen worden aan verzuimsoftware.

Slimme Add-Ons op bestaande systemen
Naast gespecialiseerde systemen voor verzuimregie, zien we ook specialisten op het gebied van triage bij de ziekmelding. Dit zijn de intelligente beslisbomen zoals eerder beschreven. Afgelopen jaar zien we dat deze speciale tools geïntegreerd worden in bestaande verzuimregiesystemen. Het beste van twee werelden dus.

HRnavigator gaat binnenkort een analyse doen bij een aantal slimme of handige functionaliteiten:

• Verzuimwachter
• TriageExpert
• Plannings-Agenda

Binnenkort zullen wij hier in een apart artikel aandacht aan besteden.

Gegevensuitwisseling
Dit jaar hebben wij bij de aanbieders gevraagd ons een limitatieve opsomming te geven met welke pakketten (salaris en HRM) er gegevensuitwisseling is gerealiseerd en op welke wijze de gegevensuitwisseling is geregeld (eenzijdig en/of tweezijdig).

Wat opvalt is dat de meeste aanbieders veel ervaring hebben met ‘koppelingen’. Meer dan vijf koppelingen met hetzelfde pakket is meer regel dan uitzondering. Toch blijven deze koppelingen een voortdurend punt van aandacht door onder andere updates van de software en de ‘betrouwbaarheid’ van de data die uitgewisseld wordt. Wij adviseren de koppeling zo eenvoudig mogelijk vorm te geven. Zo is een maandelijkse import of export van gegevens vaak al voldoende.

Conclusie
Verzuimsystemen zijn volwassen workflowtools die relatief weinig kosten en veel kunnen opleveren, mits goed geconfigureerd en geïmplementeerd. Een verzuimtool kent vele gebruikers met diverse professionele rollen en codes. Daarbij is er een grote diversiteit aan brondata en vele interne en externe vormen van gegevensuitwisseling.

De belangen zijn groot en de data gevoelig. Het is daarom dus niet vreemd dat de aandacht uitgaat naar privacy en veiligheid. Het onafhankelijke ‘Keurmerk Veilig HR Systeem’ zal de markt duidelijkheid geven. Dit moet zorgen voor herstel van vertrouwen van de klanten in betrouwbare opslag en beheer van privacygevoelige informatie in The Cloud.

Aanbieders zijn bij presentaties snel geneigd te stellen dat álles kan, terwijl daarbij hoort dat daarvoor dan nog wel van alles moet gebeuren! Offertes zijn niet altijd ‘chrystal clear’ en wat ons betreft wordt soms wel heel veel verantwoordelijkheid, kennis, kunde en inzicht verwacht bij de klant.

De functionaliteit is er vaak wel, maar de adviesrol om samen met de klant het systeem echt optimaal in te richten en te onderhouden, kan nog veel beter worden ingevuld.

Aanbieders moeten hun toegevoegde waarde benoemen, maar via nog veel meer intelligentie hun meerwaarde verveelvoudigen. De tools kunnen nu al veel meer dan waarvoor ze worden gebruikt. De klant moet bewust gemaakt worden van mogelijkheden en financieel besparingspotentieel.

Wat er nog beter kan:

• Signaal voor aanvraag verlenging AGH-status.
• Bijstellen einddoel re-integratie (trigger van verschillende acties vanuit probleemanalyse).
• Trigger voor mogelijke aanvraag Deskundigen Oordeel (DO). FML geeft wel mogelijkheden maar er is geen gedeeltelijk werk geregistreerd.
• Procedure Bezwaar triggeren op basis van verwachtte Beschikking.
• Geen uitgewerkte WIA-workflows.
• Overige subsidies.
• Beperkte financieel administratieve WIA-processen.