Test Verzuimsystemen 2010: fotofinish

De complete inhoud van VerzuimSignaal, de grondigheid waarmee VerzuimXpert nieuwe ontwikkelingen aanpakt, de klantgerichte instelling van PeopleOnline, de gedegen medische dossieropbouw van Dossier Manager, de sterk inhoudelijke en financiële kennis van Companion, de kennis van workflowinrichting van VMplus en deondernemende instelling en leergierigheid van PreAct vormen samen het Verzuimsysteem van de Toekomst. In totaal zijn 8 systemen beoordeeld. Eén partij heeft zich teruggetrokken nadat zij inzage heeft gekregen in haar testresultaten.

Klaar voor de toekomst?
Het ideale verzuimsysteem is kortom niet alleen een stuk software voor registratie en communicatie rondom verzuim, het is vooral een kwalitatief analyse- en sturingsinstrument, dat de werkgever ondersteunt, concrete doelen kan helpen stellen en pro-actief ingezet kan worden bij de aanpak van verzuim en arbeidsongeschiktheid in de breedste zin van het woord. Het is ook een systeem waar belangrijke sturingselementen in zitten als inzetbaarheid, productiviteit en misschien zelfs preventeïsme. Een systeem dat alleen signaleert, is wat ons betreft niet klaar voor de toekomst. Een systeem dat wél klaar is voor de toekomst kijkt verder en analyseert de achterliggende schade. Verzuimsystemen zullen ook de vertaalslag moeten gaan maken naar productiecapaciteit op basis van aanwezigheid. De rol van de aanbieder verschuift van tool-leverancier naar die van businesspartner. Wij zien dat er onvoldoende wordt samengewerkt binnen de totale verzuimketen. Er zijn veel meer mogelijkheden om samen te werken op basis van strategische allianties met bijvoorbeeld personeel- of salarissystemen. De systemen kunnen hiervoor nu heel veel input leveren, maar doen dit niet of onvoldoende. De logische stap die er na komt, is die van het generen van data naar toegepaste informatie. Door dit te doen ontstaat ruimte voor high-end oplossingen en tarieven.

Nultarief voor dienstverlening
Een andere ontwikkeling is het nultarief voor dienstverlening, een Zwaard van Damocles dat al enige tijd boven de markt hangt. De huidige markt en de opstelling van leveranciers leiden er toe dat de tarieven steeds verder naar nul opschuiven. Blijkbaar is de klant steeds minder bereid voor het dienstverleningsniveau te betalen. Dat geldt naast verzuimsystemen overigens ook voor arbodienstverlening. Het wachten is dan ook op de eerste leverancier die de markt opengooit en daarbij het huidige businessmodel op zijn kop zet. Dat is een totaal ander model dat gebruik maakt van alternatieve geldstromen, waarbij wat ons betreft de aanbieders niets in de weg staat om ook de rol van uitvoeringspartner te gaan invullen voor verzuimregie.

Fotofinish
Tot zover de schets van de toekomst. Op dit moment zit de markt nog niet zo in elkaar. De test verzuimsystemen 2010 heeft veel weg van een atletisch meerkamp. Als juryleden hadden we dan ook geen gemakkelijke klus. We zagen de top drie van vorig jaar er opnieuw met de podiumplaatsen vandoor gaan. Maar de verschillen waren miniem. De test eindigde in een spreekwoordelijke fotofinish, waarover de jury zich zorgvuldig moest buigen voor de uitslag werd vrijgegeven. We zagen ook talentvolle nieuwkomers, die op niveau meedraaiden en met fraaie diploma’s naar huis gingen. Beloften waar geducht rekening mee moet worden gehouden! En natuurlijk waren er de outsiders, uitblinkend op hun favoriete onderdelen. Van één ding kunt u zeker zijn, het is de nationale selectie die op dit kampioenschap acte de présence gaf!

Testmethode
De deelnemers kregen een uitgebreide vragenlijst en een dataset met het verzoek een demo-omgeving in te richten met alle basisfunctionaliteiten. Zij mochten hier de drie extra functionaliteiten aan toevoegen waarin ze zich onderscheidden. Tijdens een presentatie van een uur en de daaropvolgende testperiode van een week, is de demoomgeving op een aantal speerpunten getest en beoordeeld. De testresultaten zijn verwerkt in het overzicht op pagina 26 en 27 en in een individueel beoordelingsdocument teruggekoppeld aan alle deelnemers.

Sterrenoverzicht
Een vergelijking met het sterrenoverzicht van vorig jaar gaat mank. Zowel het beoordelingskader als de weging is anders. Vandaar dat we de sterren dit jaar achterwege laten en kiezen voor een andere wijze van scoren. De scores zeggen natuurlijk wél iets over de onderlinge verhoudingen en ieders sterke en soms zwakke onderdelen. Op de punten waar dit jaar de nadruk lag, scoren alle systemen voldoende, zijn er nieuwkomers met dikke voldoendes en zit de gevestigde orde elkaar op de hielen.

Elke week gratis de beste HR-tips?

Meld je aan voor onze wekelijkse tip en ontvang:

✓ Handige tips waarmee je je werk 5 x sneller kunt doen
✓ Best practises van de afgelopen 10 jaar
✓ Handige video’s over alles wat met personeel te maken heeft
✓ Onmisbare informatie en actuele ontwikkelingen
✓ Als eerste toegang tot onze workshops

Ik wil die HR-tips

Focus
Het testteam heeft zich de klantrol aangemeten van een kritische werkgever met een sterke behoefte aan inhoudelijke ondersteuning op casus- en organisatieniveau. Dit maakte het lastig om Dossier Manager te beoordelen. Dossier Manager excelleert vooral in het ondersteunen van bedrijfsartsen en arbodienstverleners. Dus zijn de richtingen waarin wordt ontwikkeld, en de prioriteiten die men stelt ook duidelijk anders dan bij de andere testdeelnemers. We hebben hier een uitzondering gemaakt en deze applicatie beoordeeld vanuit het gezichtspunt van de arbodienstverlener.

Flexibiliteit
Wij kozen voor een test op de flexibiliteit van protocollen en autorisaties. Wat doet het systeem als een al lopende ziekmelding opeens verandert, waardoor het protocol moet veranderen? En wat gebeurt er met de acties als een van de ‘rollen’ in het systeem zelf verzuimt? Natuurlijk dekt dit niet de volledige lading van het begrip “flexibiliteit”, maar het geeft ons inziens een goede indicatie. Alle applicaties kunnen een protocolaanpassing aan. Bij sommige veronderstelt de gekozen oplossing nog teveel kennis van de gebruiker. Een leidinggevende moet bij Companion een extra handeling verrichten. De kans op fouten neemt toe, terwijl dit vrij gemakkelijk te automatiseren moet zijn. Autorisatieoverdracht kan natuurlijk te allen tijde via de beheerder. VMplus en PreAct lieten tijdens de demodag oplossingen zien waardoor acties en dossiers gemakkelijker kunnen worden overgedragen. VerzuimXpert ging zelfs nog een stapje verder: het biedt actief keuzes voor overdracht als iemand ziek wordt gemeld die ook de lopende dossiers en acties onder zich heeft.

Demo-omgeving
Binnen de demo-omgeving hebben we een tweetal tests uitgevoerd met medewerkers met respectievelijk een lopende WAO-uitkering en een verzuim van langer dan twee jaar. Naast de ingebouwde wet- en regelgeving in het systeem, telde ook de mate van zorgvuldigheid waarmee de omgeving was ingericht mee. Companion stak wat ons betreft met kop en schouders boven het deelnemersveld uit. Zij hebben de wet- en regelgeving nagenoeg volledig geïmplementeerd, inclusief – volledig geautomatiseerd – ingevulde wettelijke formulieren. Ook zagen we een uitgewerkt WIA-protocol inclusief financiële component. De andere systemen konden redelijk tot goed uit de voeten met de WAO-casus, maar het derde en volgende ziektejaar staat nog steeds in de kinderschoenen. Wij zijn er overigens van overtuigd dat er in de systemen meer zit dan men heeft kunnen laten zien in de demo-omgeving. Of dat men bezig is dit op korte termijn gerealiseerd te krijgen. Helaas hebben we het niet of onvoldoende in de testomgeving mogen aanschouwen.

Rapportage, koppelingen en techniek
PeopleOnline heeft de mooiste met de klant af te stemmen maatwerkrapportage, waar veel uit te halen valt en waar daadwerkelijk gestuurd kan worden op schadelast. Mooi om te zien dat de vertaalslag naar arbeidscapaciteit en productiviteit kan worden gemaakt. Wat we bij de meeste tools blijven missen, zijn de kosten en baten rond verzuim en arbeidsongeschiktheid in harde euro’s. Deze vertaalslag is volgens ons relatief eenvoudig te maken met de reeds beschikbare gegevens. In het algemeen kun je stellen dat de rapporten soms wel erg uitgebreid zijn en informatie soms moeilijk te destilleren is. Een advies aan alle aanbieders: less is more! Een trend in markt lijkt te zijn dat klanten steeds vaker vragen om geïntegreerde tools. Het aanbod is daar niet naar. Slechts een handjevol aanbieders heeft strategische samenwerkingsvormen met grotere HR-platformen (personeel- en salarissystemen). Alleen Raet nam enige jaren geleden VerzuimCorner over en Unit4 werkt samen met i-Signaal. De rest van de markt lijkt te werken met eigen tools of handmatig te maken koppelingen. Op het gebied van koppelbaarheid is wat ons betreft nog veel te winnen. In het artikel over techniek op pagina 22 gaan we uitgebreid in op de technische stand van zaken, de connectiviteit met andere systemen en de managementinformatie die het systeem levert.

Tot slot
Opvallend is dat de leveranciers alle een verschillende signatuur hebben. Wij hebben dit in de scores ondergebracht bij “Algemeen” en “Visie”. We willen onze beleving graag delen met de lezer die op zoek is naar een passende leverancier. Of toetsen aan de lezer, die dagelijks werkt met één van de systemen. Daarom hebben we ook getracht onze mening over de applicatie en de presentatie in een paar zinnen onder woorden te brengen. Op dit laatste onderdeel loopt de vergelijking met het atletische meerkamp overigens spaak, want daar wordt alleen gescoord op gemeten tijden, afstanden of hoogtes: 100 procent objectieve criteria. Toch weten we, dat bij de keuze van een systeem de subjectieve beleving vaak minstens zo belangrijk is. Over onze mening valt te discussiëren, dat weten we. Die gelegenheid bieden we de leveranciers op de website van BG magazine. En u ook! Want het allerbelangrijkste is natuurlijk wat u er als huidige of toekomstige gebruiker van vindt!

Het testteam bestond dit jaar uit:

• Brenda Damkat (projectleider), zelfstandig Register-Casemanager, Eureca Casemanagement & Organisatieadvies
• Hans van Rooij, technisch specialist workflowsystemen binnen de SocialeZekerheid, Luminos Advies
• Projectleider Marco de Zeeuw, manager Register-Casemanagement Mercer