In 7 stappen naar strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning (SPP) is een middel om een optimale bezetting van medewerkers te creëren en de juiste competenties binnen te halen, hebben en houden. Hierbij hou je rekening met de huidige situatie, de dagelijkse praktijk en vooral met de te voorspellen toekomst. SPP is een onmisbaar onderdeel van je HR-strategie en sluit volledig aan op je organisatiedoelstellingen. Je wilt hiermee nieuwe medewerkers aantrekken, huidige medewerkers behouden en inspelen op de ontwikkelingen binnen je organisatie. Maar hoe zet je SPP in? Begin met deze zeven stappen en je komt al een heel eind.

Stap 1: Visie, budget én commitment

SPP vraagt vaak om serieuze investeringen waarvan je de vruchten pas op langere termijn gaat plukken. Commitment vanuit de directie is daarom cruciaal. Door SPP direct te koppelen aan de langetermijnstrategie van de organisatie maak je van SPP hét HR-instrument van je strategische HR-beleid. Het vraagt kennis, tijd en kunde om dit volledig te begrijpen en goed in te zetten. Als strategisch HR Business Partner maak je jezelf verantwoordelijk, jíj bent de kartrekker.

Stap 2: Analyseer de markt en toets dit op het HR-beleid

Wat gebeurt er in de markt? Welke ontwikkelingen verwacht je? Welke trends zijn er nu gaande? En in welke mate heeft dit invloed op je HR-beleid en je medewerkers? Denk hierbij bijvoorbeeld aan ontwikkelingen als de arbeidskrapte, flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden en meer eigen regie voor medewerkers. En denk ook aan ontwikkelingen op het gebied van je producten of diensten, je klanten en politieke beslissingen.

Toets deze externe ontwikkelingen op je HR- en organisatiebeleid, om een realistische inschatting te maken van de capaciteit aan medewerkers die je nodig hebt. Ook komen ontwikkelingen niet meer als een grote verrassing en wordt het makkelijker om hierop in te spelen.

Stap 3: Analyseer je medewerkersbestand

Pak je huidige medewerkersbestand erbij en analyseer deze op in ieder geval de volgende onderdelen:

• Hoeveel medewerkers heb ik per functie
• Leeftijdscategorie
• Benodigde competenties nu én straks
• Aantal mannen en vrouwen
• Fulltime en deeltijd

Vanuit deze gegevens, de analyse van de markt en je organisatiedoelstellingen kom je erachter of je voldoende capaciteit hebt voor nu en voor de toekomst. Blijkt dit niet het geval, anticipeer hier dan direct op. Maak vanuit deze analyse ook een inschatting over bijvoorbeeld de vergrijzing binnen je organisatie en een verwachting in aantal medewerkers dat met zwangerschapsverlof gaat per jaar.

60 powertips die elke HR-professional moet kennen

Meld je aan voor de dagelijkse powertip

In onze dagelijkse powertip vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over Arbo, Verzuim en HR. We delen de belangrijkste tips en eye-openers die we hebben opgedaan bij het ondersteunen van duizenden klanten.

Inschrijven powertips

Stap 4: Data, data, data

Hoe is je instroom, doorstroom en uitstroom de afgelopen jaren geweest? Natuurlijk was de situatie toen heel anders, maar het geeft je wel inzicht in hoe medewerkers zich gedragen en wat je hierin kan verwachten. Cijfers uit de markt over hoe lang medewerkers gemiddeld bij een werkgever werken per leeftijdscategorie, geven ook meer inzicht.

Stap 5: Voeg SPP toe binnen je HR-beleid

Aan de hand van alle gegevens en nieuwe inzichten stel je je HR-beleid bij met SPP. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:

• Wervingsstrategie
• Werkgeverspositie op de arbeidsmarkt
• Talentontwikkeling huidige medewerkers
• Behoud van kennis binnen de organisatie
• Uitstroomverwachtingen

Geef jezelf ruim de tijd om je HR-beleid bij te stellen en betrek hier natuurlijk HR, de OR en ook medewerkers bij.

Stap 6: Wees creatief binnen SPP

Het draait daarom bij SPP niet alleen om de aantallen medewerkers en zorgen dat je voldoende capaciteit hebt om het werk te doen. Het gaat ook om de juiste competenties binnen halen, hebben en behouden. Hoe houd je je eigen medewerkers binnen? Hoe zorg je dat zij zich blijven ontwikkelen? Hoe krijg je nieuwe medewerkers met de juiste competenties, vaardigheden en ervaring? Hierbij zijn creatieve oplossingen belangrijker dan alleen creatieve werving, denk bijvoorbeeld aan:

• Samenwerking met opleidingen
• Het aanbieden van opleidingstrajecten
• Welk beloningssysteem en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn toekomstbestendig?
• Hoe zet je competentiemanagement in onder je huidige medewerkers?
• Mentoring door gepensioneerden

Stap 7: Borg SPP binnen je organisatie

Het toevoegen van SPP binnen je HR-beleid is niet voldoende om dit te borgen binnen je organisatie. Voer de plannen werkelijk uit, analyseer wat er gebeurt en of het klopt met alle verwachtingen en stel bij waar nodig. Houd bij wat er in de markt gebeurt en blijf dit toetsen op je organisatiedoelstellingen. Op deze manier veranker je SPP binnen je organisatie.

Maak je organisatie toekomstbestendig met SPP

Deze zeven stappen helpen je bij het inzetten van SPP binnen je HR-beleid. Doe je dit op een structurele manier, dan werk je ook op HR niveau strategisch aan de toekomst van je organisatie.