Privacy de baas! – deel 2

Zembla’s verzuimpolitie heeft veel losgemaakt in ‘verzuimland’. Bewust omgaan met persoonlijke gegevens staat in ieder geval op de agenda bij alle professionele dienstverleners. Om je rol als werkgever, casemanager, bedrijfsarts, verzekeraar goed te kunnen vervullen, is echter informatie nodig…

Dit artikel verscheen eerder in BG magazine

Stel dat alle relevante informatie beschikbaar is in één systeem. Het systeem verzamelt alle relevante informatie via een triagemodel en vertaalt dat naar de juiste acties, waarbij betrokken personen en partners adequaat worden geïnformeerd. Niemand vraagt teveel, iedereen weet wat hij mag weten.

Klinkt goed toch? Toekomst? Nee hoor, zulke systemen zijn er al! Laten we eens beginnen met het stellen van een aantal actuele vragen rondom verzuim (management):

1. Wat mag ik vragen aan mijn zieke medewerker?
2. Wat mag ik allemaal vastleggen over mijn zieke medewerker?
3. Hoe krijg ik de regie als ik niks mag vragen?
4. Wordt de medische informatie veilig opgeslagen?
5. Is mijn dossier CBP/Zembla/privacyproof?
6. Hoe weet ik of een medewerker valt onder het vangnet Ziektewet?
7. Wat is er nu eigenlijk intelligent aan een verzuimsysteem?
8. Hoe weet ik wat iemand nog kan als ik de FML ontvang van de bedrijfsarts?
9. Mag een medewerker zijn eigen dossier opvragen?
10. We focussen vooral op de mogelijkheden… hoe eigenlijk?

Wie de actualiteiten in verzuimland de laatste tijd een beetje volgt, heeft al deze vragen meerdere keren voorbij zien komen. Meestal gesteld vanuit het ‘eigen’ perspectief van werkgever, arbodienstverlener, verzekeraar of HR-manager.

Elke week gratis de beste HR-tips?

Meld je aan voor onze wekelijkse tip en ontvang:

✓ Handige tips waarmee je je werk 5 x sneller kunt doen
✓ Best practises van de afgelopen 10 jaar
✓ Handige video’s over alles wat met personeel te maken heeft
✓ Onmisbare informatie en actuele ontwikkelingen
✓ Als eerste toegang tot onze workshops

Ik wil die HR-tips

Eigen data eerst?

De antwoorden op al deze vragen vanuit de diverse perspectieven zijn eigenlijk heel eenvoudig. De twee vragen die elke belanghebbende zich vanuit zijn perspectief zou moeten stellen zijn: “Welke informatie heb ik écht nodig om mijn verantwoordelijkheid te kunnen nemen?” en “Is die informatie betrouwbaar?”

Nog al te vaak zien we dat belanghebbenden alle informatie zelf verzamelen om een oordeel te kunnen vellen. Een goed voorbeeld is de specialist die toch nog maar zelf een MRI scan wil laten maken, terwijl zijn collega van een ander ziekenhuis dat twee weken geleden nog heeft gedaan.

En zo blijft iedereen dus vooral zijn eigen dossiertje opbouwen. En dat is in dit digitale tijdperk natuurlijk helemaal niet meer nodig.

Kansen en mogelijkheden

Er is prima software op de markt waarmee u alle informatie kunt verzamelen en iedere belanghebbende de voor hem of haar relevante informatie kan raadplegen en nieuwe informatie kan registreren. Gebruik die data dan gewoon zouden wij zeggen. Dit geldt bij uitstek voor verzuimmanagementsystemen.

Stel: alle relevante informatie zit in uw verzuimsysteem, altijd op tijd stelt het de juiste vragen, de antwoorden worden automatisch vertaald naar de juiste acties waarbij betrokken personen en partners adequaat worden geïnformeerd. Niemand vraagt teveel, iedereen weet wat hij mag weten. Klinkt goed toch?

Daar waar je tegenwoordig vooral mensen in onmogelijkheden en beperkingen hoort praten, denken wij toch vooral in kansen en mogelijkheden. Niet alleen bij uw aanpak van verzuim, maar ook vanuit de techniek. Er is veel meer mogelijk dan u in eerste instantie denkt! De ervaring leert ons dat we voor elke unieke klantvraag het best passende antwoord in de markt weten te vinden.

Het speelveld, de spelers en het proces

• De medewerker meldt zich netjes telefonisch ziek bij zijn direct leidinggevende en ook middels een App op zijn smartphone, tablet of gewoon op de PC.
• Hij vult online een vragenlijst in. Voor de 5 procent van de medewerkers die geen PC en/of internet heeft, is een speciaal telefoonnummer beschikbaar waarnaar hij kan bellen, zodat registratie van de elektronische ziekmelding via die weg verloopt.
• Afhankelijk van de antwoorden verschijnen er nieuwe – en waar nodig – verdiepende vragen. Dat zijn medische en niet-medische vragen. Zo’n vragenboom is zo ingericht, dat een werknemer die alleen een verkoudheid heeft en eigenlijk nooit ziek is, heel snel klaar is. De werknemer met psychische klachten of anderszins dreigend langdurig verzuim, heeft er wat meer werk aan.
• Er ontstaat een volledige set van relevante informatie voor adequate opvolging. Dat is niet zomaar een mooie volzin; dit is de kern van de boodschap. Vanuit de vragenboom wordt – zonder aanziens des persoons – elke vraag gesteld zonder dat bijvoorbeeld de leidinggevende zich ongemakkelijk hoeft te voelen.Want, stel dat de vraag is of het verzuim (mede) ligt aan de relatie met de direct leidinggevende, hoe zou de leidinggevende in een verzuimgesprek zelf die vraag dan stellen? En als hij die vraag al goed stelt, durft de medewerker een eerlijk antwoord te geven?
• Als we het erover eens zijn dat alle relevante informatie is verzameld, kan het systeem op basis van die informatie de juiste vervolgstappen genereren. “On-the-fly” zoals dat zo mooi heet, dus volledig passend bij de verkregen informatie.Voor een medewerker bijvoorbeeld met een lage meldingsfrequentie en een verkoudheid wordt alleen een taak voor de leidinggevende klaargezet om te bellen als deze zich na drie dagen nog niet hersteld gemeld heeft.Voor een medewerker met psychische klachten wordt, conform de NVAB-richtlijnen, een aantal taken voor de bedrijfsarts klaargezet die zo snel mogelijk de klachten kan objectiveren.
• De leidinggevende krijgt de taak om contact op te nemen met de medewerker. Daarin kan staan dat het verzuim wellicht langer gaat duren en dat het een goed idee is om samen met de verzuimende medewerker te kijken wat te doen met de tijdelijke opvang van zijn werk.
• En oh ja, de medewerker heeft ook nog een klein WAO’tje, waardoor hij recht heeft op een UWV vangnetuitkering. Dus ook die taak voegt het systeem automatisch toe aan de to-do lijst van de administratie.De HR-afdeling heeft namelijk na de proeftijd van twee maanden de medewerker gevraagd of hij een SFB-status heeft (Structureel Functioneel Beperkt) en dat was dus het geval. Dit staat nu dus netjes in het systeem.De HR-medewerker werd na twee maanden dienstverband getriggerd via een signaal uit het systeem om de ‘einde proeftijd’ vragenlijst uit te zetten. Op dit lijstje stond ook dat de SFB- status moet worden nagevraagd. Ook de mobiliteitsbonus van drie keer € 7.000,– is hierdoor niet gemist.Overigens is het triggeren van de hierboven genoemde taken geen standaardinstelling. Dit gaat tijdens het implementatieproces in overleg met de klant: welke triggers zijn er, wanneer zijn ze van toepassing, welke taken passen in het eigen verzuimbeleid en welke taken moeten min of meer vanuit rechtswege worden uitgevoerd (zoals het tijdig opstellen van een Plan van aanpak)?
• Is de medewerker een aantal weken ziek, dan krijgt de verzekeraar alleen díe informatie die noodzakelijk is om uit te kunnen keren. Desnoods kun je het systeem zo instellen, dat de bedrijfsarts een vinkje moet zetten ten teken voor de verzekeraar dat het verzuim door hem is geobjectiveerd.Ofwel: ja, de medewerker is echt (nog) arbeidsongeschikt. Ook voor situaties waarin de werkgever het niet met de bedrijfsarts eens is, zijn oplossingen te vinden.Het gaat nog een stapje verder om de workflow rond psychische klachten te beschrijven, maar ook dat is als je het goed overdenkt niet zo heel moeilijk.
• Een ander voorbeeld, waarmee relatief eenvoudig veel meer mee gedaan kan worden, is de Functionele Mogelijkheden Lijst (FML). Nadat de bedrijfsarts deze heeft ingevuld, signaleert het systeem eventuele mogelijkheden voor een vervroegde IVA en kan het zelfs de aanvraag voor UWV alvast klaarzetten.Met dezelfde FML kan het systeem ook automatisch passende werkzaamheden matchen met de ‘gewogen’ functies bij de organisatie. Er volgt een selectie van alle passende re-integratie¬functies en de verzuimcoördinator, of een andere rol die geautoriseerd is dit soort taken te ontvangen en uit te voeren, krijgt dit op een presenteerblaadje aangereikt.
• De manager van het organisatieonderdeel waar de zieke medewerker werkt, ziet op zijn verzuimdash¬board dat er mogelijk een middellang/langdurig zieke bij is gekomen en wat de mogelijke (financiële) schade is.
• Systemen maken soms al analyses welke partij op welk moment financieel voordeel heeft van een snelle re-integratie. Daaruit volgt direct een advies om de kosten van de interventie te laten betalen door de meest voor de hand liggende provider. Dus de werkgever draait dan niet altijd meer alleen voor alle kosten op.

Conclusie

Door één overkoepelend proces in te richten, beheers je het totale proces, heb je alle informatie in één database en heeft iedereen – specifiek vanuit zijn eigen rol – toegang tot relevante informatie.

Maatwerkondersteuning

We hebben het nu gehad over de maatwerkondersteuning bij de registratie van verzuim en de opvolging daarvan. We zien dat op basis van verschillende rollen (autorisaties), de verschillende gebruikers informatie krijgen en kunnen registreren, die op haar beurt dan weer beschikbaar komt voor andere geautoriseerde gebruikers.

Als het systeem goed is ingericht, dan zijn alle vragen in de opsomming bovenaan dit artikel, beantwoord. Wat ons betreft is deze inrichting een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de aanbieders van het systeem en de afnemer van het systeem (de werkgever of de arbodienstverlener).

Kiest u dus vooral een bij u passend en veilig systeem, want de eisen en wensen aan de ene kant en de mogelijkheden aan de andere kant bepalen dat er niet ‘een beste systeem’ voor iedereen bestaat. Voor meer informatie kijkt u op HRnavigator.

In deel drie van deze serie rondom efficiënt verzuimmanagement gaan wij dieper in op de veiligheid van de opgeslagen gegevens en de ontwikkelingen in het afgelopen jaar bij de verschillende aanbieders van verzuimsystemen.

In het laatste deel vier staan wij stil bij de trends die wij zien in verzuimland en misschien zelfs een stukje toekomstvisie vanuit ons perspectief.

Deel 1 van deze serie: Bent u klaar voor De Verzuimpolitie?