HRM softwaresystemen: één pot nat? (deel 1)
Dit artikel verscheen ook in BG magazine
In deze eerste editie heeft HR Navigator zich gefocust op aanbieders die in elk geval ook de salarisfunctionaliteit bieden.
HR Navigator doet jaarlijks vele onderzoeken naar in de wereld van HRM, arbo en verzuim. Vanuit initiatieven, zoals HRM Softwarekiezer, helpt zij werkgevers kosteloos bij het selecteren van het meest passende HRM-systeem.
We prijzen ons zeer gelukkig dat we maar liefst 25 aanbieders van HRM softwaresystemen hebben mogen onderzoeken. Het onderzoek bestond uit een uitgebreide online vragenlijst en een persoonlijk gesprek op directieniveau.
Groot aanbod, grote verschillen
“De E-HRM aanbieders bieden eigenlijk allemaal hetzelfde”, hoorden wij regelmatig tijdens de gesprekken van zowel de grote als kleine aanbieders. Dit getuigt niet van een groot zelfinzicht van de markt, het is namelijk absoluut niet waar. We zien juist grote verschillen tussen de vele aanbieders.
Uiteraard bieden alle systemen een basis personeelsregistratie. Vanuit deze brongegevens worden diverse functionaliteiten gevoed. Denkt u daarbij aan de primaire P&O-functies zoals salarisverwerking, personeelsplanning, beoordeling en verzuim en verlof.
Niet alle aanbieders hebben alle modules in huis. Voor elk van deze modules geldt, dat je als klant kunt kiezen tussen niveau Lada en Rolls Royce en alles wat daar tussenin zit.
We zien ook grote verschillen in de prijsstelling, in de onderliggende technologie en in de manier waarop de klant wordt benaderd.
Er zijn overigens opvallend veel aanbieders die zich richten op het MKB. Deze markt is in absolute zin natuurlijk ook het grootst, maar wordt in vele andere branches gezien als ondoorzichtig en lastig om schaalgrootte in te verkrijgen.
Kunnen de dino’s nog een tijdje mee?
Er zijn grote verschillen in hoe lang de verschillende aanbieders in de markt zijn. Een aantal grote aanbieders, zoals Easylon en Kennys, zijn dat al sinds de jaren 80/90. Tot nu toe lukt het hen keer op keer om mee te groeien met de technologische ontwikkelingen, maar houden ze dit vol?
We zien vaak een moderne look & feel en hippe modules en functionaliteiten, terwijl de onderliggende technologie vaak hetzelfde blijft. Zijn deze dino’s in staat snel genoeg te blijven evolueren om de concurrentie van het lijf te houden?
60 powertips die elke HR-professional moet kennen
Meld je aan voor de dagelijkse powertip
In onze dagelijkse powertip vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over Arbo, Verzuim en HR. We delen de belangrijkste tips en eye-openers die we hebben opgedaan bij het ondersteunen van duizenden klanten.
To Internet or not To Internet?
We zijn eraan gewend om het nieuwste van het nieuwste te zien, maar soms blijkt een oud autootje ook tot volle tevredenheid op de weg te rijden.
Zo biedt een lokaal geïnstalleerde HRM- en Salarisoplossing, nog altijd gebaseerd op Microsoft Access, bij veel klanten voor een lage kostprijs een uiterst stabiel systeem.
En hoewel daar wat ons betreft niets mis mee is, verdient een moderne Software as a Service (SaaS) oplossing wat ons betreft toch echt de voorkeur. In een paar jaar tijd is het aanbieden van de HRM-applicatie, die via het internet in de browser wordt aangeboden, niet alleen steeds meer geaccepteerd, het is gewoon de standaard geworden.
SaaS biedt natuurlijk ook veel meer mogelijkheden om gegevens uit te wisselen, functionaliteit toe te voegen en om op te schalen als het nodig is.
Een ander voordeel is een lagere Total Cost of Ownership (TCO). Het in de lucht houden van de servers, de back-up en de beveiliging wordt door de aanbieder verzorgd. De specialisten hoef je dan als werkgever niet meer zelf in dienst te hebben.
Nieuwkomers
Het is altijd mooi om te zien dat nieuwkomers gebruik maken van de tools van nu met de kennis uit het verleden. Hierdoor zijn zij in staat relatief snel een product in de markt te zetten dat helemaal aansluit bij de behoeften van vandaag.
Nieuwe aanbieders, zoals HR2day en Daywize, hebben op basis van een standaard online technologieplatform van Mendix en Force.com een HRM-pakket ontwikkeld. Deze platforms bieden een uitgebreide ontwikkelomgeving via internet.
Het voordeel van deze platforms is dat ze veel moderne functionaliteiten zoals Employee Self Service (ESS) en geavanceerde realtime integratiemogelijkheden met andere systemen standaard meeleveren. Tijdschrijven en de financiële administratie zijn voorbeelden.
Hippe apps voor iPads en Android zijn eerder regel dan uitzondering. De beveiliging is onderdeel van het platform, waardoor men een (in principe) veilige oplossing aanbiedt.
Hoewel het bouwen van nieuwe functies eenvoudiger, sneller en stabieler is dan zelf programmeren, blijkt het toch veel tijd te vergen om een complete en stabiele HRM- en Salarispakket te bouwen.
Er zijn ook leveranciers die zelf een technologieplatform hebben ontwikkeld waarop de HRM software is gebouwd. Sympa is een voorbeeld. De grote voordelen van een standaard platform ontbreken dan, het delen van de kosten van basisfunctionaliteiten als beveiliging en hosting bijvoorbeeld.
Het grote voordeel van zelfbouw is natuurlijk dat de leverancier snel nieuwe functies kan ontwikkelen op verzoek van de klant.
Buitenlandse spelers?
Grote spelers uit Amerika (Ready4HR) en de Scandinavische landen (Visma en Sympa) hebben een volledig Nederlandse aanbieding in de markt gezet. In sommige gevallen is ook zelf Salarisfunctionaliteit ontwikkeld.
In andere gevallen is een strategische samenwerking aangegaan met een bestaande Salarisleverancier (Ready4HR met Easylon).
Doordat de Tweede Kamer (te) vaak een ‘reparatiewetje’ bedenkt, moeten de Nederlandse wet- en regelgeving en de vele CAO’s regelmatig up-to-date worden gehouden.
De echte aanbieders van de Salarismodule hebben een gecertificeerde koppeling met de Belastingdienst en dat vereist toch de nodige (lokale) expertise en ervaring.
Marktbenadering
De klant wordt op vele manieren verleid om zich bij een aanbieder aan te sluiten. Sommige leveranciers kiezen voor een volledig online model zoals Nmbrs® (met gratis proefperiode). Hier kun je via de website een proefabonnement afsluiten en met creditcard betalen.
De meeste aanbieders komen toch graag in contact met hun klant en vertalen hun eisen en wensen vervolgens naar een klantgerichte oplossing.
De grote leveranciers zoals Afas, Raet en Unit4 bieden naast een volledig HRM-systeem ook de mogelijkheid van een servicemodel. Hierbij kan de klant zijn volledige personele administratie uitbesteden – Business Proces Outsourcing (BPO) – en hij hoeft geen administratie meer te verzorgen. De leverancier biedt zelfs de helpdesk aan voor manager en medewerker.
Het merendeel van de leveranciers zit tussen ‘online’ en BPO in. Verschillende aanbieders zoals Visma zijn er trots op dat zij alle implementaties door eigen medewerkers laten doen, volledig in eigen beheer. Zij zeggen hiermee te garanderen dat zij, als consultants met grote kennis van het eigen HRM-systeem, uw implementatie begeleiden.
Zo wordt op deze manier optimaal gebruik gemaakt van de beschikbare functionaliteit. De consultancy is dan ook een belangrijk deel van hun verdienmodel geworden.
Andere leveranciers kiezen er bewust voor om implementaties samen met externe partners te doen. Op die manier zijn zij veel flexibeler, hebben minder vaste overhead nodig en kunnen hun diensten tegen lagere prijzen aanbieden.
HRM is meer dan salaris
Er zijn meerdere aanbieders van HRM-systemen zonder eigen salarismodule. Er zijn vele samenwerkingsverbanden ontstaan tussen partijen die een innovatief HRM-product op de markt hebben staan, zoals People Inc en humanwave, en partijen die hun salarismodule ook apart aanbieden.
De standaard meegeleverde HRM-functionaliteit van de salarisaanbieders is de ene keer te beperkt en een andere keer juist weer te uitgebreid voor de vraag van de klant.
De combinatie van twee verschillende aanbieders is in die gevallen de beste match tegen een aantrekkelijke prijs. De HRM-aanbieders zonder eigen salarismodule bieden een interface naar meerdere Salaris-verwerkers, maar hebben wel hun favoriete vaste partijen.
Ook wil niet iedere aanbieder van HRM en Salaris zijn salarismodule apart aanbieden voor een interface met een andere HRM-leverancier.
HRM-systeem als registratietool
De gedachten achter een HRM-systeem verschillen sterk tussen de verschillende aanbieders. De klassieke gedachte van een personeelssysteem is een registratief systeem. Het is gemaakt voor het vastleggen van alle gegevens rondom een medewerker.
De salarisadministrateur beheert de personele administratie en heeft een uitgebreide, vaak zeer technische gebruikersinterface om alle gegevens efficiënt in te kunnen voeren en beheren. Mutaties levert men via een formulier aan en worden na een handtekening van de manager verwerkt door de administratie.
Tegenwoordig liggen deze mutaties steeds vaker in handen van de medewerker zelf (Employee Self Service) en van zijn manager (Manager Self Service). De formulieren zijn vervangen door invulschermen en de handtekeningen door een druk op de knop; een schil rondom de bestaande applicatie.
Kenmerkend zijn verschillende gebruikersinterfaces voor de specialisten op de P&O-administratie en de medewerkers of hun leidinggevenden.
HRM-systeem als procesondersteuner
Een HRM-administratie kan ook worden gezien als een verzameling van processen: instroom, doorstroom en uitstroom. De manager die een nieuwe medewerker heeft aangenomen, start met een instroomproces, of zelfs eerder indien het HRM-systeem ook de werving en selectie ondersteunt.
Nadat de manager het proces heeft gestart en de benodigde gegevens heeft ingevoerd, start er een werkstroom met taken voor hogere managers voor goedkeuring, de medewerker zelf voor het aanvullen van gegevens, en andere afdelingen voor bijvoorbeeld het bestellen van een leaseauto.
Ook door- en uitstroom wordt door de manager opgestart wanneer een medewerker van functie wijzigt of de organisatie verlaat. Na goedkeuring wordt een mutatie direct verwerkt in het systeem: straight through processing. Er is geen administratieafdeling meer die gegevens moet verwerken in het HRM-systeem.
Kenmerkend voor een geavanceerdere aanbieder als Raet is een flexibele workflow engine die kan worden aangepast aan de wensen van de klant. En dat terwijl andere aanbieders alleen een aantal standaardprocessen ondersteunen.
Bij de meer geavanceerde systemen kunnen bijvoorbeeld ook andere klantspecifieke bedrijfsonderdelen worden toegevoegd aan de workflow, zoals de beveiligingsafdeling die een toegangspas moet uitreiken bij het in dienst treden van een nieuwe medewerker.
De kwaliteit van de workflow van veel aanbieders is echter nog lang niet altijd op het gewenste niveau. Workflows zijn over het algemeen nog statische takenlijstjes die je kunt afvinken.
Als we dat vergelijken met de dynamische en intelligent workflow engines die aanbieders van verzuimsystemen hebben ontwikkeld, dan is er nog behoorlijk wat werk aan de winkel.
Deze twee verschillende denkwijzen, een registratief systeem ten opzichte van een procesondersteunende applicatie, geven verschillende oplossingen. Maar in de praktijk kunnen deze oplossingen erg op elkaar lijken!
