Zoektocht naar Duurzame Inzetbaarheid (||)

In deel 1 van deze reeks had ik het met je over alle definities die er zijn over DI. In dit deel ga ik dieper in op het misverstand dat erop berust dat er geen enkel bewijs zou zijn dat DI iets oplevert.

Ik spreek elke week tientallen HR-professionals en vaak ook ondernemers van organisaties. Die help ik met hun zoektocht bij het vinden van bijvoorbeeld de beste arbodienst of preventiepartner. Dat gaat letterlijk van de fietsenmaker op de hoek tot HR-managers van bedrijven met duizenden medewerkers.

En hoe leuk ik mijn vak ook vind, toch zijn er dagen dat ik erg moe word van zuchtende en steunende HR-managers, hun beknibbelende directies of ondernemers die lopen te miepen over een paar tientjes per jaar die ze moeten investeren in de gezondheid van medewerkers.

Aan een brandverzekering heb je ook niks, totdat…

In dit soort gesprekken heb ik altijd twee vragen. De eerste is of ze wel eens overwogen hebben om goedkopere koffie te schenken. Gewoon lekker ouderwetse filterkoffie van een of ander C-merk en dan lekker goedkoop met schrale poedermelk uit een sachetje.

Oeps. Dan wordt de gemiddelde manager best wel agressief kan ik je vertellen. Van hun koffie (of Pukka Thee) moeten ze afblijven. Dat, terwijl de kosten voor koffie meestal een stuk hoger zijn dan de uitgaven aan gezondheid, dus waar hebben we het over!

Waarom zeuren sommigen dan toch zo over investeren in gezondheid?

Soms zeg ik ook nog letterlijk: ”Je hebt ook geen reet aan een brandverzekering en die kost je elke maand ook heel veel geld. Totdat je huis in de fik staat. En raad eens. Dan ben je maar wat blij dat je je brandend huis verzekerd hebt en dat jouw verzekeraar netjes alle schade uitkeert. Er is niemand die een brandverzekering een onzinnige verzekering vindt, terwijl meer dan 95 procent van de bedrijven er nooit mee te maken heeft”.

Dus waarom zeuren sommigen van ons dan toch af en toe zo over investeren in gezondheid? Want elk bedrijf, ook als je maar een paar medewerkers in dienst hebt, krijgt vroeger of later te maken met de kosten van verzuim. Heel anders dus dan bij die brandverzekering, weet je 100 procent zeker dat je ooit te maken krijgt met verzuim.

DI in managementtaal

Om gelijk maar met het belangrijkste te beginnen. TNO zegt al meer dan een decennium dat elke euro die je investeert in DI het viervoudige oplevert. En dat getal wordt bevestigd door allerlei langjarige onderzoeken van gerenommeerde instituten.

Dus ben jij zelf een van die knieperds, of werk je in een organisatie waar het altijd draait om (meer) geld, marge en winst. Hier zijn wat getalletjes om je directeur of leidinggevende mee om de oren te slaan.

Investeren in DI levert je volgens het onderzoek Happiness@work, dat gepubliceerd werd in Harvard Business Review, het volgende op:

• 45 procent meer omzet
• 36 procent hogere productiviteit
• 39 procent hogere betrokkenheid van medewerkers

McKinsey deed meer dan tien jaar onderzoek onder ruim 500 bedrijven en 600.000 medewerkers naar de relatie tussen de gezondheid en de prestaties van organisaties. Resultaat in management taal?

• Winstgevendheid is 220 procent hoger
• Groei is 200 procent hoger

“Oké”, hoor ik je verzuchten, “mijn manager gelooft niet in onderzoeken en statistiekjes, zelf niet als dit zulke indrukwekkende onderzoeken zijn”. Geen probleem, ik zal het proberen nog eenvoudiger uit te leggen, zodat je zelfs de meest eigenwijze manager kunt overtuigen.

Verzuim kost 450 euro per dag

Eerst even over verzuim. Zeg maar het tegenovergestelde van inzetbaar zijn. Als mensen ziek zijn, dan kost dat geld, veel geld. Wij rekenen bij HR Navigator inmiddels met minimaal 450 euro per dag. Dat zijn bijvoorbeeld de kosten voor loondoorbetaling en vervanging. Maar het gaat ook om indirecte verzuimkosten: de kosten die je als organisatie hebt omdat het verzuim extra werkdruk oplevert voor de andere collega’s. Later meer daarover.

Maar bij verzuim gaat het niet alleen maar om de out-of-pocket kosten, het gaat om veel meer dan dat. Het gaat bijvoorbeeld ook om gederfde omzet. Is die dure consultant niet declarabel bij zijn klant? Scheelt je zomaar 1.000 euro omzet per dag. Die automonteur die een week op bed ligt? Zijn commerciële uurtarief is al snel 80 euro per uur, ofwel elke dag dat hij niet werkt, is dan 640 euro gederfde omzet. En ja, zelfs die schoonmaker heeft al snel een commercieel tarief van 30 euro per uur.

Bij verzuim gaat het niet alleen maar om de out-of-pocket kosten

Dat is dus allemaal omzet die niet binnenkomt en dat komt bovenop de loondoorbetalingskosten en vervangingskosten. En, zoals uit de voorbeelden hierboven blijkt, geldt voor veel bedrijven dus dat juist deze gederfde omzet een veelvoud is van de verzuimkosten. Snap je nu waarom je juist wel moet investeren in de gezondheid van medewerkers? En dat je daar maar beter op tijd mee kunt beginnen?

Vuistregel investeren duurzame inzetbaarheid

Maar hoeveel moet je dan precies uitgeven aan de duurzame inzetbaarheid? Ik hanteer daarvoor een simpele vuistregel. Noem hem maar de DI-regel van Bob. Die zegt dat als je volgens die regel investeert in duurzame inzetbaarheid, je dan mag verwachten dat een gemiddelde medewerker één verzuimdag minder heeft per jaar. Dat betekent dus dat als je net zoveel investeert als dat je bespaart aan de kosten van zo’n verzuimdag, je dan dus minimaal kostenneutraal aan het investeren bent.

Een voorbeeld, werk je bij die consultantclub en is een van je medewerkers ziek, dan heb je per verzuimdag dus verzuimschade van gemiddeld 450 euro (loondoorbetaling en vervangingskosten) en een omzetderving van 1.000 euro. Ofwel totaal dus 1.450 euro schade.

Stel nu dat je dit bedrag als budget zou hebben en zou besteden aan DI. Bijvoorbeeld als extra budget bij je arbodienst, voor de inzet van een PMO of als persoonlijk budget voor je medewerker, dan is het best aannemelijk te maken dat dankzij dit budget een medewerker gemiddeld één verzuimdag minder heeft.

Gaat het om een groep schoonmakers, dan zijn de loonkosten iets lager (stel 150 euro per dag) en de omzetderving ook iets lager natuurlijk. Maar ook hier al snel een paar honderd euro. Dat is best een flink budget en daar kun je prima beleid op maken.

Flinke reductie verzuimschade

Of je nu bij een bedrijf werkt dat op de kleintjes moet letten, of voor een organisatie die het wat breder heeft, vanaf een paar tientjes per medewerker per maand kun je je verzuimschade flink reduceren. Dan heb je het nog steeds maar over 0,5 tot 1 procent van de loonsom. En dat zijn dus kosten die je allemaal terugverdient.

Als je de redenering van TNO volgt zelfs viermaal. Dus als je 100 euro investeert, verdien je er 400 terug. En rendement van maar liefst 400 procent. Daar heeft de gemiddelde manager niet van terug!

Met een paar tientjes per jaar sla je geen deuk in een pakje boter

Ikzelf ben altijd wat voorzichtiger, maar geloof wel heilig in mijn eigen DI-regel. Ik durf zelf te stellen dat die niet alleen kostenneutraal is, maar dat je minimaal de investering terugverdient. Want wat vaak nog vergeten wordt, is dat verzuim van medewerkers niet alleen directe verzuimschade oplevert maar ook indirecte. Denk bijvoorbeeld aan de extra druk op collega’s, die ineens allerlei taken erbij krijgen, telefoontjes moeten beantwoorden of zelfs extra diensten moeten draaien, zoals nu midden in coronatijd gebeurt in de zorg en veel andere sectoren.

Die extra druk zorgt gelijk voor meer stress, gaat dus ten koste van productiviteit en vergroot de kans op fouten, maar zorgt vooral op langere termijn voor verminderde inzetbaarheid, een hoger verzuim, verlies van productiviteit, een hoger verloop en zelfs verminderde instroom. Die schade is een veelvoud van de verzuimschade en je kunt vast wel uitrekenen wat je zou kunnen besparen als dit niet gebeurt.

Er valt vast veel af te dingen op mijn vuistregel en of deze helemaal hout snijdt bij jouw organisatie, dat moet je zelf maar uitvinden. Maar hij is makkelijk te onthouden en verkoopt lekker in de boardroom en zelfs in de kantine.

Duurzame inzetbaarheid is iets individueels

Wat nu precies een redelijk DI-budget is binnen jouw organisatie bepaal jezelf, maar jouw manager snapt zelf ook wel dat je met een paar tientjes per jaar geen deuk in een pakje boter slaat. En als ik íets geleerd heb van duurzame inzetbaarheid is dat als de urgentie maar hoog genoeg is, het budget vanzelf vloeibaar wordt.

Zo sprak ik een paar weken geleden nog een HR-adviseur van een organisatie met een flink verouderende populatie. Daar kreeg elke medewerker 60 euro per maand volledig vrij te besteden aan de eigen inzetbaarheid. Dus er werd niets opgelegd. Dat kon gewoon de sportschool zijn, een massage, een persoonlijk programma, maar ook gewoon een nieuw paar wandelschoenen, want DI vindt men bij deze organisatie iets individueels.

En dat is natuurlijk ook zo. Als je DI gebruikt als kapstok om eens lekker te gaan betuttelen, wees dan niet verbaasd als je slechts hoon als beloning krijgt.

Kampioen betutteling

In de gratis, online training over DI, die ik samen geef met Pauline Miedema, noemen we vaak het voorbeeld van een klant die kampioen betutteling was. Die had verzonnen dat op de schermen in de kantine voortaan het aantal calorieën van alle producten vermeld zou worden. Er werden dus nog wel gewoon frikandellen en saucijzenbroodje geserveerd, maar niet zonder de waarschuwing dat je daar dus wel dik en ongezond van werd.

Maar dit soort betutteling werkt meestal averechts. De medewerkers in dit bedrijf namen namelijk niet een, maar gewoon drie of soms zelfs vier saucijzenbroodjes. Gewoon uit dwarsigheid; “Wie ben jij werkgever om je met mijn gezondheid te bemoeien!” En dat is natuurlijk ook zo.

Duurzame inzetbaarheid is maatwerk

Wat nu precies het beste werkt als het gaat om duurzame inzetbaarheid is gewoon ook lastig. Want DI is geen standaard confectiepak, maar een maatwerkpak. Wat voor de een wel werkt, werkt averechts voor de ander.

Want waar de een al een burn-out krijgt bij drie keer een paar uurtjes overwerken, kan een ander dat rustig drie jaar volhouden, ondertussen drie kinderen met ADHD opvoeden en ondertussen – met twee vingers in de neus – twee ernstige ziektes overleven.

Duurzame inzetbaarheid is geen blokje óm na het eten

Tot slot nog even dit. Het is een misschien een open deur, maar toch zien we vooral dít misgaan. Wil je aan de slag met duurzame inzetbaarheid, dan is dat geen spreekwoordelijk blokje óm na het eten. Het is een marathon (of op zijn minst een halve). En als je een marathon wilt lopen, begin je ook niet onvoorbereid te rennen.

Dus voordat je ook maar één meter beweegt, ga je eerst kijken naar alle doelgroepen in jouw organisatie. Met wie heb je te maken, wat is belangrijk, spreek je wel dezelfde taal als jouw directie? En vergeet vooral niet ook de leidinggevenden, werknemers en je HR-collega’s erbij te betrekken.

Bewijs voor nut en noodzaak investeren in DI

Conclusie van dit misverstand over DI: er is dus wel degelijk bewijs voor de nut en de noodzaak van het investeren in Duurzame Inzetbaarheid. Maar het is aan jou om eerst uit te zoeken welk bewijs binnen jouw organisatie het beste werkt. Ga je schermen met de cijfers van instituten als TNO en Mckinsey? Of pak je het pragmatisch aan.

Mijn ervaring is dat juist zo’n pragmatische aanpak vaak het beste werkt. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het KISS principe, ofwel Keep it Stupid and Simple. Want, om nog even terug te komen op die marathon, zelfs die begint bij een eerste stap. En er volgen nog vele kleine en grote stappen voordat je bij het einde bent.