Wat zijn elektronische contracten?

Als HR-professional ben je vaak in de weer met contracten. Je hebt ze bijvoorbeeld nodig als er een nieuwe medewerker bij het bedrijf komt, als iemand een andere functie krijgt of op een andere locatie gaat werken.

Ook ben je er vaak veel tijd en gedoe aan kwijt, want je moet deze contracten opstellen en je moet ze met regelmaat weer opzoeken.

Er is de afgelopen jaren veel gedigitaliseerd in de HR-branche, toch vind je contracten nog vaak in de papieren vorm.

In dit artikel geven we je een inkijkje in wat elektronische contracten nou eigenlijk zijn. Maar laten we beginnen bij het begin.

De natte handtekening

De papieren contracten worden al sinds de Romeinse tijd gebruikt. Uiteraard is er veel veranderd sinds die tijd. De basis blijft echter hetzelfde: het contract is pas geldig als er een geschreven ‘natte’ handtekening onder het contract staat. De handtekening identificeert de partijen die het contract ondertekenen.

In een contract moet de ene partij een aanbod doen aan de andere partij, die dit aanbod moet accepteren. Het voordeel van een geschreven contract vergeleken met een mondelinge overeenkomst is dat beide partijen duidelijk aangeven dat zij geen grap maken bij het aangaan van de overeenkomst. Dit wordt een wilsverklaring genoemd.

Samengevat bestaat een contract uit drie onderdelen: het aanbod, de wilsverklaring en de handtekening.

Internationaal zaken doen

Dit systeem werkt goed in ons rechtssysteem. Helaas werkt niet elk land met dezelfde wetten en reglementen. Dit is lastig als je bijvoorbeeld internationaal zaken wilt doen.

Stel, je wilt een samenwerking aangaan met een Brits bedrijf, dan loop je al snel tegen grote verschillen aan. Het Verenigd Koninkrijk werkt namelijk onder gemeen recht en Nederland onder civiel recht.

In de praktijk betekent dit dat beide landen andere regels hebben opgesteld voor (elektronische) contracten en wanneer deze contracten als rechtsgeldig worden gezien.

Nu is het vrij lastig om je contract aan te passen op de wetgeving van elk individueel land. Wetende dat de wereld steeds kleiner wordt en dat bedrijven steeds vaker met expats samenwerken, zou dit probleem alleen maar groter worden.

Daarnaast streven steeds meer bedrijven naar een milieuvriendelijke bedrijfsvoering en elektronische contracten kunnen hier een groot verschil in maken.

Gelukkig kwam de oplossing voor deze problemen in 2014.

eIDAS

De eIDAS geeft de Europese wetgeving aan omtrent elektronische contracten en waar zij aan moeten voldoen om rechtsgeldig te zijn. Deze regels gelden voor elk land binnen de Europese Unie.

Nederland heeft sinds september 2018 ook de eIDAS wet aangenomen. De vuistregel bij de eIDAS is dat een contract rechtsgeldig is: als je kunt aantonen dat een contract een origineel document is én dat beide partijen zich kunnen identificeren op het moment van ondertekenen.

Om dit overzichtelijk te maken heeft eIDAS onderscheid gemaakt tussen drie soorten contracten: de standaard elektronische handtekening, de geavanceerde eletronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Standaard elektronische handtekening

De standaard elektronische handtekening is de meest simpele vorm van elektronische handtekeningen en wordt aangeduid als een handtekening op een contract die tot stand is gekomen door middel van een elektronisch middel.

Een ingescand contract met een geschreven handtekening wordt in deze wetgeving dus al gezien als een standaard elektronisch handtekening. Is dit contract dan wel rechtsgeldig?

In de meeste gevallen niet! Je kunt vaak niet aantonen of het contract origineel is en ook niet dat de personen die tekenen wel echt degenen zijn die zij claimen te zijn.

Er zijn uitzonderingen op de regel, waarbij de standaard elektronische handtekening gewoon rechtsgeldig is. Denk dan bijvoorbeeld aan een provider van elektronische handtekeningen die alles vanuit een encrypted omgeving verzorgd.

Wanneer is de standaard elektronische handtekening toepasbaar?

(mits uitgegeven door een provider)

• Arbeidscontracten
• Freelance contracten
• Arbeidscontract aanpassingen
• Sales contracten

Geavanceerde elektronische handtekening

De geavanceerde elektronische handtekeningen zijn de volgende stap op de eIDAS ladder. Deze handtekeningen zijn 100 procent digitaal gezet door middel van speciale software. Ook zorgt deze software ervoor dat beide partijen juist zijn geïdentificeerd.

Dit doen zij door een Public Key Infrastructure (PKI). Met zo’n PKI kun je bijvoorbeeld inloggen met je Digid om aan te tonen wie jij bent. Dit maakt deze handtekening een stuk veiliger dan de standaard handtekening.

Wanneer is de elektronische handtekening toepasbaar?

• Arbeidscontracten
• Freelance contracten
• Arbeidscontract aanpassingen
• Sales contracten
• Koop- en huurovereenkomst woning

Gekwalificeerde elektronische handtekening

Hier komen we aan bij de meest veilige maar vaak ook de duurdere variant: de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Deze handtekeningen wordt gezet met behulp van een TTP (Trusted Third Party). Een TTP is bijvoorbeeld een USB-stick of een smartcard die het fysieke bewijs zijn dat de persoon is wie hij zegt te zijn.

Hiermee wordt een certificaat aan het contract gekoppeld en het contract is hiermee gegarandeerd rechtsgeldig. Deze certificaten worden geregistreerd bij het ACM (Autoriteit Consument & Markt).

Het nadeel aan deze variant is dat als je een contract wilt ondertekenen, je altijd de TTP moet gebruiken. Je kan dus niet snel op je telefoon of onderweg een contract ondertekenen. Daarbij is een TTP device niet gratis, Één TTP kost rond de € 200,– per jaar per gebruiker.

De andere twee vormen van elektronische handtekeningen kunnen volledig door middel van software gezet worden, hier beginnen de kosten bij de € 9,– per maand en afhankelijk van welke provider je kiest, is het aantal gebruikers ongelimiteerd.

Wanneer is gekwalificeerde elektronische handtekening toepasbaar?

• Koop & huur overeenkomst woning
• Industriële sales contracten
• Licentieovereenkomst

Rechtsgeldig en legaal

Om de vuistregel nogmaals te herhalen: zolang je kunt aantonen dat het contract origineel is en de personen zich kunnen identificeren, dan is een elektronische handtekening legaal en rechtsgeldig.

De drie verschillende varianten zijn puur het hulpmiddel om het type contract te herkennen. Zo weet je bij een standaard elektronisch contract dat je altijd moet nagaan of de maatstaven van de eIDAS worden behaald, terwijl dit bij de gekwalificeerde handtekening niet hoeft.

Als een elektronische handtekening aan de maatstaven van de eIDAS voldoet, dan is de handtekening net zo rechtsgeldig gezien als de natte handtekening waar we het eerder over hadden.

Voordelen van elektronische handtekeningen?

De eIDAS maakt de wetgeving omtrent elektronische handtekeningen een stuk duidelijker door heel Europa.

Daarnaast zijn hierdoor de meeste contracten net zo rechtsgeldig als de papieren variant. Maar laten we alle voordelen eens op een rijtje zetten.

Veilig
Elektronische contracten zijn dankzij de eIDAS veilig om te gebruiken. Er wordt door de meeste providers gebruik gemaakt van sterke encryptie in de cloud. Vaak is dit van zo’n niveau, dat zelfs de provider niet in jouw contracten kan kijken.

Let wel op, elke provider heeft andere lijnen getrokken omtrent veiligheid, ga dit dus altijd na voordat je in zee gaat met een provider van deze handtekeningen.

Snel
Contracten in papieren vorm moeten persoonlijk worden ondertekend. Dit betekent dat je moet wachten tot je elkaar ontmoet om de contracten te tekenen, of je stuurt de contracten op via de post. Hier gaat vaak een paar dagen overheen.

Daarentegen kun je een elektronisch contract gewoon via de mail versturen, waardoor het contract binnen enkele seconden bij jouw partner of nieuwe werknemer in de mailbox staat. Vaak kan degene die het contract ontvangt, het contract gewoon ondertekenen in zijn browser. Er is dus geen speciale software nodig als je wilt ondertekenen.

Legaal
Dankzij de eIDAS zijn elektronische contracten door heel Europa geaccepteerd. Superhandig voor het werken met expats, maar ook buiten Europa zijn elektronische handtekeningen toegestaan.

Je kunt zonder enig probleem contracten versturen naar Amerika, China of Turkije. In deze landen kunnen elektronische handtekeningen ook worden gebruikt als bewijsmiddel in een rechtszaak.

Als je een elektronisch contract wilt versturen naar een land buiten de EU, zorg dan altijd dat je informatie inwint bij een jurist om de meest up-to-date informatie te krijgen over de geldigheid van elektronische handtekeningen.

Goedkoop
Omdat er geen papier, inkt of verzendkosten aan te pas komen, komt het vaak voor dat elektronische contracten goedkoper zijn dan de standaard contracten die de meeste bedrijven nog steeds gebruiken.

De kosten voor een papieren contract zijn voor elk bedrijf anders. De geschatte kosten per contract zijn erg verschillend en liggen tussen de €1,14 en de €2,00.

Daarnaast speelt snelheid ook hier een rol. Omdat het sneller is om een elektronisch contract te laten ondertekenen, kun je de tijd die je er mee wint inzetten voor belangrijkere taken. Je behaalt dus geld en tijdswinst.

Nadelen elektronische handtekeningen

Learning curve
Bij elk nieuw programma zit een learning curve en zo zal de software die je krijgt om elektronische contracten te verzenden, weer even wennen zijn.

Afhankelijk van derde partijen
Omdat de getekende contracten op een server staan, ben je afhankelijk van de “up-time” van deze server. Nu zijn deze tegenwoordig erg stabiel en zou je hier weinig last van hebben, maar toch hoor je af en toe dat een server door een DDOS aanval is getroffen of dat er een bug in het systeem zit.

Op zulke momenten zal je dus niet bij jou contracten kunnen, iets wat je wel altijd kan met papieren contracten omdat je niet van andere partijen afhankelijk bent.