Participatieve aanpak Risico Inventarisatie & Evaluatie verhoogt het veiligheidsbewustzijn

Het is schokkend om te lezen dat circa 50 procent van de ondernemingen niet beschikt over een actuele Risico Inventarisatie -en Evaluatie (RI&E). Zeker ook omdat vanuit de Arbowet dit een verplicht onderzoek is (bron Monitor Arbo in Bedrijf 2016).

Wat maakt nu dat men het uitvoeren van RI&E als nuttig beschouwt? Dit was een vraag die ik mijzelf heb gesteld, omdat ik het vind dat als ik als consultant een bedrijf ondersteun, mijn bijdrage ook daadwerkelijk effectief is.

Als antwoord kreeg ik vaak te horen dat er uit een RI&E aandachtspunten komen die men niet herkent. Daarnaast worden er maatregelen voorgesteld die niet uitvoerbaar zijn, omdat ze bijvoorbeeld niet specifiek genoeg aansluiten op de situatie of het proces binnen de organisatie.

Wie zijn belangrijke stakeholders die helpen om te komen tot een RI&E die wél wordt gedragen?

De preventiemedewerker

Belangrijke taken van de preventiemedewerker zijn het mede opstellen en uitvoeren van de RI&E, het adviseren over te nemen maatregelen voor een goed arbeidsomstandighedenbeleid en het mede uitvoeren van de maatregelen (Bron: Arboportaal).

Dit maakt dat u een preventiemedewerker als geen ander binnen een organisatie al bij het voortraject moet betrekken. Tot het voortraject behoren vijf stappen:

1. Het komen tot een aanpak die past bij uw organisatie.
2. De keuze van ondersteuning bij het uitvoeren van de RI&E.
3. Het informeren en het creëren van betrokkenheid van stakeholders binnen uw organisatie.
4. Het komen tot maatregelen die draagvlak hebben bij de betrokkenen.
5. Het opstellen van een plan van aanpak met (realistische) termijnen, gekoppeld aan de prioriteitstelling en uitvoerbaarheid van te nemen maatregelen. Het creëren van ‘ownership’ voor de te nemen acties en bewaking van de opvolging.

[button color=”blue” size=”” type=”square” target=””] Uit Monitor Arbo in Bedrijf 2016 blijkt dat circa 50 procent van de bedrijven geen preventiemedewerker hebben benoemd. In de nieuwe Arbowet, die vanaf 1 juli 2017 ingaat, zijn de bevoegdheden en het benoemen van de preventiemedewerker beter geregeld. De werkgever heeft de instemming nodig van de OR/PVT bij zowel de keuze van de persoon van de preventiemedewerker als de positionering van de preventiemedewerker in de organisatie. Daarnaast krijgt de preventiemedewerker ook als taak om te adviseren aan en samen te werken met de bedrijfsarts en de andere arbodienstverleners (bron Impact wijziging Arbowet begin 2017, rie.nl).[/button]

De ondernemingsraad (OR)

De OR is het klankbord van de organisatie. Ook zij heeft een belangrijke rol aangezien ze instemmingsrecht heeft over de aanpak van de RI&E en over hoe u de uitkomsten van de RI&E opvolgt. Door de OR vroegtijdig te betrekken, kunt u draagvlak creëren voor de uiteindelijke uitvoering van de maatregelen.

Ook is de OR, voor de deskundige die de RI&E opstelt, een belangrijk orgaan om input te krijgen over mogelijke aandachtspunten die u dient mee te nemen in de RI&E. Bovendien kan de OR een actieve rol spelen bij de uitvoering van de RI&E door samen met de deskundige de verschillende werkplekken te bezoeken.

De RI&E in de burolade

Ik heb zelf vele jaren RI&E’s uitgevoerd waarbij ik als kerndeskundige interviews hield, documenten beoordeelde en een rondgang door de organisatie uitvoerde om tot een volledige en betrouwbare RI&E te komen.

Ik merkte dat het in deze aanpak ontbrak aan het verkrijgen van werkelijk draagvlak bij het (h)erkennen van de geconstateerde tekortkomingen en het implementeren van de maatregelen. Dat leidde ertoe dat het opstellen en opvolgen van het plan van aanpak stagneerde tot en met het verdwijnen van de RI&E in de bureaulade.

De veiligheidsambassadeur

Een veiligheidsambassadeur zou ook als preventiemedewerkers voor een (specifieke) afdeling benoemd kunnen worden. Daarbij moet binnen een ondersteunende structuur – door bijvoorbeeld het opstellen van een RACI matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) waarmee je de verschillende rollen van de preventiemedewerker op een transparante wijze inzichtelijk maakt – worden geborgd wie vanuit welke rol de overall contacten met de OR, bestuurder en arbodienst onderhouden.

Of deze benoeming kan plaatsvinden, hangt mede af van de minimale eisen die vanuit de RI&E worden gesteld aan de preventiemedewerker. Daarnaast heeft de OR instemmingsrecht bij de aanstelling van de preventiemedewerker en zijn rol binnen de organisatie volgens artikel 27 lid 1 d WOR en wijzing Arbowet 2017 per 1 juli 2017.

Samen met de veiligheidsambassadeur breng ik de veiligheid en gezondheidsrisico’s van zijn afdeling in kaart. Daarnaast vraag ik die persoon met collega’s na te denken over maatregelen om de gesignaleerde risico’s te reduceren.

De veiligheidsambassadeur wordt getraind op de verschillende onderwerpen die beoordeeld worden in de RI&E. De impact van deze aanpak biedt veel voordelen. Hij krijgt meer kennis over en inzicht in:

1. veiligheid- en gezondheidsrisico’s;
2. hoe een RI&E-proces in elkaar zit;
3. hoe je een risicoweging uitvoert;
4. betrokkenheid bij de uitvoering en hoe hij draagvlak kan krijgen als hij tekortkomingen (h)erkent en maatregelen moet nemen.

[button color=”blue” size=”” type=”square” target=””]Om tot maatregelen te komen waar draagvlak voor is, kan de arbocatalogus een belangrijke bron zijn. Er is voor circa 50 procent van de bedrijven een arbocatalogus toepasbaar. Het gebruik van oplossingen die hier in staan vermeld, neemt de laatste jaren significant toe (bron Arbo in bedrijf 2016).[/button]

Eigenaarschap

De participatie van de veiligheidsambassadeurs bij een RI&E heeft ook een positieve bijdrage op de volledigheid en betrouwbaarheid van het proces. In organisaties waar ik ervaring heb opgedaan met deze werkwijze reageert men enthousiast en blijven de veiligheidsambassadeurs betrokken bij het verder uitrollen van veiligheids- en gezondheidsonderwerpen.

Wat je ook ziet gebeuren, is dat de veiligheidsambassadeurs zich meer als eigenaar gaan gedragen door de veiligheid en gezondheid binnen hun afdeling verder te verbeteren. Van het voorstellen van voorlichting en training over bepaalde veiligheid- en gezondheidsrisico’s voor de medewerkers tot het geven van toolboxen. Al dan niet gefaciliteerd door bijvoorbeeld de preventiemedewerker of de KAM-afdeling.

Verder blijkt ook dat, nadat het proces is afgerond, het veiligheidsbewustzijn op een afdeling is verhoogd en de medewerkers onveilige situaties eerder (h)erkennen en melden. Een bevlogen veiligheidsambassadeur stimuleert dit alleen maar.

Tot slot draagt het inzetten van veiligheidsambassadeurs bij om de verantwoordelijkheid voor veiligheid en gezondheid in de lijn te leggen, waarbij en de KAM-afdeling en preventiemedewerker meer als tweedelijns ondersteuning kunnen functioneren.