10 vragen voordat je aan de slag gaat met health checks

Veel organisaties richten zich meer op preventie en duurzame inzetbaarheid en minder op alleen het voorkomen van verzuim. Goed bezig dus!

Als je aan de slag gaat met preventie kom je al snel bij een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of een health check uit. Preventie wordt ook steeds vaker door de OR op de agenda gezet.

Het goede nieuws is dat een health check of PMO de organisatie en de medewerkers écht heel veel op kan leveren. Het slechte nieuws is dat het nu in de praktijk meestal weinig oplevert, maar vooral veel tijd, geld en energie kost.

Voordat je aan de slag gaat met health checks, zijn er 10 vragen die je jezelf moet stellen. In dit artikel heb ik ze voor je op een rijtje gezet. Ik scheer health checks en PMO’s even over één kam, omdat dezelfde vragen van toepassing zijn.

Vraag 1 – Wie wil de health check?

Een vraag die nogal eens wordt overgeslagen… want de health check staat nu eenmaal op de agenda en dus gaan jullie ermee aan de slag. ‘De organisatie’ wil het. Maar wíe dan precies? Is het een project van HR? Vindt de OR het belangrijk? Is er een werkgroep? Zegt de directeur dat het moet? Wil het MT het? Willen de medewerkers het?

Als er geen eigenaar is, dan zul je zien dat er later ook geen draagvlak, budget en tijd is. Daarnaast is natuurlijk belangrijk te weten wie het project gaat begeleiden en wie de beslissingen mag nemen.

Vraag 2 – Waarom wil je een check?

Waarschijnlijk de belangrijkste vraag. En er zijn veel antwoorden mogelijk die allemaal niet goed of fout zijn. Ze bepalen wel hoe de check er dan uit gaat zien. Een reden om bijvoorbeeld een health check te willen is…

• omdat het wettelijk verplicht is (PMO)
• omdat de OR het wil
• omdat je iets aan preventie wil doen
• omdat de directie het onderwerp duurzame inzetbaarheid belangrijk vindt
• omdat je een ‘cadeautje’ aan je medewerkers wil geven
• omdat je eigen regie wil stimuleren
• omdat je een nulmeting wil
• omdat je je verzuim wil verlagen
• omdat je een goede werkgever wil zijn
• omdat andere bedrijven in jullie branche het ook doen
• omdat je er misschien een subsidie voor krijgt

Redenen genoeg. Belangrijk is om helder te hebben wat de reden is, zodat je daarna goed invulling aan het project kunt geven.

Vraag 3 – Wat zijn je doelstellingen?

Als je weet waarom je een health check wil, kun je verder. Welke concrete doelstelling is er? Of aan welke doelstelling van de organisatie moet de health check bijdragen? Wat is het resultaat dat je verwacht?

Sommige doelstellingen kun je meten, bijvoorbeeld een verlaging van het verzuim of verhoging van de medewerkertevredenheid. Andere doelstellingen zijn vager, maar minstens zo belangrijk: medewerkers nemen meer eigen verantwoordelijkheid, of de onderlinge sfeer is verbeterd. Het is belangrijk deze doelstellingen ook te delen met de deelnemers.

Bedenk dat deelnemers hun eigen doelstellingen hebben, een health check is heel persoonlijk. Als er onvoldoende aandacht is voor individuele doelstellingen, dan zal het percentage deelnemers laag zijn.

Vraag 4 – Wie is de doelgroep?

Voor wie is de health check bedoeld? Voor alle medewerkers of heb je een specifieke doelgroep?

Als je een standaard health check aanbiedt, dan zul je zien dat de mensen die al gezond leven en het een belangrijk onderwerp vinden meedoen. Ook de mensen die positief zijn over het bedrijf doen eerder mee dan mensen die dat niet zijn.

Als je juist de mensen die het vaak het hardste nodig hebben wilt bereiken, dan moet je dus je health check en je communicatie daar op aanpassen. En om dat te kunnen doen, moet je dus weten wat je doelgroep dan precies wil.

Hoe je daarachter komt? Door het ze te vragen! Het ligt nogal voor de hand maar vaak gebeurt het niet. Betrek deelnemers bij de inhoud van de health check, het kiezen van de aanbieder en bij de communicatie, anders weet je zeker dat de opkomst laag zal zijn.

Vraag 5 – Hoe betrek ik de doelgroep?

Door een werkgroep, enquête, contact met de OR, lunchbijeenkomst of aandacht aan het onderwerp besteden in een werkoverleg. Er zijn genoeg manieren. Maar dat gaat alleen over de manier waarop je de doelgroep bereikt.

Wat belangrijker is… wat wil je ze vragen? Want de meeste medewerkers houden zich over het algemeen niet zo bezig met health checks en duurzame inzetbaarheid.

Dus op de vraag “wat zou jij in een health check willen?” hebben ze misschien niet meteen een antwoord. Wat niet betekent dat het ze niet interesseert, of dat ze geen waardevolle input kunnen leveren.

Het is alleen belangrijk dat je ze voldoende informatie geeft over de doelstellingen en de mogelijkheden. Neem mensen mee in het verhaal en check ook of ze voldoende informatie hebben.

Daarnaast is verwachtingsmanagement van belang. Als er weinig budget is, wees daar dan eerlijk over. Anders verwachten mensen een geweldige en uitgebreide health check, en dan komt er alleen een korte enquête over gezondheid. Gegarandeerd en terecht dat ze dan teleurgesteld zijn.

Als je in het voortraject veel tijd en energie steekt in het betrekken van de doelgroep – ook de mensen van wie je verwacht dat ze misschien niet zo enthousiast zijn – dan zul je zien dat het aantal mensen dat deelneemt omhoog gaat.

Vraag 6 – Waaruit wil je dat je health check bestaat?

Je kunt kiezen voor een simpele PMO met een check van ogen en oren en een vragenlijst over gezondheid, maar je kunt ook aan een hartfilmpje denken, een stresstest of een onderzoek door een fysiotherapeut.

Je mag er vanuit gaan, dat eigenlijk alles mogelijk is, als je maar betaalt. Aanbieders komen met de mooiste voorstellen en programma’s. The sky is the limit en health checks zijn big business, dus reken maar dat er leuke dingen worden voorgesteld.

Je moet dus goed weten wat je wilt meten en waarom. Wil je een diepgaand medisch onderzoek? Dan is een hartfilmpje misschien nuttig. Wil je vooral dat mensen zich bewust zijn van het belang van bewegen en goede voeding? Dan is een vragenlijst en een hardlooptestje misschien beter. Zijn er veel mensen met fysieke klachten? Zet dan vooral een fysiotherapeut in. Is de werkdruk hoog? Een vragenlijst om stress te meten zou ik dan adviseren.

Als je zelf geen heldere doelstellingen hebt, dan zie je door de bomen het bos niet meer. Bedenk ook goed wat de metingen zeggen en wat de organisatie of de medewerkers ermee kunnen.

Vraag 7 – Welk budget heb je en waar komt het vandaan?

Alles is mogelijk. Als je maar betaalt. En aangezien de meeste organisaties geen eindeloos budget hebben, is het belangrijk om keuzes te maken. Voor HR is het goed om te bekijken waar het budget vandaan moet komen. Het is vaak heel goed mogelijk om subsidies aan te vragen, of om samen te werken met organisaties in dezelfde branche.

Voor een health check als kadootje aan medewerkers is meestal niet zoveel geld beschikbaar, maar voor het voorkomen van verzuim of voor het verbeteren van de mobiliteit wel.

Bedenk dus van tevoren goed aan welke thema’s de health check kan bijdragen zodat je ook daar budget kan halen. Vergeet ook niet budget te regelen voor de vervolgstappen, zie vraag 8.

Vraag 8 – Wat zijn de vervolgstappen?

Als je alleen een health check doet en er geen vervolg aan geeft, dan is het eigenlijk weggegooid geld. Wat gebeurt er met de informatie die de health check oplevert? Wat gebeurt er met de persoonlijke uitslagen die de medewerkers krijgen?

Een health check is pas de eerste stap, daarna begint het pas echt.

Zo kun je allerlei interventies op maat aanbieden, bijvoorbeeld coaching voor mensen die veel werkdruk ervaren, of een sportprogramma voor mensen die graag meer willen bewegen.

Ook op organisatieniveau kun je na de health check gerichter aan de slag met duurzame inzetbaarheid, je weet nu immers waar de knelpunten zitten, waar de kracht van de organisatie zit en wat medewerkers nodig hebben.

Dit betekent dus dat de health check binnen een groter plaatje past.

Vraag 9 – Wat heb ik al in huis?

Vaak hebben organisaties al dingen geregeld op het gebied van verzuim, opleidingen en duurzame inzetbaarheid. Het is dan zonde om daar met de health checks geen gebruik van te maken.

• Interventies zoals een fysiotherapeut, opleidingen, coaching of bedrijfsarts kunnen gekoppeld worden aan de health check.
• Is er al een werkgroep die zich bezighoudt met gezondheid? Laat ze meedenken over de health check.
• Hebben jullie iets geregeld met een sportschool? Koppel dat aan de health check.
• Is er al beleid rondom gezondheid en ARBO? Zorg dan dat de health check daar in past.

Interventies en beleid rondom gezondheid zijn meestal ad hoc en gefragmenteerd en een health check is een uitgelezen kans om dat allemaal samen te brengen.

Vraag 10 – Welke aanbieder kies ik?

Als je antwoord hebt op alle vragen, dan kun je een programma van eisen formuleren. Hoe beter je dat doet, hoe makkelijker het is om de juiste aanbieder te kiezen. Zorg dat je altijd in gesprek gaat met een aantal aanbieders, er zijn hele grote verschillen in aanpak.

Waar moet je op letten bij het kiezen?

• Sluit de tone of voice van de aanbieder aan bij jouw organisatie?
• Sluit hun voorstel aan bij jullie doelstellingen?
• Hebben ze ervaring met de doelgroep?
• Luisteren ze echt naar jullie wensen of proberen ze vooral hun eigen product te verkopen?

Als je antwoord hebt op al deze vragen, dan kun je aan de slag. Een health check uitvoeren is over het algemeen een groot project, dus zorg dat er een projectleider is met verstand van zaken. Niet alleen een inhoudsdeskundige, maar iemand die ook het proces goed kan begeleiden.

Aan de hand van deze checklist kun je een weloverwogen keuze maken of een health check iets voor jouw organisatie is. Dat bespaart je veel tijd, geld en energie.