De accountant controleert je salarisadministratie niet
Iedere maand worden de salarissen netjes uitbetaald. De loonstroken zien er verzorgd uit, de loonheffingen worden afgedragen en de accountant keurt de jaarrekening goed.
Veel werkgevers trekken daar automatisch één conclusie:
“Dan zal onze salarisadministratie ook wel kloppen.”
Dat klinkt logisch. Maar helaas werkt het niet zo.
Een accountant controleert namelijk niet of je salarisadministratie inhoudelijk goed is ingericht. En juist daardoor kunnen kleine fouten jarenlang onopgemerkt blijven.
Achter iedere loonstrook schuilt namelijk een combinatie van wet- en regelgeving, cao-afspraken, pensioenregelingen en fiscale regels. Verandert er iets in één van die onderdelen? Dan kan dat direct gevolgen hebben voor de salarisadministratie.
Wat controleert een accountant eigenlijk?
Wanneer werkgevers horen dat er mogelijk iets niet klopt in hun salarisadministratie, krijgen we vaak dezelfde reactie:
“Maar onze accountant kijkt daar toch naar?”
Dat klopt… tot op zekere hoogte.
Een accountant controleert of de financiële administratie aansluit op de jaarrekening en of de cijfers een betrouwbaar beeld geven van de organisatie. Dat is iets heel anders dan beoordelen of de salarisadministratie inhoudelijk goed is ingericht.
Hij controleert bijvoorbeeld niet of:
- een pensioenregeling correct is ingericht;
- een cao-wijziging goed is verwerkt;
- een looncomponent wel of niet pensioengevend is;
- een UWV-uitkering op de juiste manier is verwerkt;
- alle arbeidsvoorwaarden correct zijn vertaald naar de loonadministratie.
De vraag is dus niet alleen of er loonheffing is betaald.
De echte vraag is:
Had het salaris eigenlijk wel op deze manier berekend moeten worden?
Weet je zeker dat jouw salarisadministratie klopt?
Veel fouten blijven jarenlang onopgemerkt
✓ Ontdek óf en waar het beter kan
✓ Vrijblijvend gesprek met een salarisspecialist
✓ Inzicht in risico’s, fouten en verbeterkansen
Software doet precies wat jij zegt
Ook moderne salarissoftware voorkomt dit soort fouten niet.
Sterker nog: goede software maakt vrijwel nooit rekenfouten.
Maar software denkt niet na.
Vergelijk het met een navigatiesysteem. Vul je een verkeerd adres in, dan brengt het je feilloos naar de verkeerde bestemming.
Zo werkt salarissoftware ook.
Staat een pensioenregeling verkeerd ingesteld? Is een looncomponent onterecht niet pensioengevend? Of ontbreekt een uitzondering in de inrichting? Dan verwerkt de software dat iedere maand opnieuw. Snel, foutloos en volledig automatisch.
Alleen… de uitgangspunten zijn nog steeds verkeerd.
Juist daardoor kunnen fouten jarenlang blijven bestaan zonder dat iemand ze opmerkt.
Een klein detail kan grote gevolgen hebben
Het zijn vaak niet de grote fouten die problemen veroorzaken.
Juist kleine afwijkingen kunnen jarenlang ongemerkt blijven bestaan.
Neem bijvoorbeeld de pensioengrondslag.
Wanneer een vaste looncomponent, zoals een dertiende maand, ten onrechte niet wordt meegenomen in de pensioenberekening, lijkt er op het eerste gezicht niets aan de hand. De salarissen worden gewoon uitbetaald en de loonstroken zien er netjes uit.
Soms wordt zo’n fout pas ontdekt wanneer een medewerker uit dienst gaat of met pensioen gaat. Dan blijkt dat jarenlang te weinig pensioen is opgebouwd en moeten premies alsnog worden gecorrigeerd.
Hetzelfde geldt voor situaties zoals zwangerschapsverlof, een UWV-uitkering, ouderschapsverlof of wijzigingen in arbeidsvoorwaarden. Het lijken veranderingen die vooral bij HR horen, maar ze hebben vrijwel altijd ook gevolgen voor de salarisadministratie.
Wie controleert de salarisadministratie dan wel?
En daarmee komen we misschien wel bij de belangrijkste vraag.
Als de accountant het niet doet…
En de software het niet doet…
Wie kijkt er dan eigenlijk nog kritisch naar de salarisadministratie?
In veel organisaties is het antwoord verrassend eenvoudig:
Niemand.
Dat betekent natuurlijk niet automatisch dat er fouten zijn gemaakt.
Maar het betekent wél dat veel werkgevers eigenlijk niet zeker weten of hun salarisadministratie nog aansluit op de actuele wetgeving, de cao, de pensioenregeling en de manier waarop de organisatie vandaag de dag werkt.
Laat niet alleen de jaarrekening controleren
Een goedgekeurde jaarrekening betekent dus niet automatisch dat ook de salarisadministratie inhoudelijk klopt.
Wetgeving verandert. Cao’s veranderen. Pensioenregelingen veranderen. En ondertussen verandert jouw organisatie ook. Medewerkers komen en gaan, arbeidsvoorwaarden worden aangepast en nieuwe regelingen doen hun intrede.
Juist daarom is het verstandig om de inrichting van je salarisadministratie regelmatig kritisch te laten beoordelen.
Niet omdat je verwacht fouten te vinden.
Maar omdat je zeker wilt weten dat kleine afwijkingen niet jarenlang ongemerkt blijven doorwerken.
Twijfel je of jouw salarisadministratie nog aansluit bij de huidige situatie? Op onze pagina over salarisadministratie lees je waar organisaties het meest kwetsbaar zijn en hoe je voorkomt dat kleine fouten grote gevolgen krijgen.
