Spring naar content
HR Navigator

De beste personeelsadministratie voor je organisatie?

✓ Vergelijk gratis 50 personeelsadministratie aanbieders

✓ Persoonlijk advies van dé HRM experts van Nederland

✓ Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest

✓ Snel 3 offertes van de beste personeelsadministratie aanbieders

Gratis en 100% onafhankelijk

10x sneller dan zelf doen

15.000+ klanten gingen jou voor

Alles wat je moet weten over personeels- en salarissystemen

Van pensioenen, subsidies en loonheffingen tot verlof, ziekte, overuren en arbeidsovereenkomsten. De administratieve werkzaamheden rondom personeel en salaris zijn heel breed, waardoor je veel tijd kwijt bent aan al deze processen. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor één personeelssysteem in plaats van een los pakket voor personeelsplanning, salarisadministratie en de systemen voor verlof- en tijdregistratie. 

Maar wat is nou echt een goed systeem? En welke processen heb jij nou écht nodig? We helpen je graag een handje. Daarom hebben we alle informatie die jij nodig hebt om het juiste personeels- en salarissysteem voor jouw organisatie te kiezen verzameld op deze pagina. Heb jij na het lezen van deze pagina toch nog vragen over HRM Software of andere HR-uitdagingen, twijfel niet om contact met ons op te nemen.

Inhoudsopgave
    Add a header to begin generating the table of contents

    Wat is...?

    Over het algemeen vind je in een personeelsadministratie informatie over jouw bedrijf en jouw werknemers. Maar wat valt nou precies onder die informatie? Een goede personeelsadministratie begint al bij het plaatsen van een advertentie voor een nieuwe medewerker en eindigt ver nadat iemand uit dienst is. Ook zaken als personeelsplanning, loonadministratie, verlofregelingen en verzuimregistratie horen hierbij. Vergeet ook niet alle gegevens en afspraken die je maakt met je medewerkers, bijvoorbeeld over een leaseauto, pensioenregeling en/of studiekosten vast te leggen in je personeelsadministratie!

    Waarom een combinatie van een personeels- en salarissysteem?

    Er bestaan losse salarismodules en geïntegreerde HR-pakketten. Maar door te kiezen voor een geïntegreerd pakket kun je eenvoudig een koppeling maken met andere onderdelen van jouw HR-suite. Schakelen tussen de loonadministratie, tijdregistratie, verlofregistratie, verzuimmanagement en het personeelsdossier wordt dan een koud kunstje. Voor de wat grotere werkgevers is zelfs personeelsplanning of zelfs strategische personeelsplanning mogelijk. Ook dit kan onderdeel uitmaken van jouw geïntegreerde HR-pakket. Met een combinatiepakket heb je alles digitaal per werknemer binnen handbereik.

    Gratis inkoopgids: Voorkom dat je de verkeerde arbodienst kiest

    In deze handige gratis inkoopgids vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over het selecteren van de best passende arbodienst voor onze ruim 15.000+ klanten.

    Leer van onze ervaring en weet welke vragen je moet stellen om de beste arbodienst voor jouw organisatie te vinden.

    Arbodienst inkoopgids

    Gratis inkoopgids t.w.v. € 27,--

    5 niet te missen feiten en fabels over arbodienstverlening

    De 10 vragen die je moet stellen om nooit meer een verkeerde arbodienst te kiezen.

    Snel inzicht in alle mogelijkheden voor je arbobeleid

    Gratis Workshop Inkoop arbodienstverlening en preventie

    HR Navigator hielp al 15.000+ organisaties bij het vinden van een passende arbodienst.

    Onze ervaring hebben we nu gebundeld in een pragmatische workshop.

    workshop Inkoop Arbodienst

    Wat levert deze workshop jou op?

    Je weet wat de 5 grootste valkuilen zijn bij het inkopen van arbo en preventie en hoe je deze voorkomt

    Je weet welke typen arbodiensten er zijn en welke bij jou passen

    Je weet welk arbo-model het meest geschikt is voor jouw organisatie

    Je hebt je arbo agenda bepaald en kunt nu aan de slag om de juiste aanbieder te vinden

    Maatwerkregeling of vangnetregeling

    Wat kun je allemaal met een personeels- en salarissysteem?

    De HR-afdeling is verantwoordelijk voor het bijhouden en registreren van verschillende processen binnen een organisatie. Denk aan werving & selectie personeel, contractbeheer, personeelsdossiers, personeelsplanning, urenadministratie, opleiding & ontwikkeling van werknemers, salarisadministratie, declaraties, ziekmeldingen en verlofregistratie. Een personeelssysteem dat aansluit bij jouw bedrijf maakt het mogelijk al deze processen te automatiseren, zodat de HR-afdeling wat meer lucht krijgt.

    Verlof

    Met één druk op de knop alle verlofregistraties binnen jouw organisatie inzien, dat klinkt geweldig. Dit wordt werkelijkheid met een personeels-en salarissysteem. Van vakanties, losse snipperdagen en verlof uren tot bijzonder verlof, zoals verlof voor een begrafenis of een huwelijk en ouderschapsverlof, je ziet alles. Als je alles in één systeem opslaat, kun je de aanvraag- en goedkeuringsprocessen eenvoudig stroomlijnen. Je ziet snel of je een vakantie of snipperdag van een werknemer wel of niet kan goedkeuren. Tenslotte is het belangrijkste natuurlijk dat alle afdelingen voldoende bezet zijn, zodat deze optimaal functioneren. En voor je werknemer is het fijn als hij/zij snel iets te horen krijgt!

    Urenadministratie

    Ook de urenadministratie kan direct in een personeelssysteem worden vastgelegd. Kun je je nog herinneren hoe dit ‘vroeger’ ging? Toen klokten we onder andere in en uit via een stempelkaart of een prikklok. Tegenwoordig is dit ondenkbaar, want nu gaat vrijwel alles digitaal. Ook het klokken, bijvoorbeeld via een tagger. Daarnaast zijn speciale apps aan een opmars bezig, superhandig voor mobiele werknemers. Via een tijdregistratiesysteem wordt dan bijgehouden hoe laat iemand start en wanneer iemand weer naar huis gaat. Deze uren worden direct geregistreerd in het systeem. Voor elkaar inklokken is hiermee voorgoed verleden tijd. Daarnaast is het belangrijk dat de wetgeving wordt nageleefd. Denk aan minimale verplichte rustpauzes, vooral bij werknemers die onderweg zijn. De urenadministratie houdt dit allemaal netjes voor je bij. Hiermee kun je de HR-afdeling echt ondersteunen!

    Personeelsplanning

    Het is tevens mogelijk om personeelsplanning software te integreren met een personeelssysteem. Puzzelen met werktijden en dagen is dan vaak niet meer nodig, omdat je in het systeem roosters aanmaakt. Wanneer je ook ziektedagen, verlofdagen en cursusdagen bijhoudt, ziet het systeem elke wijziging en voert deze ook gelijk door. Omdat gewerkte uren automatisch worden ingevoerd, heb je ook direct inzicht in de verwachte personeelskosten. Hier kun je de planning eventueel weer op aanpassen.

    Salarisadministratie

    Personeelskosten zijn voor veel bedrijven vaak de grootste kostenpost. Met het juiste systeem zijn alle HR-processes wat betreft salaris geautomatiseerd. Hierdoor heb je snel inzicht in verschillende kosten, waaronder de loonadministratie. Dubbele invoer is niet meer nodig. Berekeningen worden altijd volgens de laatste cao en/of bedrijfseigen regelingen verwerkt. Van de declaraties tot het ziekteverzuim, het wordt allemaal direct zichtbaar op de loonstrook. Daarbij worden betaalbestanden foutloos aangemaakt en worden loon- en pensioenaangiften rechtstreeks verzonden naar de juiste instanties. Lekker efficiënt dus. Alle gegevens, ook vanuit de historie, zijn bovendien eenvoudig terug te vinden en in te kijken. Vergeet niet om gegevens altijd te bewaren, want de wettelijke bewaartermijn, ook wel de fiscale bewaartermijn, is zeven jaar.

    Personeelsdossier

    Het is belangrijker dan ooit om een volledig personeelsdossier te hebben. Zolang de relatie tussen werkgever en -nemer goed is, is er niets aan de hand. Het is dan zoals we zeggen ’ouwe jongens krentenbrood’. Je vertrouwt elkaar op de mondelinge afspraken die je hebt gemaakt. Maar, zodra er een kink in de kabel komt, kan het niet op orde hebben van een dossier voor veel problemen zorgen, ook financieel. Dat wil je natuurlijk niet. Het vastleggen van afspraken voorkomt daarom een hoop verwarring en misverstanden. Je bent als werkgever zelfs juridisch verplicht om voor al je werknemers een up-to-date personeelsdossier bij te houden.

    Wat zet je in het personeelsdossier?

    In dit dossier bewaar je de persoonlijke gegevens van de werknemer, de arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden en aanvullende contracten. Ook een kopie van een geldig ID-bewijs (geen rijbewijs) en het formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen bewaar je bij deze gegevens. Daarnaast leg je in het dossier het functioneren van de werknemer vast, zijn ontwikkeling, beoordeling, ziekteverzuim en allerlei correspondentie die plaatsvindt tussen de werknemer en werkgever. 

    Er geldt niet echt een bewaartermijn voor personeelsdossiers van oud-werknemers. Het uitgangspunt als gevolg van de AVG is dat je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk mag bewaren. Dit zal voor ieder bedrijf dus anders zijn.

    Waarom alle HR-processen automatiseren?

    Als je bedrijf groeit, groeit ook de administratieve werkdruk mee. Wanneer het je ontbreekt aan tijd en aan de juiste processen of personeelssystemen, dan ontstaat er een achterstand. Iets wat je niet wilt, want zo’n achterstand zorgt niet alleen voor frustraties bij het personeel, het kost je ook tijd en geld. En dat is zonde, want als werkgever wil je natuurlijk je medewerkers liever in hun kracht zetten. De juiste mensen op de juiste plek draagt alleen maar bij aan meer werkplezier. En meer werkplezier zorgt voor gemotiveerde mensen die graag een stapje harder voor je lopen.

    HR-processen zijn het hart van je organisatie en daarom kan het verstandig zijn al deze losse onderdelen samen te voegen. Steeds meer bedrijven zien het nut hiervan in en gaan over tot het automatiseren van hun HR-processen. Dankzij nieuwe trends, digitale innovaties, zoals HR Analytics en moderne software zijn er vandaag de dag al superveel mogelijkheden om HR-processen te verbeteren. Ben jij klaar voor deze volgende stap voor jouw bedrijf?

    Hoe kun je alle HR-processen in één personeelssysteem automatiseren?

    Het is niet handig om ineens alle HR-processen te automatiseren. Je gaat natuurlijk eerst inventariseren waar jouw bedrijf behoefte aan heeft. Het is verstandig om eerst een aantal stappen te doorlopen:

    • HR-processen in kaart brengen
    • HR-processen verbeteren & digitaliseren
    • HR-processen automatiseren

    In kaart brengen

    Allereerst breng je alle processen binnen je organisatie in kaart. Welke losse processen zijn er? Denk aan personeelsplanning-software, salarisadministratie software en verlofregistratie software. Maak je gebruik van werving- en selectiesystemen of tijdregistratiesystemen? Een digitaal personeelsdossier? Bekijk wat voor jouw bedrijf van toepassing is. Waarmee kun je tijd besparen? Wat kan efficiënter? Zo ontdek je welke processen geautomatiseerd kunnen worden.

    Verbeteren & digitaliseren

    De volgende stap is om alle werkwijzen vast te leggen en als dat nodig is eerst nog te verbeteren. Vervolgens ga je aan de slag met het digitaliseren van zaken. Zijn er nog werkzaamheden die je offline bijhoudt? Denk aan verlofaanvragen, zaken rondom werving en selectie, bijhouden van overuren of het verstrekken van loonstroken aan medewerkers. Deze ga je nu eerst te digitaliseren.

    Automatiseren

    Als dit alles is gedaan, kun je alle HR-processen gaan automatiseren. Kies het personeels- en salarisadministratie pakket dat het beste aansluit bij jouw organisatie en processen, zodat je de meeste winst behaalt en op een efficiënte manier te werk kan gaan. Het moet natuurlijk makkelijker worden en zeker niet moeilijker.

    Wat zijn de positieve effecten van een personeels- en salarissysteem?

    We kunnen je vertellen dat het automatiseren van de verschillende HR-processen in één personeels- en salarissysteem diverse positieve effecten heeft. Enkele voorbeelden zijn: 

    • Tijdwinst & werkdrukverlaging
    • Minder fouten
    • Inzicht in kosten

    Tijdwinst & werkdrukverlaging

    Het grote voordeel van een gestroomlijnde HR-afdeling is de tijdwinst. Alle werkzaamheden verlopen door het automatiseren van processen in een personeelssysteem een stuk efficiënter. Veel alledaagse en terugkerende taken zet je eenvoudig in het systeem. Omdat alles wordt vastgelegd, van verlof en ziekte tot aan uren en declaraties, zal de maandelijkse verwerking van de loonadministratie ook veel minder tijd in beslag nemen. De werkdruk van de HR-afdeling wordt hierdoor sterk verlaagd. Zij kunnen zich dan weer meer op mens-noodzakelijke problemen focussen, want dit is wat zij graag doen en waar hun kracht ligt. Gevolg: meer werkplezier en gemotiveerde mensen!

    Minder fouten

    Daarnaast wordt de kans op het maken van fouten aanzienlijk kleiner. HR is afhankelijk van nauwkeurige gegevens. Van goede wervings- en selectiebeslissingen tot aan urenregistratie en van tussentijdse evaluaties tot het uitvoeren van de salarisadministratie. Met al deze HR-processen is een foutje zo gemaakt. Nu functioneert elk geautomatiseerd systeem alleen met juist ingevoerde informatie, maar hoe minder losse systemen hoe minder kans op een fout. Eén personeels- en salarissysteem leidt tot meer nauwkeurigheid en minder fouten, wat ook weer meer tijdwinst oplevert. Een echte win-win situatie!

    Inzicht in kosten

    Door processen te automatiseren tot één systeem heb je als ondernemer ook meer inzicht in de kosten. Iets dat voor veel werkgevers als muziek in de oren klinkt. Niet alleen de kosten van HR zijn beter te beheren en bij te sturen, ook zie je snel de kosten van bijvoorbeeld ziekteverzuim, pensioen of overuren. Het systeem tovert vaak handige rapportages tevoorschijn met gegevens die jij wilt inzien. Hierdoor kun je sneller schakelen en budgetten bijsturen wanneer kosten de spuigaten uitlopen.

    Wat kost een arbodienst?

    Wat kost een personeels- en salarissysteem?

    De prijs is natuurlijk een belangrijk onderdeel bij de keuze van een personeels- en salarissysteem. Gelukkig is de keuze reuze! Het aanbod is groot en zeer divers. De prijs is ook afhankelijk van de software die je extra wilt integreren. De aanschafprijs van bijvoorbeeld een salarissysteem ligt grofweg tussen de 200 en 500 euro. Hoe complexer de organisatie, hoe meer werknemers, hoe duurder het pakket. Daarnaast worden jaarlijks licentiekosten in rekening gebracht en voor offline systemen wordt jaarlijks vaak nog een bedrag aan onderhoudskosten gerekend. Houd hier rekening mee!

    Losstaande pakketten

    Veel aanbieders van personeelssystemen bieden een losstaand pakket, welke je met losse modules aan kunt vullen. Denk aan extra personeelsdossiersoftware, tijdregistratie- en personeelsplanningssoftware. Aan al deze losse modules hangt uiteraard een extra prijskaartje. Daarnaast moet je er met het oog op de AVG ook rekening mee houden dat je salarisstroken en andere salaris- en privacygevoelige informatie niet meer per e-mail mag versturen. Aanbieders bieden hiervoor een online portaal (uiteraard tegen extra kosten). Iedere werknemer kan hier, vaak met één overzichtelijke app, apart op inloggen om zijn/haar loonstrook in te zien en te downloaden.

    Een extra tip

    Check ook altijd van tevoren of je nog te maken krijgt met meerkosten en lees goed wat er staat vermeld in de leveringsvoorwaarden, om vervelende hoge rekeningen achteraf te voorkomen. Vraag verschillende offertes aan en maak goed duidelijk wat je wensen zijn!

    Bob en Marco

    Marco | Bob

    Personeelsadministratie selecteren met advies van onze HR experts

    "Het is altijd leuk te horen, dat je organisaties echt hebt geholpen bij het vinden van een passend personeelsadministratie. HR Navigator is niet voor niets al jaren het vertrekpunt voor de selectie van personeelsadministraties."

    Bob Zeegers - Algemeen directeur

    Klanten over HR Navigator

    Ik zou ze zo weer inschakelen

    “Tijdens een meeting googlede ik even snel op ‘nieuwe arbodienst’ en HR Navigator stond vrijwel bovenaan. Handig, dacht ik, dan gebeurt de voorselectie door een partij die kijk op de zaak heeft. De adviseur van HR Navigator is deskundig, voortvarend en heeft een goed empathisch vermogen voor ons als opdrachtgever. Ik raad elke HR-afdeling die op zoek is naar een arbodienst aan HR Navigator in te schakelen. Dit scheelt uren voorwerk en leidt tot een selectie van kwalitatief goede partijen.”
    Niek Jaarsma, HR business partner Stryker

    Niek Jaarsma
    Lees verder

    Jammer dat ik niet meteen via HR Navigator ben gaan zoeken

    “Achteraf vind ik het jammer dat ik niet meteen via HR Navigator ben gaan zoeken. Dat had me veel tijd en energie gescheeld. Ze bieden een compleet traject, als opdrachtgever hoef je niet ernaast nog zelf de markt op te gaan. Ze zijn deskundig en hebben snel door waar je behoeften liggen, dat maakt ze een goede sparring partner. Daardoor kregen we zicht op waar we daadwerkelijk behoefte aan hadden en hoe we dat in de praktijk wilden invullen. Zonder hun expertise was dit niet zomaar duidelijk geworden en waren we langer bezig geweest.”
    Marian van Roosmalen, Transitieleider Florence

    Marian van Roosmalen
    Lees verder

    Ze doen meer dan ik vooraf had verwacht

    Al snel na mijn start merkte ik dat met name de aandacht voor zieke medewerkers beter kon. De organisatie was in korte tijd snel gegroeid en niet meer bij te benen voor een bedrijfsarts alleen. De overstap naar een arbodienst was logisch. Al googlend kwam ik bij HR Navigator uit.
    Op basis van onze antwoorden kwam de adviseur van HR Navigator niet alleen met drie namen van
    geschikte arbodiensten. Hij gaf ook een samenvatting en waar de onderlinge verschillen in zaten. Eerlijk gezegd was dat meer dan ik vooraf had verwacht.
    Erik van de Berg, HR adviseur PGVZ

    Erik van den Berg
    Lees verder

    Binnen een paar weken hadden we offertes liggen van drie aanbieders

    “Eerst vond ik het een beetje verdacht: hoezo kosteloze dienstverlening aan werkgevers? Daar zal wel nog iets aan vastzitten, dacht ik nog. Maar nee dus, het is echt gratis. Binnen een paar weken
    hadden we offertes liggen van drie aanbieders. HR Navigator stuurde per mail nog een rijtje adviezen voor tijdens de gesprekken. Dat was handige informatie. We werken nu met een enthousiaste partij
    die mensen echt motiveert om mee te doen aan de PMO.”
    M. Koomen HSE-specialist

    Myrjam Koomen Syngenta
    Lees verder

    60 powertips die elke HR-professional moet kennen

    Powerchords HR Professional

    Meld je aan voor de dagelijkse powertip

    In onze dagelijkse powertip vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over Arbo, Verzuim en HR. We delen de belangrijkste tips en eye-openers die we hebben opgedaan bij het ondersteunen van duizenden klanten. Je leert wat elke HR-professional moet weten over arbo en verzuim en voorkomt je dat je in de meest voorkomende valkuilen stapt.

    ✓ De 5 dingen die niet mogen ontbreken in je arbo- en verzuimbeleid

    ✓ De bla bla van PSA

    ✓ Alles wat je wel en wat je vooral niet mag vragen aan je zieke medewerker

    Naam*
    Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

    Waar let je op bij het kiezen van een arbodienst?

    Hoe kies je het juiste personeelssysteem? Tips

    Een geschikt personeelssysteem selecteren is ingewikkeld en tijdrovend. Het is immers niet iets wat je elke dag doet. Hoe vind je een geschikt systeem uit meer dan 50 leveranciers? En hoe voorkom je dat je je laat misleiden door glanzende brochures of mooie verkoopverhalen? Want het laatste dat je wilt is een aanbieder die jouw bedrijf helemaal niet snapt of de verkeerde diensten aanbiedt.

    We helpen je graag verder en daarom hebben we een aantal tips voor je op een rij gezet. Enkele tips om het juiste personeels- en salarissysteem te kiezen zijn: 

    • Je wensen bepalen
    • Aanbieders bekijken
    • Demo’s aanvragen
    • Check randzaken
    • Maak je keuze

    Je wensen bepalen

    De eerste stap is inventariseren wat je nodig hebt. Welke HR-processen moet het systeem ondersteunen? De keuze van een salarisadministratie pakket hangt bijvoorbeeld nauw samen met het aantal en het soort werknemers binnen jouw organisatie. Heb je te maken met verschillende pensioeninstanties? Met buitenlandse werknemers? Veel declaraties? Hoe ziet de organisatie eruit? Werknemers uit een of meerdere branches? Welke losse software moet het systeem nog meer ondersteunen? Verlof aanvragen, verlofregelingen, werving en selectie, tijdregistratie of wellicht personeelsplanningssoftware? Wie gaan er allemaal werken met het systeem? Betrek deze medewerkers bij het kiezen van het juiste personeelssysteem en luister ook naar hun wensen. Zo ontdek je welke HRM-pakketten het beste aansluiten bij de organisatie.

    Aanbieders bekijken

    Natuurlijk ga je niet direct met de eerste de beste aanbieder in zee (tenzij het supergoed voelt). Eerst ga je verschillende HRM-aanbieders vergelijken. Geef eenvoudig aan welke software modules van toepassing zijn. Salaris, verzuim, roosteren, strategische personeelsplanning, personeelsadministratie en /of verlof. Wees kritisch, want niet elke ondernemer heeft alle modules nodig. Probeer van de verschillende aanbieders een top 5 te maken. Vergelijk de verschillende functies van de personeelssystemen en lees de reviews. Waar krijg je een goed gevoel bij?

    Demo’s aanvragen

    Vraag demo’s aan bij verschillende aanbieders van personeelssystemen. Maak een testcasus op basis van jouw situatie en vraag om een demonstratie. Biedt het pakket alle functionaliteiten die jij denkt nodig te hebben? Is het pakket compleet? Welke modules zijn te integreren? Kan de salarisadministratie online? Laat HR-medewerkers tevens meekijken, aangezien zij er veel mee gaan werken. Daarnaast kun je ook vaak een proefaccount aanmaken voor een gratis maand. Maak hier zeker gebruik van. Tijdens deze proefperiode kun je testen welk systeem goed aansluit bij je wensen en organisatie. Door meerdere oplossingen te ervaren, ontdek je wat bij je past.

    Check randzaken

    Voordat je overgaat tot de aankoop van een personeels- en salarissysteem, zijn er nog een aantal dingen waar je op moet letten. We snappen dat er al zoveel bij komt kijken, maar het helpt echt je om niet de verkeerde keuze te maken. Maak je wel de verkeerde keuze, dan moet je over een aantal jaar weer opnieuw beginnen. Dus check ook zaken als: 

    • Helpdesk
    • Trainingen
    • Updates

    Helpdesk

    Een belangrijk onderdeel is de helpdesk. Is deze goed bereikbaar en hoe kun je deze bereiken? Sommige helpdesks zijn alleen via een ticketsysteem bereikbaar. Vind je dit prettig of spreek je liever iemand live via de telefoon of via een chatsysteem? Hoe is het met de deskundigheid van de medewerkers? Krijg je direct iemand te spreken die kennis heeft van de personeelsadministratie of het tijdregistratiesysteem? Of bel je via een algemene lijn? Moet je zelf eerst je weg vinden in de ‘help’ functie en ben je dus veel tijd kwijt met zoeken naar een oplossing of schiet een helpdeskmedewerker je te hulp zodat je snel weer op weg bent?

    Trainingen

    Probeer ook van tevoren in te schatten of je het systeem snel onder knie denkt te krijgen. Krijg je hier begeleiding bij? Zijn hier kosten aan verbonden? Worden er trainingen gegeven om jouw werknemer(s) wegwijs te maken? Is dit bij de aanschaf inbegrepen of moet je hier los voor betalen? En hoe zit het met vervolgtrainingen?

    Updates

    Vooral de loonadministratie is zeer bewerkelijk, zeker wanneer je te maken hebt met een cao of wellicht verschillende cao’s binnen je organisatie. Weet jij alle regelingen uit je hoofd? Weet je welke soorten verlof er zijn? Hoeveel verlofuren de cao voorschrijft? Welke pensioenregeling van toepassing is? Verdiep jij je altijd helemaal in de wijzigingen van regels en wetten die de regering jaarlijks voor ons in petto heeft? Alles heeft in ieder geval wel zijn uitwerking op de maandelijkse verloning en aangifte loonheffingen. Vraag daarom ook zeker hoe het gaat met updates. Worden deze automatisch geïnstalleerd? Houdt de leverancier dit achter de schermen bij of moet je zelf dingen organiseren en aanpassen?

    Laat je dus vooral niet verleiden door alleen mooie praatjes. Wees kritisch, stel vragen en laat je goed informeren, ook over dit soort randzaken.

    Maak je keuze

    Hoe heb je jouw top 5 personeels- en salarissystemen tijdens de proefperiode ervaren? Hoe heeft de HR-afdeling dit ervaren? Hebben jullie alles getest? Hoe was het gebruiksgemak en bevielen de functionaliteiten? Heb je support gebeld met vragen en hebben zij geholpen bij moeilijkheden? Wanneer je alles hebt bekeken, vergeleken en beoordeeld, maak je de keuze voor hét personeels- en salarissysteem waarbij je het beste gevoel hebt en dat het beste aansluit bij jouw organisatie. Geen gemakkelijke opgave, dat snappen we zeker. Maar als je al onze tips als goede raad aanneemt, kom je zeker tot de juiste keuze waar je vervolgens jarenlang plezier van hebt.

    Kom je er niet uit? We helpen je graag. HR Navigator hielp namelijk al meer dan 11.000 organisaties bij het vinden van een passend personeelssysteem. Daarom weten we precies wat dienstverleners wel en niet te bieden hebben.

    Hoe werkt HR Navigator?

    Vind makkelijk en snel een personeelsadministratie aanbieder die bij jou past

    Stap 1

    Stap 1

    Criteria bepalen

    ✓ Vul de vragenlijst in

    ✓ Vergelijk 50 criteria

    ✓ Persoonlijk advies

    Stap2-BG

    Stap 2

    Selectie aanbieder top 3

    ✓ Selectie 3 beste aanbieders

    ✓ Keuze uit 250 leveranciers

    ✓ Onafhankelijk

    Stap3-BG

    Stap 3

    Adviesrapport en offertes

    ✓ Adviesrapport

    ✓ Uitgebreide vergelijking

    ✓ 3 Maatwerk offertes

    Stap4-BG

    Stap 4

    Kies de beste personeelsadministratie

    ✓ Gesprekken met top 3

    ✓ Contract onderhandeling

    ✓ Maak je keuze

    Wat wij voor je kunnen doen

    Wij brengen eerst je wensen in kaart en selecteren daarna de drie best passende aanbieders. Hier vragen we uitgebreide informatie op zodat we jou een compleet advies kunnen geven.

    Je ontvangt van ons een vergelijking inclusief 3 maatwerkoffertes en gaat zo goed voorbereid in gesprek met deze aanbieders. We helpen je ook om de juiste vragen te stellen. Zo kun je echt een onderbouwde keuze maken.

    Gratis, snel en onafhankelijk

    Bij HR Navigator vinden we dat jij recht hebt op gratis én 100% onafhankelijk advies bij het vinden van de beste dienstverlener voor jouw organisatie.

    Hoe we dat doen? Heel simpel. Wanneer jij een dienstverlener kiest die wij hebben geadviseerd, ontvangen wij van hen een vergoeding. Wij doen niet aan vriendjespolitiek, want de vergoeding is voor alle aanbieders hetzelfde. Dankzij deze vergoeding kunnen we jou gratis en 100% onafhankelijk advies geven!

    Jouw wensen staan dus altijd centraal en we selecteren alleen de aanbieders die bij jouw organisatie passen. Daarnaast profiteer je ook van een persoonlijke adviseur die je ondersteunt tijdens het gehele selectieproces. We zijn dus altijd bereikbaar via de mail of telefoon. We helpen je graag!

    Arbodienst Inkoopgids

    Voorkom dat je de verkeerde arbodienst kiest

    Gratis inkoopgids t.w.v. € 27,--

    In deze handige gratis inkoopgids vertellen we je alles wat we de de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over het selecteren van de best passende arbodienst voor onze 15.000+ klanten. Leer van onze ervaring en weet welke vragen je moet stellen om nooit meer een verkeerde arbodienst te kiezen.

    5 niet te missen feiten en fabels over arbodienstverlening

    Prik door alle glimmende folders en verkooppraatjes heen

    Gebaseerd op onze ervaring met 15.000+ inkooptrajecten

    10 vragen die je zeker moet stellen om de beste arbodienst te vinden

    9 tips voor een vliegende start met je nieuwe arbodienst

    Verplichte nummers arbobeleid en dingen die je beter kunt overslaan

    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

    Je ontvangt ook onze beste tips over arbo, verzuim en hr.

    Veelgestelde vragen

    Wanneer je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen.

    Loonadministratie opzetten

    Wanneer je een loonadministratie opzet, krijg je te maken met allerlei verschillende formulieren en berekeningen. Bijvoorbeeld de loonstaat, de loonstrook of een jaaropgave. Met behulp van deze formulieren bereken je het bruto- en nettoloon maar ook de diverse verschuldigde bedragen.

    Ook krijg je te maken met verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers ingediende kostendeclaraties voor openbaar vervoer, gemaakte kilometers of zakelijke lunches of diners.

    Alle beloningen zoals eindheffingen en verstrekkingen, afdrachtverminderingen en onkostenvergoedingen of onkosten moet je administreren. Voor de gehele loonadministratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar.

    De drie belangrijkste formulieren van de loonadministratie zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

    • De loonstaat is een compleet overzicht van de verdiensten van de werknemers. Voor elke afzonderlijke werknemer is er een loonstaat.
    • Een loonstrook is het overzicht van het loon van een medewerker. Het loon is opgesplitst naar diverse loonvormen.
    • De jaaropgave bevat alle informatie over het loon en de inhoudingen van een geheel jaar. Deze jaaropgave is bestemd voor de belastingdienst en wordt normaal gesproken opgemaakt in januari van elk jaar.

    Het zelf doen van de salarisadministratie heeft verschillende voordelen. Zo heb je alle gegevens in eigen beheer. Overleg met een externe partij (bijvoorbeeld een accountant) is niet meer nodig, waardoor een kleine aanpassing zo gedaan is.Daarnaast heb je snel inzicht in de verlof- en ziekteregistratie. Dit is vaak een belangrijke kostenpost waar je graag op wilt sturen.

    Een salarispakket kost meestal een vast bedrag. Wanneer je niet per loonstrook of handeling betaalt, ben je meestal goedkoper uit dan wanneer je de salarisadministratie uitbesteedt.

    Een functioneringsgesprek is een open en gelijkwaardig gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker. Het is gericht op het verbeteren van het functioneren van de medewerker. Ook moet het zorgen voor een betere samenwerking met de leidinggevende. Dat gebeurt als onderdeel van de jaarlijkse gesprekken, waarin je onder meer ook een beoordelingsgesprek houdt.

    Ja, je mag je salarisadministratie zeker zelf doen. Maak dan wel gebruik van een salarissoftwarepakket of online salarisadministratie applicatie. Je dient wel enige boekhoudkundige en fiscale kennis te hebben.

    Goede software ondersteunt je hierin. Zo worden aanpassingen of wijzigingen meestal automatische meegenomen of via updates beschikbaar gesteld. Ook kan het systeem helpen bepaalde belangrijk zaken zoals bijvoorbeeld contractverlengingen of aangiftes niet te vergeten.

    Competentiemanagement is het systematisch ontwikkelen en gericht inzetten van de competenties van medewerkers om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Competentiemanagement is de basis voor een integraal personeelsproces van selectie, beoordeling, beloning, inzet, en door- en uitstroom.

    Een goed competentiemanagementbeleid zorgt ervoor dat je competenties maar ook veranderingen kunt sturen en beheersen. Voor medewerkers geeft het inzicht in maar ook oriëntatie op de eigen ontwikkelingsmogelijkheden.

    Organisaties die competentie management inzetten presteren beter. Een goed competentiemanagement verdient zich dus zeker terug!

    Competentiemanagement is het systematisch ontwikkelen en gericht inzetten van de competenties van medewerkers om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Een goed competentiemanagementbeleid zorgt ervoor dat je competenties maar ook veranderingen kunt sturen en beheersen. Voor medewerkers geeft het inzicht in maar ook oriëntatie op de eigen ontwikkelingsmogelijkheden.

     

    Je kunt zelf aan de slag gaan met competentiemanagement door de volgende stappen te volgen:

    1. Wat zijn de kerncompetenties van jouw onderneming?
      Waarin onderscheidt jouw organisatie zich? In welke diensten, producten of technologieën ben je onderscheiden ten opzichte van jouw concurrenten? Ben je bijvoorbeeld zeer klantgericht, snel, innovatief of bied je de hoogste kwaliteit?

    2. Stel competentieprofielen voor medewerkers/functies op
      Je hebt nu de kerncompetenties van de organisatie bepaald. Hierna stel je de (benodigde) competenties van jouw medewerkers op. Die zijn afgeleid van de kerncompetenties. Wat zijn voor verschillende types medewerkers de specifieke kennis, vaardigheden en beroepshouding die nodig zijn om binnen jouw organisatie succesvol te kunnen presteren? Vaak wordt er gewerkt met competentieprofielen: dit is een verzameling competenties voor vergelijkbare functies.
    3. Zorg voor meetbare competenties
      Nu je de profielen hebt, dien je de competenties ook te kunnen meten. Wat zijn gewenste resultaten en welke prestaties wil je kunnen meten? Zorg ervoor dat deze zo concreet mogelijk zijn, anders wordt meten natuurlijk erg lastig. Voor een verkoper is het misschien nog eenvoudig, maar hoe meet je de prestaties en competenties van het magazijn of de administratie?
    4. Zorg voor draagvlak
      Een succesvol competentiemanagement beleid begint bij het creëren van draagvlak. Leg uit waarom het werken met competenties belangrijk is en wat de voordelen voor het bedrijf en de medewerkers zijn.
    5. Maak competenties onderdeel van het personeelsbeleid.
      Competenties en competentieprofielen moeten onderdeel worden van het personeelsbeleid en de hele HR-cyclus. Dat begint al bij het aannemen van personeel. Welke teksten komen er in de vacature en wat vertel je tijdens het sollicitatiegesprek. Maar competenties worden ook een vast onderdeel van functionering- en beoordelingsgesprekken. Integreer de competenties in alle aspecten van jouw organisatie.

    Personeelsadministratie is het vastleggen van gegevens van personeelsleden.De werkgever verzamelt heel wat gegevens van zijn werknemers. Bijvoorbeeld alle gegevens die bij de personeelsadministratie bekend zijn, zoals loon, leeftijd en burgerlijke staat, registratie van ziekteverzuim maar ook verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.

    Een softwaresysteem waarmee je dit vastlegt, heet een personeelsadministratiesysteem.

    Een personeelsdossier van een werknemer moet voldoen aan de eisen van de Wet werk en zekerheid (Wwz). Dat is vooral belangrijk bij disfunctioneren. Is de dossieropbouw niet volgens deze Wwz-regels? Dan zal een kantonrechter het arbeidscontract niet ontbinden.

    Wat leg je vast in een goed (digitaal) personeelsdossier? 

    • Belangrijke persoonlijke gegevens
    • Contract(en) en arbeidsvoorwaarden
    • Een duidelijke functieomschrijving
    • Alle correspondentie met de werknemer, inclusief eventuele officiële waarschuwingen en e-mails
    • Overzicht in functioneren en ontwikkeling: inclusief verslagen van jaarlijkse functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, maar ook de gemaakte afspraken over verbetertrajecten. Zorg dat deze verslagen ook door de medewerker ondertekend zijn.
    • Verzuimoverzicht
    • Overige zaken of bijzonderheden

    Ja. Ondernemers met personeel zijn verplicht een loonadministratie en een personeelsdossier bij te houden. Een personeelsdossier van een werknemer moet voldoen aan de eisen van de Wet werk en zekerheid (Wwz). 

    De werkgever moet voldoen aan de voorwaarden van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor het aanleggen van het personeelsdossier. De werkgever:

    • is verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
    • mag niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
    • moet de werknemers informeren over waarom zij hun gegevens verzamelen;
    • moet de persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
    • mag de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is (minimaal 5 jaar);
    • moet werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.

    Elke werknemer kan verlof opnemen, dit is in de wet geregeld. Zo is er bijvoorbeeld vakantie- of zwangerschapsverlof. Andere soorten verlof zijn geregeld in een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. Dan spreken we van bijzonder (of buitengewoon) verlof. Bijvoorbeeld verlof voor een huwelijk of begrafenis.

    Werving en selectie, ook wel recruitment, is het het proces van selecteren, aantrekken en aanstellen van geschikte werknemers voor een (vaste) baan of tijdelijk werk. Werving en selectie maakt onderdeel uit van het personeelsbeleid van een organisatie.

    Werving en selectie wordt soms uitbesteed aan dienstverleners die actief zijn in arbeidsbemiddeling. Een goed wervings- en selectieproces is belangrijk voor jouw organisatie. Het zorgt er namelijk voor dat je concurrerend kunt blijven. Het vinden, binden en boeien (behouden) van de juiste medewerkers heeft een directe impact op bedrijfsresultaten.

    Voor het organiseren van werving- en selectie maken de meeste organisaties en werving- en selectiebureaus gebruik van werving- en selectiesoftware.

    Dit is vaak een gespecialiseerd personeelsinformatiesysteem. De software zorgt dat alle stappen van het werving en selectie proces – van het opstellen van profielen, doorzoeken van CV’s, matchen, communicatie tot agendabeheer, worden geautomatiseerd.

    Hoe werkt HR Navigator?

    Werkwijze HR Navigator

    Elke dag de beste tips via social media

    We delen elke dag gratis onze laatste tips, beste eye-openers en leukste video's

    Onze succesgarantie

    HR Navigator is al 10 jaar de grootste en enige 100% onafhankelijke HR-vergelijkingssite.

    We helpen iedereen. Altijd!

    100% onafhankelijk

    Persoonlijk advies van dé HR-experts van Nederland

    10 x sneller dan zelf doen

    Zorgvuldig geselecteerde aanbieders

    Al ruim 10 jaar de grootste HR-vergelijkingssite

    15.000+ organisaties gingen jou voor

    Merve&Mirco

    Direct advies:
    085 - 049 1540

    ma - vrij: 9.00 tot 17.00 uur

    HRM software vergelijken?
    Start selectie aanbieders

    Elke week de gratis beste HR-tips?

    Elke dag 11.000 HR professionals blij maken. Dat is waar HR Navigator voor staat. We willen jou inspireren en helpen om je werk als HR professional  slimmer en beter te doen.

    60 powertips die elke HR-professional moet kennen

    Meld je aan voor de dagelijkse powertip

    Powertips

    Alles wat je moet weten over het selecteren van een arbodienst

    Ontvang de gratis inkoopgids arbodienstverlening

    arbodienst inkoopgids